Как заполнить форму ОДВ-1

Отмена форм СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 с 2023 года

С 1 января 2023 года ПФР и ФСС объединили в единый Соцфонд. Это повлекло изменения по отчетности. Сразу пять отчетных форм (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, ДСВ-3 и 4-ФСС) заменили одним отчетом ЕФС-1.

По формам СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 последний раз отчитываемся за 2022 год по привычным правилам. Срок — до 1 марта 2023 года. После этого оба отчета сдавать не нужно. Данные подавайте в составе ЕФС-1.

Что это за отчет и кто обязан его сдавать

Все работодатели узнали о форме описи сразу после введения отчета СЗВ-СТАЖ, поскольку она является обязательным дополнением к сведениям персонифицированного учета. В Постановлении правления ПФ РФ № 507п от 06.12.2018, которым утвержден бланк, указано, что за отчет ОДВ-1 и кто сдает новую форму, — все организации и ИП с работниками, оформленными по трудовому договору, договору ГПХ, договору авторского заказа. Передавать сведения обязаны адвокаты, нотариусы, частные детективы.

Освобождены от подготовки отчета персонифицированного учета СЗВ-СТАЖ и описи к нему только ИП без сотрудников.

Когда готовить

Документ подают при предоставлении в ПФР отчетов по персонифицированному учету, он не является самостоятельным документом, а относится к сопроводительным бланкам, содержащим в целом сведения по страхователю. Может иметь тип сведений «Исходная», «Корректирующая» или «Отменяющая». То есть его необходимо готовить только при подаче СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР и СЗВ-ИСХ, обобщая данные, указанные в перечисленных отчетах.

Поскольку рассматриваемый документ не является отдельным отчетом, когда и кто сдает ОДВ-1, запомнить несложно: сроки его подачи совпадают со сроками предоставления указанных выше документов. Комплект отчетов за 2022 г. подают до 01.03.2023 (переносов не предусмотрено). При подаче после этой даты возможны штрафы.

Иногда этот отчет готовят и в течение года, если работник написал заявление о начислении ему пенсии. В таком случае отчет СЗВ-СТАЖ и опись к нему предоставляют в ПФР в течение трех дней с момента подачи заявления об уходе.

Как выглядит

Бланк состоит из пяти разделов, в каждом из них находятся таблицы и поля для заполнения. Чаще всего заполняют только разделы 1-4. Существуют три вида ведомости:

• исходная — подается с первоначальными документами;
• корректирующая — подается при внесении изменений в раздел 5;
• отменяющая — подается при необходимости аннулировать сведения в разделе 5.

Инструкция, как заполнить отчет, по шагам и примеры заполнения

Рассмотрим пример, как заполнить ОДВ-1 за 2022 год, по разделам. Обратите внимание: не всегда следует заполнять весь бланк, некоторые его строки остаются пустыми.

Шаг 1

Указываем реквизиты. Вначале вносятся данные о страхователе:

• регистрационный номер в ПФР;
• ИНН;
• КПП;
• краткое наименование.

Шаг 2

Вписываем сведения об отчетном периоде и виде отчета. Код отчетного периода — «0».

Шаг 3

Указываем сведения о застрахованных лицах. Третий раздел содержит сведения о количестве застрахованных лиц, в отношении которых подается отчетность.

Шаг 4

Заполнять раздел 4 необходимо при предоставлении СЗВ-ИСХ или СЗВ-КОРР с типом «Особая», а при подаче СЗВ-СТАЖ его не заполняют. В нем отражаются сведения об уплаченных и начисленных страховых взносах.

Шаг 5

Раздел 5 заполняется при подаче сведений о сотрудниках, которые досрочно выходят на пенсию в соответствии со статьей 30 Федерального закона № 400 от 28.12.2013. Подается в сочетании с СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ИСХ.

С учетом правил покажем пример заполнения ОДВ-1 за 2022 год (не забудьте про СЗВ-СТАЖ).

Работодателям понадобится еще один пример заполнения отчета — когда работник подаст заявление о выходе на пенсию.