Как составить приказ о проведении инвентаризации

Зачем и когда нужна проверка

В любой организации хотя бы раз в год инвентаризируют материальные ценности. Для этого назначают специальную комиссию из числа уполномоченных работников и издают распоряжение о проведении инвентаризационного процесса.

Распоряжение о начале проверки издает руководитель организации в плановом или внеплановом порядке. Ответственным за такое мероприятие обычно является главный бухгалтер или другой работник бухгалтерии, а занимается подсчетом материальных ценностей специальная комиссия.

В п. 27 Приказа Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н перечислены ситуации, когда нужны инвентаризационные мероприятия:

• перед составлением годового отчета;
• при назначении новых материально ответственных лиц, в том числе в связи с передачей имущества третьим лицам;
• после краж или чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера (пожары, наводнения, взрывы и т. п.).

В бюджетных и коммерческих организациях проверяют наличие и состояние имущества: сличают данные об имуществе со времени последней проверки с результатами на текущую дату, выявляют характер и причины возможных несоответствий. На основании полученных данных удается оценить правильность и соответствие бухгалтерского учета, осуществляемого на предприятии.

Как подготовить распоряжение

Основным документом инвентаризационного процесса является распоряжение руководителя. Власти разработали унифицированный образец приказа об инвентаризации товарно-материальных ценностей и утвердили его Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Форма № ИНВ-22 представляет собой универсальный бланк, которым вправе пользоваться организации всех форм собственности. Его удобно применять как при проведении плановых, так и при назначении внеплановых проверок материальных ценностей.

Так выглядит образец приказа в бюджетном учреждении, который составлен на базе унифицированного бланка:

Если по каким-либо причинам предложенная форма не подходит, то разработайте собственную и закрепите ее в учетной политике компании. Мы подготовили примерный образец приказа по инвентаризации основных средств и материалов, который соответствует нормам законодательства и подойдет для любой ситуации:

Если решите готовить собственную форму, то учитывайте следующие обязательные реквизиты и сведения:

• наименование фирмы;
• дату составления и номер документа;
• цель проведения проверки и то, чего она касается: товары, основные средства, материальные активы, дебиторская задолженность, все имущество компании;
• подразделения и отделы компании, в которых проведут проверку: склад, магазин, бухгалтерия либо вся фирма;
• период и длительность мероприятия: когда проходит, когда предоставить результаты проверочных действий;
• состав комиссии и Ф.И.О. ее председателя (в комиссию, кроме работников фирмы, разрешено включать сторонних аудиторов);
• данные руководителя, подписавшего документ.

Посмотрите на образец приказа на инвентаризацию перед годовым отчетом, составленный в свободной форме, но с указанием всех обязательных реквизитов.

Пошаговая инструкция по составлению приказа

Алгоритм такой:

Шаг 1. Указываем название документа.

Шаг 2. В соответствующие поля вписываем наименование организации (ИП), указываем ОКПО, пишем дату составления.

Шаг 3. Заполняем основную часть распоряжения. Здесь следует уточнить тип проверки и ее цели, перечислить участвующих в мероприятии членов инвентаризационной комиссии и ее председателя. Их имена и отчества разрешается сокращать.

Шаг 4. Указываем, какие материальные ценности и в каких отделах и обособленных подразделениях фирмы надлежит проверить.

Шаг 5. Указываем точные сроки проведения проверки с датой ее начала и окончания.

Шаг 6. Сообщаем о причинах необходимости инвентаризировать ценности.

Шаг 7. Указываем сроки сдачи итогов проверки в бухгалтерию.

Шаг 8. Заверяем документ у руководителя.

Шаг 9. Присваиваем номер и регистрируем в специальном журнале.

Шаг 10. Знакомим с ним всех заинтересованных лиц, включая работников отделов и подразделений, где пройдет проверка.

С учетом всех правил предлагаем еще один образец приказа на инвентаризацию ТМЦ — в связи с выявлением фактов хищения имущества:

После издания локальный акт регистрируют в специальном журнале для учета контроля исполнения таких решений. Его рекомендуемая форма представлена в Постановлении Госкомстата № 88 (форма № ИНВ-23), но не запрещается разработать собственную.

С приказом следует обязательно ознакомить всех перечисленных в нем работников. Подписи об ознакомлении они ставят непосредственно на бланке либо на отдельном листе ознакомления с документом, который подшивается к распоряжению.

Как оформляют итоги

По окончании проверки члены комиссии обязаны надлежащим образом оформить ее результаты. Все выявленные расхождения фиксируют в ведомости учета результатов (форма № ИНВ-26) из Постановления Госкомстата от 27.03.2000 № 26. А после обсуждения результатов и вынесения инвентаризационной комиссией вердикта, который записывается в специальном протоколе, руководитель издает еще один приказ — об итогах проверочных мероприятий и необходимых дополнительных действиях (внеплановая проверка, санкции для виновных лиц, введение мер безопасности). Этим же локальным актом назначают работников, ответственных за его исполнение. Контроль за исполнением распоряжения обычно оставляет за собой руководитель.