рубрики

Как составить опись дел

КонсультантПлюс
Опись дел — это перечень документов, отправленных в архив организации. В небольших учреждениях архивными делами занимается, как правило, кадровый работник или секретарь, и разобраться в предъявляемых требованиях без специального образования бывает непросто. Данная статья поможет вам правильно составить опись дел для разных видов документов.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Зачем нужна

В каждой организации имеется огромное количество различных бумаг. Часть из них подлежит временному или постоянному хранению в архиве предприятия. Для того чтобы систематизировать и упорядочить все эти документы, они вносятся в соответствующий перечень, получивший название опись дел или архивная опись, которая позволяет в случае необходимости быстро найти нужное дело и ознакомиться с его содержанием.

Такие бланки, как учредительная и регистрационная документация, приказы, распоряжения и акты по основной деятельности, годовые программы, планы и отчеты и т. д., должны храниться в фирме постоянно, до последнего дня ее существования. Для того чтобы не запутаться в них и ничего не потерять, составляется опись дел постоянного хранения, образец заполнения которой можно скачать ниже.

Образец

Как написать

Подойдем к этой задаче последовательно и заполним форму по шагам.

1. Заполняем шапку

Здесь все достаточно просто и стандартно: вносим полное наименование организации в соответствии с уставом и штатным расписанием.

2. Заполняем основное «тело»

Присваиваем номер и вписываем наименования дел так, как они называются в номенклатуре дел подразделения (индекс). Указываем количество листов (не страниц!). Под последними датами понимаются даты регистрации или составления самого первого и последнего дела.

Обратите внимание, что шестой столбец не заполняется в данном случае, но в седьмом можно сослаться на пункт перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, почему это дело постоянного хранения.

3. Подводим итоги

Здесь указываем, сколько всего у нас получилось дел, ничего сложного.

4. Подписываем

Первым подписывает ответственный за делопроизводство в подразделении и ставит фактическую дату

5. Согласовываем

Далее ответственный делопроизводитель идет к руководителю подразделения, которое отвечает за организацию и контроль всего документооборота в рамках предприятия. Их обычно называют отделы документационного обеспечения или канцелярия. Там, после того как руководитель этого подразделения убедится, что все в порядке, он согласует опись и также ставит фактическую дату.

Обратите внимание, что поле для согласования экспертной комиссией в данном случае осталось пустым. Это потому, что в данном подразделении нет экспертной комиссии. Если бы она была, там были бы реквизиты ее протокола, а начальнику канцелярии пришлось бы показывать этот протокол.

6. Утверждаем

После того как все подписали и согласовали, несем на подпись своему руководителю (отдела).

Аналогичным образом составляется перечень дел временного хранения с тем лишь отличием, что туда вносится дополнительный столбец «Срок хранения», который для каждого дела может быть разным (см. Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Можно скачать заполненный образец.

Скачать

Как написать предисловие

После того как все заполнено, согласовано и подписано, остается последний важный пункт в составлении архивного перечня, а именно

  • оформление титульного листа;
  • составление оглавления;
  • общей итоговой записи;
  • заверительной надписи;
  • предисловие.

Предисловие к описи дел постоянного хранения, образец

файл predislovie.png

В предисловие вносится самая важная информация об организации в тот период времени, к которому относятся входящие в него бумаги:

  • изменения наименования фирмы (если были);
  • описание структуры и направлений деятельности;
  • характеристика включенных дел и т. д.

Предисловие подписывает составитель, а также сотрудник, ответственный за архив.

Предисловие к описи дел постоянного хранения, пример которого вы видите выше, можно скачать.

Скачать

Документы по личному составу

Скажем прямо, это особая группа дел, которые вносятся в строго установленном порядке в отдельный архивный перечень. К ним относятся:

  • личные дела и карточки бывших работников;
  • списки сотрудников;
  • протоколы заседаний комиссий по личному составу и т. д.

Опись дел по личному составу (образец) выглядит и заполняется точно так же, как и по бумагам постоянного хранения, с тем лишь отличием, что заполняется шестой столбец (почему, указано в шаге № 2 нашей инструкции).

Данный вид архивного справочника заполняется аналогично тем, что были рассмотрены выше. Его подписывает составитель с указанием должности, визирует начальник кадровой службы и утверждает руководитель.

Используя данный материал, вы сможете разобраться во всех нюансах оформления архивных справочников, даже таких, как опись личных дел по личному составу.

  • 2019-04-15 07:47:59
    Привет, спасибо за предоставленную информацию, нашла, что искала.
  • 2019-10-14 08:32:59
    Здравствуйте, дела со сроком хранения до ликвидации организации необходимо их передавать в архив по описи , если да, то в какую опись включать или их можно хранить в отделе?
  • 2018-09-11 09:37:36
    просто стаж 26 лет достаточно
  • 2018-10-30 06:30:35
    Здравствуйте! Я награжден медалями МВД России «За отличие в службе» I, II и III степеней. Вышел на пенсию по выслуге лет. Имею ли я право на присвоение звания Ветеран труда?
  • 2018-11-06 13:28:29
    Нет, не имею. В соц.защите сказали, что ещё необходим общий трудовой стаж 25 лет...
  • 2018-12-20 13:00:59
    Здравствуйте,у меня стаж 27 лет операционной мед.сестры .Награждена медалью мера Москвы и присвоено звание почетный медработник города Москвы .Имею ли право на ,,Ветеран труда .
  • 2019-01-20 12:58:40
    Здравствуйте. У меня есть удостоверение Ветеран завода, общий трудовой стаж около 40 лет. Имею ли я право на получение звания Ветеран труда?
  • 2019-01-28 13:04:38
    Даёт ли право на звание Ветеран труда награждение Почётной грамотой Совета Федерации в 2018 году?
  • 2019-02-07 12:05:25
    Здравствуйте, я давно уже ветеран труда. Я награждена званием почетный работник государственной статистики. Имею ли я какие-то либо льготы к пенсии ?
  • 2019-02-15 00:55:04
    Добрый день, имеют ли право на получение звания Ветерана труда если награждены Почетной грамотой Министерства энергетики до 2016?
  • 2019-02-26 10:24:13
    Добрый день! Имею благодарность Государственной корпорации по космической деятельности Роскосмос, стаж 31 год. Даёт ли это право на получение Ветерана труда?
  • 2019-03-12 21:28:22
    Спасибо. Подскажите нормативный документ, где это закреплено, потому что нам отказывают в присвоении звания, хотя стаж на момент награждения составлял 36 лет
  • 2019-03-16 01:17:44
    Нет не имеет!
    Эти награды не дают такого права.
  • 2019-04-03 11:24:21
    Здравствуйте! Награждена Почетной грамотой Министерства образования Российской Федерации в 2003 году, трудовой стаж 37 лет- имею ли я право на звание Ветеран труда? Спасибо.
  • 2019-07-13 12:12:49
    дает ли право на звание Ветеран труда Нагрудный знак за заслуги в образовании РТ?если я проживаю не в Татарстане
  • 2019-08-07 20:29:29
    Добрый день!
    Имею страхового стажа более 20 лет и три почетных грамоты от министерства СССР ( 1980 - 1989 гг.). Записи о награждении этими почетными грамотами с указанием номеров и дат приказов Министра имеются в трудовой книжке. На самих грамотах стоят синие гербовые печати Министерства СССР и подписи Министра с расшифровкой и с указанием дат и номеров приказов.
    УСЗН не признает эти грамоты ведомственными знаками отличия в труде потому что они за большой трудовой вклад в развитие отрасли, но не за продолжительный добросовестный труд.
    Я считаю, что требование за продолжительный труд связано с требованием 15 лет стажа в одном ведомстве. Считаю, что эти требования распространяются на награжденных после 01 июля 2016 года. УСЗН ЮАО Москвы так не считает.
    Что тогда означает 388 ФЗ, где сказано, что за гражданами которые по состоянию на 30 июня 2016 года награждены ведомственными знаками отличия в труде сохраняется право на присвоение звания Ветеран труда ?
    Я трактую это так, что я по состоянию на 30 июня награждена ведомственными знаками отличия в труде - значит имею право на звание Ветеран труда.
    А УСЗН говорит, что я неверно трактую Закон. Они говорят, что если бы мои грамоты давали право на Ветерана труда до 01 июля 2016 года - тогда да это право по 388 ФЗ сохранилось бы. А так как мои грамоты и до 01 июля 2016 года не давали права на звание Ветеран труда то и несмотря на то, что я награжденная по состоянию на 30 июня 2016 года я не имею права. Если бы имела право - то тогда сохранила бы.
    Теперь мой вопрос: имела ли я право на Ветерана труда до 01.07.2016 ?
    Вернее вопрос: являлись ли по состоянию до 01 июля 2016 почетные грамоты за трудовой вклад Министерства СССР от 1980- 1989 гг ( на даты награждений проработала в министерстве 4 , 7 и 9 лет). ведомственными знаками отличия в труде, дающими право на звание Ветеран труда?
    Кто из нас неверно трактует Закон?
  • 2019-08-27 08:00:51
    Есть благодарность несуществующего ныне Министерства спорта, туризма и молодежной политики за работу в сфере молодежной политики. Нынешнее министерство спорта среди наград для получения звания Ветеран труда отметило только почетный знак За развитие физической культуры и спорта. Я так понимаю, что моя награда вообще ничего не весит в плане получения Ветерана труда?
  • 2019-10-29 19:02:14
    Добрый вечер.Я получила почётную грамоту Министерство просвещения РФ за заслуги в сфере образования и добросовестный труд( 30 лет стажа) , имею ли я право на присвоение звания ‘Ветеран труда’
  • 2019-11-20 13:42:59
    Награжден медалью 15 лет ПФР (Пенсионный фонд) в 2005 году. Общий стаж с 1983 года - 36 лет. Звание Ветеран труда могут дать? Мордовия
  • 2019-11-20 13:47:03
    Нет, это не знак отличия, а памятная медаль, право на ветерана труда не дает
  • 2019-11-20 14:05:17
    Спасибо.
  • 2019-11-26 19:19:56
    Здравствуйте я артист балета уже на пенсии за выслугу 20 лет. У меня есть почётная грамота министерства культуры Российской Федерации с 2012г. Я обратился в cоответствующие органы, там мне сказали что ветеран труда дается только тем кто работал не менее 25 за выслугу лет у мужчин. Да законе написано не менее 25 лет для мужчин и 20 лет для женщин или выслугу лет. Я не понимаю мне придётся ещё пять лет работать? Но я уже Пенсионер..
  • 2019-11-27 08:19:35
    Добрый день, пенсионные возраст не является препятствием для трудовой деятельности, если не хватает выслуги то вариантов два - смириться или доработать
  • 2019-12-13 16:51:46
    Здравствуйте!У меня есть Почетная грамота Президиума Центрального Комитета Профсоюза работников народного образования и науки РФ от 2004 года.Дает ли она Звание Ветерана Труда?
  • 2019-12-20 12:43:31
    Добрый день . У меня имеется почетная грамота министерства строительства от 2010 года. Подал заявку и мне пришел отказ что я не имею общий стаж 40 лет . В строительстве я отработал более 15 лет .? Общий стаж 31.5 лет. Это правомерно?
  • 2019-12-23 04:16:06
    Имею медаль 90лет ДОСААФ награждалась Москвой генералом колмаковым а.п.учитывался стаж у. Меня 26. Лет стажа
  • 2019-12-23 06:53:45
    Добрый день, если не согласны с решением органов социальной защиты, имеете право обжаловать это решение в суде. Почетная грамота вообще дает право на присвоение почетного звания, но смотрю нормативку и не вижу приказа от 2010 года, есть приказ Приказ Минстроя России от 07.09.2016 N 623/пр, но он от 2016 года. Вообще законодательство о ветеранах труда находится полностью в ведении регионального законодательства, отказ конечно взывает вопросы, по стажу потому что по стажу (см. статью 7 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ (ред. от 02.12.2019) О ветеранах) у Вас все ок
  • 2019-12-23 06:54:33
    Добрый день, обращайтесь в органы социальной защиты населения по месту своего проживания с приложением оригиналов документов по стажу и награждению
  • 2020-01-21 14:14:48
    Здравствуйте! Подскажите--имею ли я право на получение звания Ветеран труда, если у меня общий трудовой стаж более 34 лет, из них 16,5 лет проработала контролером охраны на филиале Московского Машиностроительного Завода в городе Тейково ?
  • 2020-01-21 15:54:55
    медаль 70 лет ВС СССР имеет сейчас силу получения Ветаран труда. Ранее я точно знал, что имеет, а сейчас?
  • 2020-01-22 11:09:32
    Если есть знак отличия, то имеете, обратитесь в органы социальной защиты населения по месту проживания
  • 2020-01-22 11:18:15
    Имеет, посмотрите решение Ханты-Мансийского районного суда № 2-1396/14 2-1396/2014 от 15.05.2014
  • 2020-01-29 01:15:26
    Ведомственная награда Федерального казначействаБлагодарность Федерального казначействадаёт ли право на получение Ветеран труда?
  • 2020-01-30 00:29:24
    Я ветеран труда с 1999 года. Работающий пенсионер, стаж 48 лет. Утратил удостоверение. Прочитал, что для восстановления надо заново предоставить все документы, но сейчас другой перечень наград... даже министерство другое. Но и после 99 года у меня есть звание от МПР и экологии - Отличник разведки недр и министерские грамоты. Достаточно ли этого для восстановления документов?
  • 2020-01-30 13:37:03
    Вам надо обратиться для начала в органы социальной защиты населения по месту своего проживания, далее действовать по ситуации
  • 2020-01-30 13:41:49
    Считаю что нет, не вижу этого вида поощрения в списке, дающего право на ветерана труда
  • 2020-02-03 03:41:51
    Спасибо!
  • 2020-02-12 03:03:56
    Имею юбилейную медаль 40 лет БАМ от Министерства транспорта,подписанная министром. Получил в 2014 г. В то время она считалась ведомственной. (Приказ Минтранса РФ от 5.11.2013 √334.) Даёт ли право получить звание Ветеран труда?
  • 2020-02-14 09:37:22
    Добрый день, считаю, что приказ Минтранса от 05.11.2013 № 334 Об учреждении памятной медали 40 лет Байкало-Амурской магистрали (вместе с Положением о памятной медали 40 лет Байкало-Амурской магистрали) (Зарегистрировано в Минюсте России 25.12.2013 N 30825) не дает право на ветерана труда
  • 2020-02-18 05:28:12
    Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, я награжден медалью Министерства Обороны Российской Федерации за участие в военном параде в День Победы, приказ Министра Обороны РФ есть удостоверение . Имею право на звание Ветерана труда ?
  • 2020-02-18 10:55:11
    Добрый день! Имеете, эта медаль ведомственный знак отличия, который дает право на присвоение звания, обращайтесь в органы социальной защиты населения по месту своего проживания
  • 2020-03-05 12:26:41
    Здравствуйте! Я имею награды МВД за отличие в службе 1,2,3 степени, общий рабочий стаж более 30лет, служба СА и МВД 20л с +. Имею ли право на ветерана?
  • 2020-03-10 13:03:38
    Добрый день, обратитесь с заявлением в органы социальной защиты населения по месту своего проживания
  • 2020-06-25 10:25:43
    У меня 50 лет стажа работы в энергетике из ных 20 лет работал на Крайном Севере и сейчасработающий пенсионер.Имею1.Диплом общероссийское отрасловое обединение работодателей электроэнергетики.2.Почетная грамота РусГидро.3.Благодарность министерство энергетики Российской Федерации.Я могу притендовать на Ветерана труда.?
  • 2020-06-25 11:41:23
    Полагаю, что нет, обратитесь в органы социальной защиты населения по месту проживания с заявлением, надо смотреть законодательство Вашего региона
  • 2020-09-08 15:55:34
    Здравствуйте. Я награждён нагрудным знаком Отличник погранвойск 2 ст. Приказ подписан командиром северо-западного пограничного округа кгб СССР. Имею ли я право на звание Ветеран труда?
  • 2021-03-28 15:59:26
    Здравствуйте.распоряжегием законодательного собрания свердловской области награждён малым серебрянным знаком законодательного собрания свердловской области за многолетний добросовестный труд и высокий профессионализм. Стаж 27 лет.имеются лот основания для присвоения звания ветеран труда.спасибо.
  • 2019-10-14 08:50:08
    Передавайте в архив, образец описи в тексте
  • 2018-10-30 08:35:36
    Добрый! Имеете, см. Приказ МВД России от 20.04.2017 N 220
  • 2018-10-31 08:29:15
    Если речь про МВД то дает, см. тот же приказ
  • 2018-11-06 14:24:46
    Сергей))) Вы тогда вопрос то полностью задавайте)))) а награда дает право на ветерана труда
  • 2019-01-21 07:48:52
    Обратитесь в органы социальной защиты населения по месту проживания с заявлением
  • 2019-01-28 14:18:09
    Нет, не дает
  • 2019-02-07 12:53:05
    Надо смотреть Ваше региональное законодательство о ветеранах, вероятнее всего имеете
  • 2019-02-15 09:25:03
    Имеете
  • 2019-02-18 08:29:22
    Имеют, если на момент награждения у них был достаточный стаж для присвоения звания ветеран труда
  • 2019-02-27 06:57:29
    Благодарность это не знак отличия, нет, считаю, что не имеете
  • 2019-02-27 07:01:14
    Почетная грамота МО это знак отличия, не слышал о таком. Считаю что не имеете.
  • 2019-03-13 11:40:57
    Приказ Минэнерго РФ от 14.07.2008 N 11, в настоящее время отменен, но в то время эта награда являлась ведомственным знаком отличия, если Вам отказывают, обращайтесь за защитой в суд
  • 2019-03-18 09:20:24
    Вероятно я ошибся, спасибо что поправили
  • 2019-04-03 14:39:54
    Вообще, если смотреть Приказ Минобрнауки России от 26.09.2016 N 1223 (ред. от 18.04.2018) О ведомственных наградах Министерства образования и науки Российской Федерации (вместе с Положением о знаке отличия Министерства образования и науки Российской Федерации, Положением о ведомственных наградах Министерства образования и науки Российской Федерации) (Зарегистрировано в Минюсте России 25.11.2016 N 44439) и Приказ Минобрнауки России от 11.12.2018 N 71н О ведомственных наградах Министерства науки и высшего образования Российской Федерации (вместе с Положением о знаке отличия Министерства науки и высшего образования Российской Федерации, Положением о ведомственных наградах Министерства науки и высшего образования Российской Федерации) (Зарегистрировано в Минюсте России 28.12.2018 N 53230) то имеете, там числится такая ведомственная награда, обратитесь в органы социальной защиты населения по месту своего проживания с заявлением и документами
  • 2019-07-16 08:55:13
    Нет, не дает, приказ минобрнауки РТ от 19 апреля 2017 года № 678/17 не предоставляет такого права даже лицам, живущим в РТ
  • 2019-08-08 15:12:52
    Лично мое мнение - право на ветерана Вы иметее, НО, я могу ошибаться, возможно появилось что то новое, что я не видел и не знаю и самое главное, если Вы считаете, что Ваши права нарушены, то Вам необходимо обращаться в суд, чтобы не упустить сроки обращения
  • 2019-08-27 14:02:11
    А раньше эта благодарность давала право на ветерана?
  • 2019-10-30 09:35:51
    Добрый день, Ольга, обратитесь в органы социальной защиты населения по месту своего проживания
  • 2019-12-16 07:19:53
    Добрый день, считаю что не дает, поскольку не является ведомственных знаком отличия, для того чтобы знать наверняка обратитесь в органы социальной защиты населения по месту проживания
  • 2020-09-04 07:32:58
    Насколько я могу судить, то почетная грамота не дает право на получение звания ветерана труда, это приказ Минэнерго от 23.10.2017 № 999. На ветерана труда дает право медаль за заслуги в развитии топливно-энергетического комплекса, приказ Минэнерго от 17.02.2017 № 108. Но я могу и ошибаться, обратитесь в органы социальной защиты населения по месту своего проживания, решение за ними.
  • 2020-09-04 04:38:49
    Здравствуйте. Почетная грамота министерства энергетики и 26 лет стажа в ХМАО. Это достаточно?
  • 2019-02-26 13:01:40
    Могу ли я получить звание Ветеран труда, имея общий стаж 33 года (из них 19 лет - в военном комиссариате) и почетную грамоту Министерства Обороны?
  • 2018-10-30 19:30:32
    А у меня знак За отличие в службе 2 степени. Даёт ли он право на присвоение звания Ветеран труда?
Краткий курс по охране труда: как работать после изменений
Пять емких и полезных уроков по ОТ. Дадим инструкции с учетом последних изменений — сможете сразу применять их, чтобы наладить охрану труда в организации. В конце пришлем чек-листы для самопроверки.

Это бесплатно. Отказаться от писем можно в любой момент.
Составляем запрос на предоставление документов

Запрос на предоставление документов — это письмо, в котором содержится обращение одной стороны к другой отправить важные бумаги или официальную информацию. Такие письма компании обычно адресуют коммерческим партнерам или государственным органам, чтобы получить недостающие сведения. 

Документооборот

04 Мая 2021 в 10:12

Что такое договор субаренды

Договор субаренды нежилого помещения — это документ, на основании которого арендатор получает право сдачи арендуемого объекта в аренду третьему лицу. Ответственность за предмет аренды перед собственником продолжает нести первоначальный арендатор.

Документооборот

03 Мая 2021 в 10:12

Как провести собрание работников компании-должника при банкротстве

Собрание работников должника при банкротстве — это предусмотренная законом процедура при несостоятельности организации-работодателя. Ее цель — закрепить требования сотрудников и учесть их интересы в рамках судебного разбирательства.

Бухгалтерия в кадрах Гарантии и компенсации Трудовые споры

02 Мая 2021 в 10:52

Образец письма о предоставлении информации о товаре

Официальный запрос на предоставление информации о товаре — это вид делового письма. Обращение имеет структуру, рекомендованную ГОСТ Р 7.0.97-2016, и адресовано предприятию (организации). Его отправителем является:

  • юридическое лицо или его представитель;
  • физическое лицо или его представитель.

Документооборот

01 Мая 2021 в 10:47

Справка о трудоустройстве по месту требования

Справка с места работы — это документ от работодателя, который подтверждает трудоустройство сотрудника. Ее заполняют по требованию других организаций, инстанций, контролирующих органов.

Документооборот

23 Апреля 2021 в 12:00

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА