Как заполнить транспортную накладную

Существуют два бланка — товарно-транспортная накладная и товарная накладная. Обычно при перевозках используют транспортную накладную, но есть обстоятельства, при которых применяют и ТТН. С 1 марта 2022 года вступают в силу изменения в постановление Правительства РФ № 2200 от 21.12.2020 (ПП РФ № 2116 от 30.11.2021). С 01.03.2022 применяется новая форма ТН в 2022 году. В новом бланке надо отражать:

• реквизиты сопроводительных документов;
• стоимость перевозки без налога, налоговую ставку и стоимость вместе с налогом;
• должности и основания для полномочий представителей грузоотправителя и перевозчика.

Это не полный список изменений, бланк новой формы представлен в приложении 4 к постановлению Правительства РФ № 2200 от 21.12.2020. Форма действует до 01.09.2026.

Когда заполняют накладную

Случаи, когда требуется сформировать ТН в 2022 году:

• осуществляется перевозка любым видом транспорта этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции в соответствии со ст. 10.1 ФЗ № 171 от 22.11.1995, разъяснениями Минфина № 03-14-07/29684 от 03.05.2018;
• осуществляется отгрузка, передача покупателю указанной продукции на основании ст. 10.1 ФЗ № 171, разъяснений Росалкогольрегулирования от 08.07.2011.

По требованию контролирующих органов при производстве, отпуске, перемещении алкоголя, спирта, алкогольсодержащей или спиртосодержащей продукции используется форма 1-Т — товарно-транспортная накладная. Бланк и порядок, как правильно заполнять ТТН нового образца, утверждены постановлением Госкомстата № 78. Корректировка унифицированной формы не допускается.

Товарная накладная как первичный документ оформляется при следующих обстоятельствах:

• когда перевозка осуществляется силами привлеченного перевозчика и заключается договор перевозки;
• когда доставка товара осуществляется с участием экспедитора и предусмотрена его обязанность заключить договор перевозки (отправителем является экспедитор).

Если покупатель собственными силами на условиях самовывоза вывозит товар со склада поставщика без привлечения перевозчика, то услуги по перевозке не оказываются и необходимости в ТН нет.

Товарно-транспортную накладную обязательно формируют при перевозке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. По действующим правилам ТТН на песок или другой груз (если это не алкоголь) не требуется. В товарном разделе ТТН отражают сведения из отгрузочных документов, например ТОРГ-12. Если алкогольную продукцию перевозят между своими подразделениями, то основной для формирования ТТН служит ТОРГ-13.

В транспортном разделе ТТН показывают информацию о перевозчике, автомобиле, водителе и товарной партии. Приведем пример в ТТН номера контейнера:

Поля для расчета стоимости транспортировки в ТТН обычно не заполняют.

Кто оформляет ТН

ТН заполняется предприятием, осуществляющим отгрузку алкоголя или спирта. Это правило актуально, даже если перевозка осуществляется от одного склада организации до другого (разъяснения Росалкогольрегулирования № 2148/03-04 от 31.01.2017). Форму составляет сотрудник, в должностные обязанности которого входит заполнение сопроводительной документации. В некоторых сервисах в интернете есть возможность заполнить ТТН онлайн бесплатно: достаточно ввести актуальные данные.

ТН заполняется при составлении договора с перевозчиком — организацией, осуществляющей поставку. Бланк оформляет менеджер по закупкам, бухгалтер, экспедитор.

Можно ли использовать один бланк для нескольких перевозок

Современные технологии позволяют составлять сложные схемы поставок. Но контролирующие органы рекомендуют использовать одну ТН для одной партии товара, одного вида транспортировки между одним отправителем и одним получателем. Например, если грузовик развозит партии разным поставщикам по разным складам, то следует оформить ТН на каждого получателя и склад.

На каждый автомобиль и каждую партию составляется отдельная ТН.

Правила заполнения

Вот как заполнять транспортную накладную, которая действует до 01.03.2022:

1. Документ заполняется тремя лицами: отправителем, получателем и перевозчиком, некоторые пункты заполняет водитель.
2. Пункты 1–6 и 16 заполняются грузоотправителем (это данные организации-поставщика, получателя, наименование товара, перечень сопроводительных документов, особые указания отправителя, «прием товара»), он ставит дату заполнения и подписи.
3. Перевозчик по согласованию с отправителем определяет условия транспортировки, заполняет свою часть — пункты 8–11, 13, 15, 16 (данные об условиях транспортировки, перевозчике, ТС, стоимости услуг, порядке расчетов). Он ставит дату заполнения и подписывает документ.
4. При транспортировке опасного, крупногабаритного, тяжеловесного груза отправитель указывает маршрут, данные о разрешительных документах.
5. Водитель заполняет пункты «Прием товара», «Сдача товара» (6 и 7), «Стоимость услуг...» (15). При необходимости заполняются пункты о переадресовке и изменении условий перевозки (12 и 14).
6. Грузополучатель заполняет часть ТН под названием «Сдача товара» (7).
7. Отсутствие информации в графе отражается в виде прочерка, пустыми графы оставлять не надо.
8. Если условия транспортировки в пункте 8 не определены, то применяются общие условия, изложенные в законодательстве.
9. Составляется 3 экземпляра для каждой из сторон — для грузоотправителя, грузополучателя, грузоперевозчика. Все они являются оригиналами с одинаковой силой.
10. Подписи ставят уполномоченные лица, исправления заверяются этими же лицами.

Правила заполнения ТН нового образца (с 01.03.2022) закреплены в разделе 9 ПП РФ № 2200 (в ред. ПП РФ № 2116 от 30.11.2021). Они состоят из 15 пунктов. Основные моменты заполнения:

1. Все пункты бланка обязательны для заполнения, за исключением тех, где есть пометка «при необходимости».
2. Юридические лица в качестве идентифицирующих реквизитов указывают: полное наименование, ИНН, адрес места нахождения, номер телефона. Физлица: Ф.И.О., ИНН или серия, номер, дата выдачи водительского удостоверения (для водителей), номер телефона.
3. Раздел 1 заполняется в отношении грузоотправителя, являющегося стороной договора перевозки груза.
4. Раздел 1а заполняется при наличии договора на выполнение услуг по организации перевозки груза, если грузоотправителем является исполнитель услуг. Вписываются реквизиты такого договора.
5. Раздел 2 заполняют для грузополучателя. Указывается информация о месте доставки груза.
6. В 3-м блоке отражаются сведения о грузе.
7. В блоке 4 приводятся данные о сопроводительных документах на груз (при их наличии).
8. В 5-й блок вносят указания по маршруту, срокам доставки, об ограничениях скорости движения, особенностях перевозки для конкретного товара и др.
9. В разделе 6 прописывают все про перевозчика — организацию или ИП, которая занимается транспортировкой грузов.
10. В разделе 7 указывают транспортное средство. Обязательно определяют тип владения автомобилем.
11. В разделе 8 показывают, как и когда состоится прием грузов.
12. В 9-й части отражают сведения о переадресовке, если ее производили. Эту часть заполняет перевозчик.
13. В 10-й части отражают фактическую выдачу грузовой партии.
14. В 11-й части при необходимости вносятся отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков.
15. В 12-м разделе рассчитывается стоимость перевозки. Эту часть заполняют, если ТН используют как первичный документ бухучета.

Печати не предусмотрены формой ТН. Отсутствие печати никакой ответственности не несет, но и ее наличие — тоже не ошибка.

А это образец заполнения бланка ТТН по форме 1-Т на алкогольную продукцию.

Если организация не пользуется печатью, то ее оттиск в форме 1-Т необязателен.

Это далеко не полный порядок заполнения, но даже из него понятно, что бланк стал сложнее для оформления. В нем появились новые графы для подтверждающих документов. Изменение ТН направлено на упрощение прослеживаемости перевозки грузов.