рубрики

Как вести журнал регистрации допсоглашений к трудовым договорам

КонсультантПлюс

Журнал регистрации дополнительных соглашений — это учетный реестр, используемый в кадровом делопроизводстве. Цель — фиксация сведений обо всех существенных изменениях, вносимых в трудовые договоры с сотрудниками.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Обязателен ли журнал регистрации допсоглашений

Кадровые службы ведут регистрацию дополнительных соглашений к трудовым договорам, которые оформляются в следующих случаях:

  • изменение условий оплаты;
  • работа по совместительству стала основной;
  • срочный формат занятости стал бессрочным;
  • перевод на другую должность, переименование должности;
  • переименование организации, структурного подразделения;
  • изменение персональных данных работника;
  • временный перевод или временное замещение;
  • сокращение испытательного срока.

Новые сведения не вносятся в текст основного документа, а оформляются отдельным допсоглашением. Последнее заключается в письменной форме и является неотъемлемой частью исходного. Все допсоглашения составляются в 2 экземплярах и регистрируются в одном журнале. Крупные организации ведут регистрацию раздельно. Это позволяет учитывать и быстро находить необходимую информацию. После внесения записи в реестр оформление допсоглашения завершено.

ВАЖНО!
Если журнал регистрации ведется верно, он обладает юридической силой, защищает работника от неправомерного одностороннего изменения исходных договоренностей.

Как вести учет и регистрировать допсоглашения

Форма учетного документа (и при совместном, и при раздельном ведении реестра договоров и допсоглашений к ним) не регламентируется законодательством и специальными НПА. Работодатель самостоятельно разрабатывает, дополняет или изменяет структуру документа. Решение о ведении принимается руководителем и оформляется приказом. На практике формуляр используется одновременно в двух форматах:

  • бумажном;
  • электронном.

Это позволяет выполнять учетную функцию и использовать прошитый и заверенный формуляр с пронумерованными страницами при проверках и для ведения судебных споров. Книги для ведения учета приобретаются в специализированных магазинах, но чаще создаются в электронном виде и распечатываются. Ниже — титульный лист и образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним при совместном учете.

На титульном листе содержатся:

  • название организации;
  • название документа;
  • интервал ведения — даты начала и окончания;
  • Ф. И. О. и должность ответственных за ведение учета допсоглашений.

На приведенных примерах видно, как регистрировать допсоглашения к трудовым договорам: варианты содержат совместный и раздельный учет. Напоминаем основные правила:

  • все записи нумеруются по порядку;
  • указываются номера изменяемого соглашения, дата его заключения и данные работника, с которым оно заключено;
  • фиксируются дата и номер допсоглашения, номер изменяемого пункта;
  • одна графа при раздельном ведении учета отводится для описания внесенных дополнений или изменений;
  • вписываются данные о документах, изданных на основании заключенных соглашений.

При раздельном учете графы формуляра изменяются, образец журнала регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам выглядит следующим образом.

Сроки хранения

В соответствии с приказом Росархива №236 от 20.12.2019 (ст. 435, 463 перечня) срок хранения трудовых договоров и допсоглашений к ним, а также журналов их регистрации, составляет:

  • 50 лет — для документов, оконченных делопроизводством с 01.01.2003;
  • 75 лет — до 01.01.2003.
Краткий курс по охране труда: как работать после изменений
Пять емких и полезных уроков по ОТ. Дадим инструкции с учетом последних изменений — сможете сразу применять их, чтобы наладить охрану труда в организации. В конце пришлем чек-листы для самопроверки.

Это бесплатно. Отказаться от писем можно в любой момент.
СЗВ-М: надо ли сдавать, если нет работников

Нужно ли сдавать нулевую СЗВ-М — нет, если в организации нет работников и вы не заключаете гражданско-правовые договоры с физлицами.

Бухгалтерия в кадрах Документооборот Отчетность

01 Марта 2021 в 10:54

Сроки хранения штатного расписания

Срок хранения штатного расписания — постоянный либо до момента ликвидации организации.

Архивное хранение Законодательство Управление персоналом Документооборот

10 Февраля 2021 в 12:55

Как получить справку о прививке от коронавируса

Справка о вакцинации от коронавируса — это медицинский документ, который подтверждает прохождение иммунизации от COVID-19.

!Карантин! Медосмотры

05 Февраля 2021 в 14:22

Надо ли сдавать нулевой СЗВ-СТАЖ

Нужно ли сдавать нулевую отчетность СЗВ-СТАЖ — да. Это прописано в пункте 1.5 порядка, утвержденного постановлением правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п.

Бухгалтерия в кадрах Документооборот Отчетность

02 Февраля 2021 в 08:33

Правила внутреннего трудового распорядка 2021 года

Правила внутреннего трудового распорядка — это нормативный документ, который разрабатывается и утверждается работодателем. Он должен быть в любой организации, независимо от формы собственности и размеров, в том числе у индивидуальных предпринимателей.

Документооборот

01 Февраля 2021 в 18:33

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА