Как составить приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора

В кадровой жизни организации часто возникает потребность замещения вакантной должности постоянно или временно. И если с заменой рядового сотрудника проблем не возникает, при замещении руководящих должностей важно учесть кадровые тонкости. Главбух — второе должностное лицо организации после генерального директора. Вопрос о его замещении вызывает ряд специфических особенностей. Как правило, происходит возложение обязанностей главного бухгалтера на генерального директора или другого специалиста бухгалтерии, соответствующего квалификационным требованиям. Но не во всех организациях руководитель уполномочен брать на себя функции главбуха. Законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 установлены ограничения по юридическим лицам, которые не имеют юридического права работать без ответственного за финансовую отчетность. К ним относятся:

• фирмы, финансовая отчетность которых подлежит обязательному аудиту в соответствии с законодательством Российской Федерации;
• жилищные и жилищно-строительные кооперативы;
• кредитные потребительские кооперативы, сельскохозяйственные кредитные потребительские кооперативы и микрофинансовые компании;
• организации бюджетной сферы;
• политические партии и их структурные подразделения;
• коллегии адвокатов и адвокатские бюро;
• юридические консультации и нотариальные палаты;
• некоммерческие организации, включенные в реестр некоммерческих организаций, выполняющих функции иностранного агента (п. 10 ст. 13.1 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»).

Кто вправе исполнять функции главбуха

Жесткие квалификационные требования к кандидату на должность главбуха закон предъявляет для:

• открытых акционерных обществ;
• страховых организаций;
• негосударственных пенсионных фондов;
• акционерных инвестиционных фондов;
• организаций бюджетной сферы.

Остальные юридические лица, принадлежащие к малому и среднему предпринимательству на упрощенной системе налогообложения, назначают ответственного за налоговую отчетность в соответствии со своими финансовыми задачами.

Когда и как составить приказ

При создании субъекта малого или среднего бизнеса изначально в штатном расписании не предусмотрена должность главбуха, а обязанности главного бухгалтера возложены на генерального директора распоряжением по организации. Даже при отсутствии единицы в штатном расписании наличие этого приказа обязательно. В трудовую книжку запись о совместительстве должностей не вносится. Распоряжение оформляется в соответствии с внутренним регламентом документооборота — на бланке организации на основании решения собственника — и содержит в себе:

• название фирмы и реквизиты;
• место составления приказа;
• порядковую нумерацию;
• наименование;
• распорядительную часть;
• подпись руководителя.

Для создания единого образца приказов удобно использовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» от 01.07.2018.

Вот пример приказа, в котором директор возложил на себя обязанности главного бухгалтера на постоянной основе.

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» ИНН/КПП 1213141516/111111111, ОГРН/ОКПО 1234567891011/12345678 123456, Санкт-Петербург, улица Правды, дом 1 ПРИКАЗ № 18/02-21 г.Санкт-Петербург «18» февраля 2021 г. О вступлении в должность В связи с отсутствием в штатном расписании организации должности главного бухгалтера обязанности главного бухгалтера возлагаю на себя. Генеральный директор _______________ Воронов Андрей Викторович

Если происходит замещение вакантной должности на определенный срок, необходимо обязанности главного бухгалтера возложить на директора по приказу о временном замещении и создать дополнительное соглашение к трудовому договору. Есть обязательное требование к приказу о том, что генеральный директор исполняет обязанности главного бухгалтера: текст должен содержать основание, по которому передаются служебные полномочия. Например, «в связи с отсутствием должности в штатном расписании» или «на период отпуска основного сотрудника». Возлагая обязанности на себя, директор дает распоряжение от своего лица и подписывает собственноручно. Распоряжения о назначении ответственных лиц нельзя подписывать факсимильной подписью.

Как передать обязанности главбуха другому специалисту

При наличии в штате специалиста, который соответствует квалификационным требованиям и согласен временно или постоянно выполнять функции главбуха, дела передаются ему.

Вот алгоритм, как возложить обязанности главного бухгалтера на бухгалтера при передаче полномочий:

1. Ознакомить новое лицо с должностной инструкцией и распоряжением о передаче дел.
2. Произвести инвентаризацию имущества фирмы и обязательств.
3. Проверить ведение отчетности и учета.
4. Произвести передачу документов и составить акт приема-передачи дел.
5. Издать приказ о возложении обязанностей ведения бухгалтерского учета на новое должностное лицо.
6. Уведомить о смене главбуха заинтересованных контрагентов.

Решение кадровых вопросов замещения ответственных лиц несет за собой большую ответственность кадровика за соблюдение требований законодательства. Приходится постоянно отслеживать изменения трудового, налогового и административного права, чтобы кадровые расстановки не противоречили закону.