рубрики

Как закрепить топливные карты за сотрудниками

КонсультантПлюс
Приказ о закреплении топливных карт за водителями — это основной документ, позволяющий закрепить такое платежное средство за конкретным лицом либо автомобилем. Этот документ очень облегчает бухгалтеру контроль за распределением или оборотом топлива и помогает оптимизировать расходы на горючее и ГСМ. Расскажем, как правильно оформить такое распоряжение.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Как выдать водителю топливную карту

Образец обязательства на получение топливной карты, порядок хранения, учета и выдачи, а также другие нюансы ее использования отражаются в каком-либо локальном нормативном акте организации, который утверждается руководителем и вводится в действие принятым на предприятии порядком. Приведем примеры таких ЛНА.

Положение о топливных картах на предприятии, образец

Скачать

Приказ об использовании топливной карты, образец

Основной момент, на котором следует заострить внимание при составлении такого документа, — как закрепить топливную карту за сотрудником. Это решается на усмотрение специалистов, исходя из специфики документооборота на предприятии. На практике существуют следующие варианты.

Закрепление топливной карты за автомобилем

Актуально, если одной машиной в организации пользуются несколько лиц и нужно отследить, сколько топлива расходует каждый автомобиль. Издается приказ о закреплении топливной карты за автомобилем, в котором фиксируется, для заправки какого именно транспортного средства используется конкретный носитель.

Приказ по топливным картам, образец

Скачать

Закрепление топливной карты за сотрудником

Применяется, когда обслуживанием всех транспортных средств занимается один работник или каждая машина имеет своего «хозяина». Ответственность за конкретный «пластик» несет использующий его работник.

Передать его можно:

  • по акту приема-передачи. Акт составляется индивидуально с каждым работником, осуществляющим заправку машины. В нем прописываются реквизиты «пластика», Ф.И.О. водителя и другие необходимые сведения. Главный недостаток этого способа — необходимость оформлять акт на каждый «пластик» и с каждым сотрудником, его использующим;
  • по распоряжению руководителя. Издается соответствующий приказ. Он позволяет распределить по конкретным лицам сразу все имеющиеся носители, что удобно для транспортных или других предприятий, в которых сотрудников, использующих машины, много. Если отсутствует отдельный приказ об установлении лимитов по топливным картам, в этом документе можно прописать и необходимые ограничения по использованию горючего или денежных средств.

Образец приказа

Покажем на примере, какие данные вносят в приказ по топливным картам в организации (образец и пустой бланк для заполнения представлены ниже).

Приказ на выдачу топливных карт сотрудникам, образец

Скачать

Пустой бланк для заполнения

Скачать

Обязательно нужно внести:

  • реквизиты организации. Все внутренние документы издаются на фирменном бланке, уже содержащем все необходимые сведения. Дополнительно проставляются дата, место издания и порядковый регистрационный номер документа;
  • основание. Основанием для издания такого распоряжения может служить, например, служебная записка на выдачу топливной карты, составленная сотрудником;
  • Ф.И.О. водителей, номера их автомобилей, номера и другие особенности закрепляемых за ними носителей.

Также в приказ о закреплении топливных карт за сотрудниками могут быть внесены и другие необходимые сведения

Порядок передачи

В период отпусков, отстранения от работы или временной нетрудоспособности нередко возникает необходимость передать «пластик» от одного водителя другому. Оформить это действие наиболее удобно соответствующим распоряжением руководителя. В целом такой документ ничем не отличается от рассмотренного выше.

Приказ о передаче топливных карт

Скачать

Такое распоряжение составляется в производной форме, главное — отразить, кому, от кого, на какой срок передается конкретный носитель и сколько денежных средств или литров топлива на нем доступно к использованию.

Аналогичный документ издается и при увольнении сотрудника, использующего «пластик». Носитель передается бухгалтеру или иному ответственному лицу.

Порядок аннулирования

Процедура аннулирования подобных документов законодательством не предусмотрена. Если же возникает необходимость изменить приказ на топливные карты сотрудникам, образец которого мы привели, или отменить его действие, это можно сделать с помощью издания соответствующего распоряжения о внесении изменений или отмене действия предыдущего. В нормативный акт обязательно вносятся сведения об обстоятельствах, повлекших необходимость изменений предыдущего, а в распорядительной части его указывают, что конкретно нужно исправить или отменить.

Ответственность водителя

Дисциплинарная ответственность

За порчу или утрату «пластика», а также разглашение ПИН-кода третьим лицам водители, как и любые работники, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности в порядке, предусмотренном ст 192 ТК РФ. Им обычно объявляют замечание или выговор. Дисциплинарное взыскание в виде увольнения применять нецелесообразно в силу недостаточной тяжести проступка и сложности оформления процедуры.

Материальная ответственность

Владельцы несут материальную ответственность как за сам носитель, так и за возможный материальный ущерб, вызванный его утратой.

Статья 244 ТК РФ устанавливает, что полную материальную ответственность за вверенное имущество несут работники, с которыми заключен соответствующий договор. Но такие соглашения могут быть заключены с ограниченным перечнем должностей, утвержденным приложением 1 к Постановлению Минтруда № 85 от 31.12.2002, в который водители не входят, а значит, и заключать с ними договор полной материальной ответственности неправомерно.

В силу ст. 238 ТК РФ, сотрудник организации несет личную материальную ответственность за переданные ему ценности, равно как и за причиненный работодателю прямой ущерб.

В организациях, практикующих систему материальных поощрений в виде дополнительных выплат, работники, допустившие утрату «пластика», вполне могут быть лишены части премии, если таковое предусмотрено ЛНА, определяющими порядок премирования.

Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Кто вправе подписывать путевые листы

Право подписи на путевых листах — это полномочие должностных лиц организации, которое позволяет удостоверить содержание исходящего документа с информацией о движении транспортных средств. Его подписывают:

  • механик;
  • медработник;
  • диспетчер.

Бухгалтерия в кадрах Документооборот Законодательство

23 Октября 2020 в 12:22

Заявление на закрытие ИП: как писать и когда подавать

Заявление о снятии с учета ИП по форме Р26001 — это документ, который необходим для прекращения деятельности в качестве индивидуального предпринимателя и исключения из Единого государственного реестра (ЕГРИП). Согласно ФЗ-129 он подается в налоговую по месту жительства или МФЦ.

Документооборот Законодательство Самозанятость

22 Октября 2020 в 18:44

Как списать бланки строгой отчетности

Форма акта о списании бланков строгой отчетности (0504816) — это первичный бухгалтерский документ, с помощью которого уменьшаются остатки БСО на счете учета. Обратите внимание: с 27 сентября 2020 года форма изменена!

Архивное хранение Бухгалтерия в кадрах Делопроизводство Договоры Документооборот Законодательство Отчетность Проверки

09 Октября 2020 в 16:04

Какой штраф за не вовремя сданный отчет СЗВ-ТД

Штраф за не вовремя сданный отчет СЗВ-ТД для организации — от 500 до 50 000 рублей. Сколько именно придется заплатить за неправильно или с нарушением сроков поданные в ПФР сведения зависит от количества ошибок и других факторов.

Бухгалтерия в кадрах Законодательство Отчетность Трудовые книжки

30 Сентября 2020 в 19:11

Как разработать штатное расписание на 2021 год

Штатное расписание — это один из основополагающих документов организации. С его помощью регулируются вопросы оплаты труда, распределение должностей, подчиненность цехов, отделов, участков, сокращение штата.

Документооборот

30 Сентября 2020 в 14:19

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА