Как возложить обязанности по кадровому делопроизводству

Образцы документов Должностные инструкции

Приказ на возложение обязанностей по кадровому делопроизводству — это локальный нормативный акт, на основании которого определенный работник получит право обрабатывать персональные данные сотрудников. Делегирование полномочий по ведению учета кадров может быть временным или постоянным.

Содержание

Когда нужен приказ

Кадровое делопроизводство — это целый пласт работы, который требует вдумчивого подхода, профессиональных знаний и большого уровня ответственности и внимательности, за любой просчет организацию призовут к ответственности. И чем крупнее организация, чем больше в ней сотрудников, тем сильнее загруженность у кадровиков.

В идеальном варианте делопроизводством занимается специально нанятый человек, обладающий профессиональными познаниями и опытом работы в этой сферы. Если организация очень крупная, имеет смысл создать целый отдел или службу с несколькими сотрудниками, которые будут вести кадровые дела.

Чаще всего, если организация средняя по размеру и кадрового учета не так много, полномочия по делопроизводству на основаниях совместительства возлагаются на кого-то из сотрудников другого профиля. Допустимо возложить обязанности кадровика на бухгалтера, юриста, секретаря. В таком случае с этими работниками заключается отдельное соглашение, за выполнение дополнительной работы им необходимо доплачивать.

Если компания совсем маленькая, делопроизводством занимается сам руководитель.

Оценивая, на кого возложить обязанности кадровика в ИП, следует понять, много ли в подчинении ИП работников. Если да, этот фронт доверяют кому-то из имеющихся или нанимают специального человека.

Распоряжение о возложении полномочий необходимо, если делопроизводством занимается специально нанятый человек либо если эти обязанности передаются кому-то из сотрудников на началах совместительства. Если кадровыми вопросами занимается сам руководитель организации, оформлять приказ не обязательно — он и так, в силу своей должности, вправе управлять всеми аспектами деятельности компании. Аналогично решается вопрос, нужно ли возлагать обязанности кадровика на ИП, — если он ведет собственные дела, приказ не обязателен.

Как составить приказ

Единой унифицированной формы для такого документа нет, поэтому он составляется в желаемой компании форме на бланке организации. В тексте следует отразить следующую информацию:

  • наименование организации или ИП;
  • дата и номер документа;
  • место издания (наименование населенного пункта);
  • цель издания — как правило, здесь употребляется стандартная фраза «С целью оптимизации производства» или «С целью оптимизации производственных процессов»;
  • данные гражданина, на которого возлагаются полномочия: его Ф.И.О., должность, табельный номер;
  • дата, с которой он начинает исполнять эти обязанности;
  • перечень обязанностей. Допустимо изложить их прямо в приказе либо сослаться на должностную инструкцию, если таковая в организации принята;
  • на кого полномочия будут возложены в случае временного отсутствия основного кадрового работника, например, в случае его болезни или отпуска. Не обязательно четко указывать, кто это будет, достаточно ограничиться указанием на то, что в случае такого отсутствия издается отдельное распоряжение. Здесь же указывается лицо, уполномоченное издавать такие распоряжения, кроме руководителя организации;
  • перечень ответственных за исполнение приказа лиц и за кем остается контроль исполнения.

Распоряжение подписывается руководителем организации. С ним под роспись знакомятся все работники, которых оно касается, то есть все, кто упоминается в его тексте. Для этого к документу издается отдельный лист согласования, который станет приложением, либо заинтересованные сотрудники расписываются непосредственно на самом документе под текстом.

При расширении полномочий руководителя

Возложение обязанностей отдела кадров на директора не является, строго говоря, расширением его полномочий, поскольку директор, будучи руководителем компании, ответственен за любую деятельность в компании. Дополнительное распоряжение о возложении полномочий в этом случае не требуется. Но если директор решит оформить приказ с формулировкой «ответственность за ведение кадрового документооборота возлагаю на себя», нарушением это не будет, кроме того, это позволит избежать дополнительных вопросов от излишне принципиальных проверяющих.

При расширении полномочий другого сотрудника

Если к кадровой работе привлекается кто-то из уже работающих сотрудников, приказ о возложении обязанностей необходим, но его изданию должно предшествовать:

  • получение от сотрудника согласия на совместительство — сотрудник в письменной форме выражает свою готовность взять дополнительную нагрузку;
  • заключение соглашения, в котором стороны согласуют новую ставку работника. Это не обязательно полная ставка. Если работы не так много, сотруднику определяется 0,5 ставки или 0,1 и вознаграждение за выполнение дополнительной работы.

Что включить в обязанности ответственного

Полномочия кадровых работников имеют несколько направлений:

  • подбор персонала, проведение первичных собеседований, размещение вакансий;
  • оформление документов, связанных с движением работников: при приеме на работу, при перемещениях внутри организации из одного структурного подразделения в другое или с должности на должность, при увольнении. В рамках этого направления сотрудник готовит необходимые приказы, соглашения с сотрудниками, вносит записи в трудовые книжки;
  • решение дисциплинарных задач: издание документов, связанных с дисциплинарными взысканиями и поощрениями, организация работы комиссий внутри компании;
  • ведение табелей учета рабочего времени;
  • разработка локальных нормативных актов по кадровому направлению: положения, инструкции;
  • организация учета и хранения документов.

Образец приказа о возложении обязанностей отдела кадров

При принятии на работу кадровика

Если в компанию принимается специальный человек, который займется кадровыми вопросами, приказ о возложении обязанностей специалиста по кадрам издается после прохождения им стандартной процедуры трудоустройства:

  • с гражданином заключается трудовой договор, для чего он предъявляет все требующиеся документы: паспорт, военный билет, диплом, СНИЛС или справку о постановке на персонифицированный учет, трудовую книжку;
  • новый сотрудник знакомится с принятыми у работодателя локальными нормативными актами, в том числе с правилами внутреннего распорядка;
  • в организации издается распоряжение о приеме на работу.

Сроки хранения

В соответствии с пп. «б» п. 19 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, приказы о возложении обязанностей по кадрам, будучи распоряжениями по личному составу, подлежат хранению на протяжении 75 лет.

100
Комментарии
Гольцова Полина
Автор: юрист, специалист по госзакупкам Гольцова Полина

В 2011 году окончила УрГЮА (ИПиП), в 2013 — РАНХиГС по программе «Управление государственными и муниципальными закупками». С 2013 по 2018 года занималась юридическим сопровождением закупок бюджетных учреждений федерального и регионального уровней.

117 Публикаций
1170 Дней на портале
0 Комментариев
Задорожнева Александра
Автор месяца Задорожнева Александра
Похожие статьи

Уведомление об изменении должностных обязанностей — официальный документ, которым работодатель предупреждает сотрудника о грядущих переменах в выполняемой им работе.

Читать дальше

Должностные обязанности программиста включают в себя:

  • анализ математических моделей и алгоритмов решения задач;
  • разработку программ для выполнения алгоритма и поставленных задач средствами вычислительной техники;
  • тестирование и отладку.
Читать дальше

Как внести изменения в должностную инструкцию, если это отдельный нормативный акт:

  • подготовить новую редакцию документа;
  • издать приказ об ее утверждении;
  • ознакомить сотрудника под роспись.

Если ДИ является приложением к трудовому договору, то придется корректировать ее при помощи дополнительного соглашения.

 

Читать дальше
Вам может быть интересно
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Обсудить в соцсетях
+36929
Екатерина Максимова
Екатерина Максимова
Екатерина Максимова
26.09.2022 в 20:58
Я еще пока не знаю,хочу все заполнить и уже потом разбираться
Татьяна Медведь
Татьяна Медведь
Татьяна Медведь
26.09.2022 в 21:02
Как все стабильно ))
Алла Мальцева
Алла Мальцева
Алла Мальцева
26.09.2022 в 21:37
Да, отпуск начисляется. По крайней мере, сейчас так велят. Ещё рассматривают различные льготы в дальнейшем, например + 15 дней к ежегодному отпуску.
Туся Нечетайлова
Туся Нечетайлова
Туся Нечетайлова
26.09.2022 в 22:09
Просто скачать с интернета он для всех одинаковый и расставить ответственных .
Татьяна Медведь
Татьяна Медведь
Татьяна Медведь
26.09.2022 в 22:25
Благодарю ☺️
Присоединиться к беседе