Как заполнить транспортную накладную

Существуют два бланка — товарно-транспортная накладная и транспортная накладная. Обычно при перевозках используют ТН, но есть обстоятельства, при которых применяют и ТТН. С 31.01.2023 вступили в силу изменения в Постановление Правительства РФ № 2200 от 21.12.2020 (в редакции Постановления Правительства РФ № 2552 от 30.12.2022). Форма ТН установлена в приложении 4 к ПП РФ № 2200, она действует до 01.09.2026. В этом бланке надо отражать:

• реквизиты сопроводительных документов;
• стоимость перевозки без налога, налоговую ставку и стоимость вместе с налогом;
• должности и основания для полномочий представителей грузоотправителя и перевозчика.

Это не полный список реквизитов, вот как выглядит форма со всеми реквизитами:

Когда заполняют транспортную накладную

Случаи, когда требуется сформировать ТН в 2024 году:

• осуществляется перевозка любым видом транспорта этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции в соответствии со ст. 10.1 ФЗ № 171 от 22.11.1995, разъяснениями Минфина № 03-14-07/29684 от 03.05.2018;
• осуществляется отгрузка, передача покупателю указанной продукции на основании ст. 10.1 ФЗ № 171, разъяснений Росалкогольрегулирования от 08.07.2011.

По требованию контролирующих органов, при производстве, отпуске, перемещении алкоголя, спирта, алкогольсодержащей или спиртосодержащей продукции используется форма 1-Т — товарно-транспортная накладная. Бланк и порядок, как правильно заполнять ТТН нового образца, утверждены Постановлением Госкомстата № 78. Корректировка унифицированной формы не допускается.

Товарная накладная как первичный документ оформляется при следующих обстоятельствах:

• когда перевозка осуществляется силами привлеченного перевозчика и заключается договор перевозки;
• когда доставка товара осуществляется с участием экспедитора и предусмотрена его обязанность заключить договор перевозки (отправителем является экспедитор).

Если покупатель собственными силами на условиях самовывоза вывозит товар со склада поставщика без привлечения перевозчика, то услуги по перевозке не оказываются и необходимости в ТН нет.

Товарно-транспортную накладную обязательно формируют при перевозке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. По действующим правилам, ТТН на песок или другой груз (если это не алкоголь) не требуется. В товарном разделе ТТН отражают сведения из отгрузочных документов, например, ТОРГ-12. Если алкогольную продукцию перевозят между своими подразделениями, то основой для формирования ТТН служит ТОРГ-13.

В транспортном разделе ТТН показывают информацию о перевозчике, автомобиле, водителе и товарной партии. Приведем пример в ТТН номера контейнера:

Поля для расчета стоимости транспортировки в ТТН обычно не заполняют.

Кто оформляет транспортную накладную

ТН заполняется предприятием, осуществляющим отгрузку алкоголя или спирта. Это правило актуально, даже если перевозка осуществляется от одного склада организации до другого (разъяснения Росалкогольрегулирования № 2148/03-04 от 31.01.2017). Форму составляет сотрудник, в должностные обязанности которого входит заполнение сопроводительной документации. В некоторых сервисах в интернете есть возможность заполнить ТТН онлайн бесплатно: достаточно ввести актуальные данные.

ТН заполняется при составлении договора с перевозчиком — организацией, осуществляющей поставку. Бланк оформляет менеджер по закупкам, бухгалтер, экспедитор.

Можно ли использовать один бланк транспортной накладной для нескольких перевозок

Современные технологии позволяют составлять сложные схемы поставок. Но контролирующие органы рекомендуют использовать одну ТН для одной партии товара, одного вида транспортировки между одним отправителем и одним получателем. Например, если грузовик развозит партии разным поставщикам по разным складам, то следует оформить ТН на каждого получателя и склад.

На каждый автомобиль и каждую партию составляется отдельная ТН.

Правила заполнения транспортной накладной

Правила заполнения ТН закреплены в разделе 9 ПП РФ № 2200 (в ред. ПП РФ № 2552 от 30.12.2022). Они состоят из 15 пунктов. Основные моменты заполнения:

1. Все пункты бланка обязательны для заполнения, за исключением тех, где есть пометка «при необходимости».
2. Юридические лица в качестве идентифицирующих реквизитов указывают: полное наименование, ИНН, адрес места нахождения, номер телефона. Физлица: Ф.И.О., ИНН или серия, номер, дата выдачи водительского удостоверения (для водителей), номер телефона.
3. Раздел 1 заполняется в отношении грузоотправителя, являющегося стороной договора перевозки груза.
4. Раздел 1а заполняется при наличии договора на выполнение услуг по организации перевозки груза, если грузоотправителем является исполнитель услуг. Вписываются реквизиты такого договора.
5. Раздел 2 заполняют для грузополучателя. Указывается информация о месте доставки груза.
6. В 3-м блоке отражаются сведения о грузе.
7. В блоке 4 приводятся данные о сопроводительных документах на груз (при их наличии).
8. В 5-й блок вносят указания по маршруту, срокам доставки, об ограничениях скорости движения, особенностях перевозки для конкретного товара и др.
9. В разделе 6 прописывают все про перевозчика — организацию или ИП, которая занимается транспортировкой грузов.
10. В разделе 7 указывают транспортное средство. Обязательно определяют тип владения автомобилем.
11. В разделе 8 показывают, как и когда состоится прием грузов.
12. В 9-й части отражают сведения о переадресовке, если ее производили. Эту часть заполняет перевозчик.
13. В 10-й части отражают фактическую выдачу грузовой партии.
14. В 11-й части при необходимости вносятся отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков.
15. В 12-м разделе рассчитывается стоимость перевозки. Эту часть заполняют, если ТН используют как первичный документ бухучета.

Печати не предусмотрены формой ТН. Отсутствие печати никакой ответственности не несет, но и ее наличие — тоже не ошибка.

А это образец заполнения бланка ТТН по форме 1-Т на алкогольную продукцию:

Если организация не пользуется печатью, то ее оттиск в форме 1-Т необязателен.

Это далеко не полный порядок заполнения, но даже из него понятно, что бланк не так прост для оформления. В нем есть графы для подтверждающих документов. Основная цель изменений ТН — упрощение прослеживаемости перевозки грузов.