Как составить отчет по расходу топлива

Для кого обязателен отчет

Логично, что вести основной отчет с топливом обязаны те организации, на балансе которых есть автотранспорт и другие машины и механизмы. Среди них предприятия, где:

• использование авто является основным видом деятельности (перевозка грузов и людей);
• автомобили присутствуют для служебных или управленческих целей.

Для таких организаций важно правильно составлять специальную отчетность, чтобы получить возможность списать израсходованное горючее. Это позволяет контролировать оборот и остатки топлива в компании за конкретный период. Сначала составляют путевые листы, затем периодически (ежедневно, ежеквартально, ежемесячно) формируют отчетность. Насколько часто, зависит от видов деятельности компании. По итогу издают акт о списании топлива.

Кто и на основании чего его составляет

В организации самостоятельно решают вопрос, кто делает материальный отчет по бензину, — обычно эта функция возлагается на материально ответственных за горючее: водителей, механиков, начальников транспортного отдела. Они обязаны вести документы по ГСМ. Компания предоставляет водителям топливные карты, в которых обозначают все затраты бензина. Выдают горючее по путевым листам, в них расписывается бухгалтер, а в ведомостях — водитель. В них отмечают следующие сведения:

• время, которое водитель находился за рулем;
• цели поездки;
• объемы бензина, которые он за это время израсходовал;
• состояние автомобиля.

Материально ответственный сотрудник формирует отчет о работе автомобиля за месяц на основании первичных документов бухучета:

• ведомости выдачи ГСМ и топлива;
• карточки учета расходов;
• талонов (если ГСМ приобретается по безналичному расчету);
• чеков АЗС (если водитель оплачивает бензин наличными);
• товарных и товарно-транспортных накладных;
• актов о списании горючего и др.

Руководство компании утверждает периодичность отчетности в зависимости от специфики деятельности. Например, путевые листы необязательно оформлять ежедневно или еженедельно. Если организация не относится к транспортным, то вправе установить периодичность самостоятельно — ежеквартально или ежемесячно.

Ответственный сотрудник составляет документ, подписывает и отдает в бухгалтерию. К нему обязательно прикладывает первичные бумаги, в которых отмечены поступления и затраты ГСМ. Всю информацию в поступающих актах проверяет бухгалтер и отражает их в учете.

Контролирующие инспекторы обычно проверяют, обоснованы ли затраты налогоплательщика. В связи с этим необходимо подтвердить, что затраты на ГСМ имеют прямое или косвенное отношение к заработкам компании. На основании п. 1 ст. 264 НК РФ эти расходы допустимо учитывать как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Когда бухгалтеры формируют отчетность, важно не забывать, что компании обязаны подавать рапорты не только в налоговую, внебюджетные фонды и отраслевые органы. Немалую долю составляет статистическая отчетность. Ее необходимо подавать в Росстат вовремя, в определенный законодательством срок. Наряду с другими одна из обязательных форм, которую необходимо сдавать по итогам года, это форма № 4-ТЭР — об использовании топливно-энергетических ресурсов.

Учтите, подавать ее необходимо только в электронном виде, исключение — субъекты малого и среднего бизнеса, которым продлили возможность сдавать документы на бумаге до конца года. Например, если представитель малого бизнеса составил отчет на бумаге или подал через gks.ru отчет по бензину на апрель 2021 г., то это обоснованно. Но если такой документ этот субъект МСП подаст в 2022 г., то только в электронном виде.

Как заполняется

Унифицированного бланка не существует. Но обычно за основу берут форму, которая была утверждена Инструкцией Госкомнефтепродукта СССР № 06/21-8-446 от 15.08.1985. Нормативный акт до сих пор действующий. Во многих организациях разрабатывают бланки, переиздают, дорабатывают с учетом специфики отрасли или предприятия, но суть остается аналогичной.

В шапке отчета по расходу топлива указывают название компании и отчетный период, порядковый номер ведомости, название вида ГСМ, дату, фамилию и имя ответственного лица. Затем основные сведения формируют в виде таблицы. В ней указывают следующие графы:

• модель и номер авто;
• реквизиты путевых листов;
• фамилию и имя водителя, его табельный номер;
• вид и марку ГСМ;
• количество выданного нефтепродукта в литрах цифрами и прописью;
• расход и остаток каждого вида ГСМ на начало и конец месяца;
• пробег автомобиля за месяц и показатели спидометра (на начало и конец отчетного периода).

Подписывает документ сотрудник, занимающийся выдачей ГСМ, и должностное лицо, контролирующее указанную информацию. Затем документ заверяет глава компании, и проставляется печать.

Образцы

Вот основные примеры отчета за ГСМ за месяц — бланк и заполненный образец. Так выглядит образец документа по расходу горючего:

А это шаблон отчета о движении ГСМ:

_______________________________________________________ (наименование предприятия, организации) Отчет № о движении горюче-смазочных материалов за ___________ 2021 г. Материально ответственное лицо _______________________________________ № № п/п Наименование нефтепродуктов Единица измерения Остаток на начало отчетного периода Поступило за отчетный период Расход за отчетный период Остаток на конец отчетного периода Показание счетчика на начало отчетного периода Показание счетчика на конец отчетного периода 1 2 3 4 5 6 7 8 9 2 Автобензин — всего в том числе 3 Талоны на бензин — всего в том числе 4 Дизтопливо — всего в том числе 5 Талоны на дизтопливо — всего в том числе Приложение документов: _________ шт. (прописью) Материально ответственное лицо: _______ (должность, подпись) Отчет проверил: ___________ (должность и подпись)