Как заполнять новый ежемесячный отчет СЗВ-ТД: пошаговая инструкция

Отмена формы СЗВ-ТД с 2023 года

С 1 января 2023 года ПФР и ФСС объединили в единый Соцфонд. Это повлекло изменения по отчетности. Сразу пять отчетных форм (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, ДСВ-3 и 4-ФСС) заменили одним отчетом ЕФС-1.

По форме СЗВ-ТД последний раз отчитываемся за декабрь 2022 года в срок до 16.01.2023. После этого СЗВ-ТД сдавать не нужно. Данные подавайте в составе ЕФС-1.

Форма СЗВ-ТД в 2022 году

Пенсионный фонд России уточнил форму и правила заполнения отчета по форме СЗВ-ТД Постановлением Правления ПФ РФ от 21.04.2022 № 62п. Большинство правок носят технический характер, а в инструкции, как заполнить СЗВ-ТД при приеме сотрудника в 2022 году или при принятии иного кадрового решения, изменений практически нет. Но пользоваться старым бланком с 19 августа запрещено. В противном случае работодателей ждет штраф.

Особенный бланк для государственных служащих

Минтруд России Приказом № 533н от 24.08.2020 утвердил особый порядок направления в ПФР сведений о трудовой деятельности лиц, которые служат:

• в таможенных органах;
• в органах МВД;
• в федеральной противопожарной службе;
• в уголовно-исполнительной системе;
• в органах принудительного исполнения;
• в Следственном комитете РФ.

Отчет СЗВ-ТД на таких сотрудников предоставляется в ПФР всего один раз — при их увольнении. Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения) или документов, подтверждающих прекращение профессиональной деятельности. Работодателей обязали передавать в ПФР только некоторые сведения:

• дату приема (поступления) на службу;
• дату увольнения со службы (прекращения, окончания контракта, договора);
• основание прекращения профессиональной служебной деятельности;
• сведения о подаче заявления о продолжении ведения трудовой книжки (либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности).

На силовиков СЗВ-ТД при приеме на работу не заполняется.

Сроки и формат подачи отчетности СЗВ-ТД

С 01.01.2020 Федеральным законом № 436-ФЗ от 16.12.2019 введена в действие новая персонифицированная форма отчетности в Пенсионный фонд — СЗВ-ТД. Сдавать его следует всем, у кого есть сотрудники, работающие по трудовым договорам. В законе нет оговорок, нужно ли сдавать СЗВ-ТД на внешних совместителей, а значит, сведения о них тоже передают в ПФР.

В 2022 году по-прежнему надо подавать:

• информацию о приеме и увольнении сотрудников — в день или на следующий день после принятия соответствующего решения;
• данные о подаче заявления о переходе на электронную трудовую книжку или переводе человека на другую постоянную работу — не позже 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Как подавать персонифицированную отчетность в ПФР

Что касается способа, как отправить отчет СЗВ-ТД, то с 01.01.2022 электронный тип пересылки предусмотрен для работодателей, у которых более 10 работников.

Заполняют форму с помощью софта, предоставляемого ПФР (саму программу и инструкцию, как работать в программе ПУ-6 для заполнения формы СЗВ-ТД, легко найти на официальном сайте Пенсионного фонда) или поставщиками программ для автоматизации бухгалтерского и кадрового учета (1С), подписывают ЭЦП и передают по защищенным каналам связи.

По какой форме отчитываться

В 2022 г. действует форма СЗВ-ТД, утвержденная Постановлением правления ПФ № 730п от 25.12.2019, в редакции Постановления от 21.04.2022 № 62п. Действующий бланк, утвержденный для отчетности с 19.08.2022, выглядит так:

Введены сразу два варианта отчета:

• форма СЗВ-ТД — для передачи данных о трудовой деятельности работников в Пенсионный фонд;
• форма СТД-Р — для предоставления сведений о трудовой деятельности гражданина по запросу самого трудящегося либо в связи с увольнением сотрудника.

Но отчетной является только форма СЗВ-ТД, а справку СТД-Р обязаны выдавать работодатели вместо бумажной трудовой книжки. Ее утвердило Министерство труда Приказом № 23н от 20.01.2020.

В компаниях не всегда понимают, кто сдает отчет СЗВ-ТД, — бухгалтер или кадровик, но однозначно ответить на этот вопрос сложно. Правильно сказать, что отчетность готовит и отправляет в Пенсионный фонд тот работник, которого уполномочили совершать такие действия. В некоторых организациях этим занимается кадровик, в других — бухгалтер.

Нюансы оформления персонифицированного отчета

Подробные указания по подготовке СЗВ-ТД содержатся в приложении 2 к Постановлению правления ПФ № 730п от 25.12.2019, и трудностей у специалистов не возникнет: это стандартный отчет, в который вписывают данные из официальных документов.

Единственная сложность — понять, как правильно заполнить форму СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности работников», чтобы не допустить ошибок. Как заявлено в п. 2.5 Федерального закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 (ред. от 16.12.2019) и п. 1.7 порядка заполнения, сведения подают обо всех сотрудниках, кто принят, переведен или уволен в течение месяца. Обратите внимание, что образец СЗВ-ТД на нескольких сотрудников отсутствует, его не существует.

Из нюансов оформления:

• чиновники требуют не ставить знаки «№» и «N», когда вы вписываете номер приказа о каком-либо кадровом мероприятии;
• даты ставим в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• запрещено заполнять отчет красными и зелеными чернилами, если вы сдаете его на бумаге. Обратите внимание, что пример заполнения отчета СЗВ-ТД оформлен в черном цвете, это не запрещено, как и в синем;
• для сверки некоторых данных даются так называемые контрольные соотношения:
  • ИНН физлица — 10 символов + 2 прочерка;
  • ИНН организации — 12 символов;
  • КПП — 9 символов;
  • формат СНИЛС — XXX-XXX-XXX CC или XXX-XXX-XXX-CC;
  • если каких-то данных нет, допустимо оставлять пустые строки, но предпочтительнее ставить прочерки, чтобы отчет приняли.

Еще одна важная таблица, без которой сложно заполнить отчет, содержит коды, обозначающие возможные виды кадровых решений.

Применение кодов выполняемой функции

Основную проблему при заполнении формы СЗВ-ТД с 01.07.2021 вызывает поиск и указание кодов выполняемых работниками функций. Искать их необходимо в Общероссийском классификаторе занятий (введен в действие Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст), а указывать — в графе 6 отчета.

Ориентироваться при выборе кода следует не только на занимаемую должность, но и на выполняемый сотрудником вид работы (п. 2.5.5 порядка, утвержденного Постановлением правления ПФР от 25.12.2019 № 730п). Если у сотрудника много обязанностей, указывают тот вид работ, который он выполняет чаще всего.

Неправильный выбор кода выполняемой функции является ошибкой. За это привлекут к административной ответственности по статье 15.33.2 КоАП РФ. Размер штрафа для должностного лица — от 300 до 500 рублей за каждую выявленную ошибку.

Пошаговая инструкция по заполнению СЗВ-ТД

Разберем пошагово образец заполнения СЗВ-ТД при приеме на работу в 2022 году, если с сотрудником заключили трудовой договор 15 сентября.

Шаг 1

Вносим основные реквизиты организации-работодателя:

• общие регистрационные данные;
• наименование страхователя.

Шаг 2

Заполняем данные о работнике:

• фамилию и имя записывают обязательно;
• если у человека по документам нет отчества, допустимо в строке поставить прочерк;
• дата рождения и СНИЛС — обязательные для заполнения поля.

Шаг 3

Вписываем информацию о том, согласен работник перейти на ведение электронной трудовой книжки или решил сохранить бумажную. Указываем период, за который подаем отчет.

Шаг 4

Переходим к табличной части и заполняем по порядку каждую графу:

• цифры по порядку от 1 до нужного количества по числу кадровых перестановок;
• следующая графа — дата, когда произошли изменения;
• столбец 3 — вид изменения, чиновники разрешают использовать либо цифровое значение (из таблицы), либо конкретное слово;
• графа 4 носит название «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение», и в нее не всегда заносят все сведения. Чиновники уточнили, где брать вид поручаемой работы в СЗВ-ТД, — из Общероссийского классификатора занятий (Приказ Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст). Иногда за выполнение определенных работ положены льготы либо для них введены ограничения, и ПФР следует поставить в известность об этих нюансах. В отношении государственных и муниципальных служащих указывают код должности по соответствующему реестру должностей;
• столбец 5 заполняется на основании Общероссийского классификатора занятий;
• графы 6-9 касаются сведений об увольнении, в остальных случаях в них ставят прочерки;
• последняя графа (10) заполняется, если страхователю требуется отменить ранее сделанную запись. Для этого заполняют форму с первоначальными данными, в графе 10 ставит знак «Х», а в следующей строке указывают корректные сведения (п. 2.6 и 2.7 порядка заполнения).

Шаг 5

Подписываем и ставим дату отправки.

Если отчет сдается с помощью операторов ЭДО СБИС или Контур, заполнить онлайн бланк СЗВ-ТД удобно прямо на сайте, по размещенным там же инструкциям.

Наказание за нарушения

01.01.2021 вступил в силу п. 8 ст. 1 Федерального закона № 90-ФЗ от 01.04.2020, который ввел конкретные санкции по статье 15.33.2 КоАП РФ, — предупреждение или штраф для должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей. Аналогичный штраф введен, к примеру, за несдачу отчета по форме СЗВ-М, который тоже относится к персонифицированной отчетности. Но в отличие от СЗВ-М, отчет СЗВ-ТД играет большую роль и для граждан, поэтому, возможно, за передачу некорректных сведений с работодателями будут даже судиться.

Нормативная база для перехода на электронные трудовые книжки

С 01.01.2020 в России введена законодательная база для перевода всех трудовых книжек работников в цифровой формат. Поправки предусмотрены в нескольких нормативных актах:

• Федеральный закон № 439-ФЗ от 16.12.2019 предусматривает в Трудовом кодексе РФ правила ведения электронной базы, куда попадут сведения о трудовой деятельности и стаже работника. В нем же заявлено, что все данные соберет Пенсионный фонд, а граждане смогут получить нужную информацию не только у работодателей, но и через кабинеты на портале Госуслуги и даже через МФЦ;
• Федеральный закон № 436-ФЗ от 16.12.2019 уточняет, что новая форма отчетности в Пенсионный фонд — СЗВ-ТД — вводится в действие 01.01.2020, впервые отчитываться по ней следовало за январь, а в дальнейшем — по необходимости, т. е. за месяц, в котором произошли кадровые изменения;
• Федеральный закон № 90-ФЗ от 01.04.2020 — последний из пакета документов, который правительство подготовило для перехода на электронные трудовые книжки. Он касается ответственности для работодателей, нарушивших сроки или правила отчетности.