Как вести журнал регистрации допсоглашений к трудовым договорам
Журнал регистрации дополнительных соглашений — это учетный реестр, используемый в кадровом делопроизводстве. Цель — фиксация сведений обо всех существенных изменениях, вносимых в трудовые договоры с сотрудниками.
Скачать образец журнала учета трудовых договоров и дополнительных соглашений (заполненный)
Скачать образец журнала регистрации допсоглашений к трудовым договорам для раздельного учета
Обязателен ли журнал регистрации допсоглашений
Кадровые службы ведут регистрацию дополнительных соглашений к трудовым договорам, которые оформляются в следующих случаях:
- изменение условий оплаты;
- работа по совместительству стала основной;
- срочный формат занятости стал бессрочным;
- перевод на другую должность, переименование должности;
- переименование организации, структурного подразделения;
- изменение персональных данных работника;
- временный перевод или временное замещение;
- сокращение испытательного срока.
Новые сведения не вносятся в текст основного документа, а оформляются отдельным допсоглашением. Последнее заключается в письменной форме и является неотъемлемой частью исходного. Все допсоглашения составляются в 2 экземплярах и регистрируются в одном журнале. Крупные организации ведут регистрацию раздельно. Это позволяет учитывать и быстро находить необходимую информацию. После внесения записи в реестр оформление допсоглашения завершено.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие существуют необязательные журналы и книги учета в отделе кадров. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как вести учет и регистрировать допсоглашения
Форма учетного документа (и при совместном, и при раздельном ведении реестра договоров и допсоглашений к ним) не регламентируется законодательством и специальными НПА. Работодатель самостоятельно разрабатывает, дополняет или изменяет структуру документа. Решение о ведении принимается руководителем и оформляется приказом. На практике формуляр используется одновременно в двух форматах:
- бумажном;
- электронном.
Это позволяет выполнять учетную функцию и использовать прошитый и заверенный формуляр с пронумерованными страницами при проверках и для ведения судебных споров. Книги для ведения учета приобретаются в специализированных магазинах, но чаще создаются в электронном виде и распечатываются. Ниже — титульный лист и образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним при совместном учете.
На титульном листе содержатся:
- название организации;
- название документа;
- интервал ведения — даты начала и окончания;
- Ф. И. О. и должность ответственных за ведение учета допсоглашений.
На приведенных примерах видно, как регистрировать допсоглашения к трудовым договорам: варианты содержат совместный и раздельный учет. Напоминаем основные правила:
- все записи нумеруются по порядку;
- указываются номера изменяемого соглашения, дата его заключения и данные работника, с которым оно заключено;
- фиксируются дата и номер допсоглашения, номер изменяемого пункта;
- одна графа при раздельном ведении учета отводится для описания внесенных дополнений или изменений;
- вписываются данные о документах, изданных на основании заключенных соглашений.
При раздельном учете графы формуляра изменяются, образец журнала регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам выглядит следующим образом.
Сроки хранения
В соответствии с приказом Росархива №236 от 20.12.2019 (ст. 435, 463 перечня) срок хранения трудовых договоров и допсоглашений к ним, а также журналов их регистрации, составляет:
- 50 лет — для документов, оконченных делопроизводством с 01.01.2003;
- 75 лет — до 01.01.2003.
