Как вести журнал въезда-выезда транспорта

Необходимость и обязательность в хозяйственной деятельности

В журнале фиксируется движение транспортных средств:

• принадлежащих организации;
• допущенных или находящихся на ее территории.

Ведение формуляра позволяет фиксировать:

• факт нахождения каждой транспортной единицы на территории;
• время убытия;
• основание для поездки и цель;
• состав экипажа;
• время возвращения.

Отсутствие нормативных требований к структуре позволяет вносить в него коррективы в соответствии с особенностями ОКВЭД и организационной структурой организации. Цель ведения:

• оптимизация затрат на автопарк;
• контроль транспортных потоков и их оптимизация;
• учет стороннего транспорта;
• соблюдение режима труда и отдыха.

Учетная форма относится к документам внутреннего пользования. Его нет в перечне обязательных для ведения и предъявления:

• налоговым органам — ст. 172 НК;
• трудовой инспекции — ст. 189, ч. 2 ст. 135 ТК.

Обратите внимание, книгу регистрации въезда и выезда автотранспорта не следует путать с журналом контроля за техническим состоянием транспортных средств (ТС). Последний является обязательным для организаций с любым ОКВЭД, если на его балансе числятся ТС.

Для таких предприятий использование книги контроля регламентируется ФЗ 196 от 10.12.1995 и приказом Министерства транспорта РФ № 296 от 08.08.2018. Действие НПА распространяется на юридические лица, которые:

• специализируются на оказании грузопассажирских услуг;
• используют автотранспорт для внутренних нужд.

Кто ведет и по какой форме

В зависимости от организационной структуры, на предприятиях и организациях форма учета убытия-прибытия ТС ведется:

• контрольно-пропускными пунктами;
• службой охраны;
• КПП транспортного цеха и т. п.

Учет ведется:

• в виде специальной книги, страницы которой пронумерованы и сшиты;
• в электронном формате.

Для использования стандартной бумажной формы для учета следует:

• в готовом виде купить журнал регистрации въезда и выезда автотранспорта в специализированном магазине или фирме;
• или разработать шаблон самостоятельно, распечатать, сброшюровать и последовательно пронумеровать страницы;
• на последней странице указывается количество листов (прошитых и пронумерованных) и заверяется ответственным лицом.

В табличной форме для учета предусмотрено несколько граф, основные из них содержат следующие данные:

• дата выезда и въезда;
• модель и марка ТС;
• номера государственной регистрации;
• реквизиты путевого листа;
• Ф.И.О. водителя;
• цель выезда или въезда;
• ответственное за выезд (въезд) должностное лицо.

Нет требования вносить в используемый шаблон сведения о техническом состоянии ТС перед рейсом. Собственник может сделать это самостоятельно, например, включить данные осмотра и показатели спидометра при выезде и возвращении. В этом случае образец журнала регистрации въезда-выезда автотранспорта выглядит следующим образом.