Как заполнять новый ежемесячный отчет СЗВ-ТД: пошаговая инструкция

За 2020 год отчет разрешили не сдавать

Пенсионный фонд России напомнил работодателям, что в силу п. 1.7 постановления Правления ПФ РФ №730п от 25.12.2019 работодатели обязаны направить сведения о трудовой деятельности работников по состоянию на 01.01.2020 не позднее 15.02.2021 в случае отсутствия в течение 2020 года у зарегистрированного лица кадровых мероприятий и (или) заявления о способе ведения трудовой книжки. Если же в течение 2020 года сведения о работнике передавались, работодателю необязательно дублировать их в годовой форме.

Далее СЗВ-ТД следует направлять в ПФР:

• в случае приема на работу или увольнения работника — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего распоряжения (приказа);
• в остальных случаях (при переводе, присвоении квалификации, переходе на электронную трудовую книжку, изменении названия работодателя) — не позднее 15-го числа следующего месяца.

Новая форма с 2021 года

Пенсионный фонд России изменил постановлением правления ПФР №769п от 27.10.2020 форму и порядок заполнения отчета СЗВ-ТД. В соответствии с опубликованным документом новый бланк потребуется с 01.07.2021, когда постановление вступит в силу. Важных изменений несколько:

• новая графа «Работа в районах Крайнего Севера/Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера» — она потребуется при наличии работников, осуществляющих трудовую функцию в указанной местности, в ней проставляется код РКС или МКС;
• новый раздел «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь» — он потребуется правопреемнику прежнего страхователя для предоставления или исправления данных, которые предшествующий страхователь предоставил до снятия с учета.

Изменилась инструкция по заполнению СЗВ-ТД. В графе «Код выполняемой функции (при наличии)» после изменений код станет пятизначным в формате ХХХХ.Х, где:

• первые 4 цифры — код наименования группы занятий по Общероссийскому классификатору;
• пятая цифра — контрольное число.

Сейчас это семизначный код, который не требовалось указывать до конца 2020 года, но необходимо в первые 6 месяцев 2021.

Особенный бланк для государственных служащих

Минтруд России приказом №533н от 24.08.2020 утвердил особый порядок направления в ПФР сведений о трудовой деятельности лиц, которые служат:

• в таможенных органах;
• в органах МВД;
• в федеральной противопожарной службе;
• в уголовно-исполнительной системе;
• в органах принудительного исполнения;
• в Следственном комитете РФ.

Отчет СЗВ-ТД на таких сотрудников предоставляется в ПФР всего один раз — при их увольнении. Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения) или документов, подтверждающих прекращение профессиональной деятельности. Работодателей обязали передавать в ПФР только некоторые сведения:

• дату приема (поступления) на службу;
• дату увольнения со службы (прекращения, окончания контракта, договора);
• основание прекращения профессиональной служебной деятельности;
• сведения о подаче заявления о продолжении ведения трудовой книжки (либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности).

Сроки и формат подачи отчетности СЗВ-ТД

С 01.01.2020 федеральным законом №436-ФЗ от 16.12.2019 введена в действие новая персонифицированная форма отчетности в Пенсионный фонд — СЗВ-ТД. Сдавать его следует всем, у кого есть сотрудники, работающие по трудовым договорам. В законе нет оговорок, нужно ли сдавать СЗВ-ТД на внешних совместителей, а значит, сведения о них тоже передают в ПФР.

Власти обещали работодателям переходный период: в 2020 году информацию надо подавать ежемесячно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным, а потом — на следующий день после принятия кадрового решения. Из-за пандемии коронавирусной инфекции и введения режима самоизоляции переходный период сократился почти на 7 месяцев. Уже с 09.04.2020 постановлением правительства №460 от 08.04.2020 работодателей обязали сдавать СЗВ-ТД на следующий день после приема на работу или увольнения сотрудника. В постановлении правительства №590 от 26.04.2020 разъяснено, как заполнить СЗВ-ТД первый раз, и прочие нюансы оформления. Из постановления следует, что:

• информацию о приеме и увольнении сотрудников работодатели подают на следующий день после принятия соответствующего решения;
• когда данные касаются подачи заявления о переходе на электронную трудовую книжку или перевода человека на другую постоянную работу, отчет формируют не позже 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Как подавать персонифицированную отчетность в ПФР

Что касается способа, как отправить отчетность, электронный тип пересылки придется использовать работодателям, у которых более 25 работников.

Как перейти на электронные трудовые книжки

Правильно организовать работу с электронными трудкнижками и составить все необходимые документы поможет видеосеминар от экспертов КонсультантПлюс. Перейдите по ссылке ниже, чтобы получить бесплатный доступ к нему.

Получить доступ ко всем материалам КонсультантПлюс на 2 дня

По какой форме отчитываться

В период с 01.01.2021 по 01.07.2021 действует форма СЗВ-ТД, утвержденная постановлением правления ПФ №730п от 25.12.2019, которое вступило в силу 04.02.2020.

Бланк, утвержденный чиновниками в окончательном варианте:

Введены сразу два варианта отчета:

• форма СЗВ-ТД — для передачи данных о трудовой деятельности работников в Пенсионный фонд;
• форма СТД-Р — для предоставления сведений о трудовой деятельности гражданина по запросу самого трудящегося либо в связи с увольнением сотрудника.

Но отчетной является только форма СЗВ-ТД, а справку СТД-Р обязаны выдавать работодатели вместо бумажной трудовой книжки. Ее утвердило Министерство труда приказом №23н от 20.01.2020. Бланк выглядит так:

В компаниях не всегда понимают, кто сдает отчет СЗВ-ТД — бухгалтер или кадровик, но однозначно ответить на этот вопрос сложно. Правильно сказать, что отчетность готовит и отправляет в Пенсионный фонд тот работник, которого уполномочили совершать такие действия. В некоторых организациях этим занимается кадровик, в других — бухгалтер.

Нюансы оформления персонифицированного отчета

Подробные указания по заполнению СЗВ-ТД содержатся в приложении 2 к постановлению правления ПФ №730п от 25.12.2019, и трудностей у специалистов не возникнет: это стандартный отчет, в который вписывают данные из официальных документов.

Единственная сложность — понять, как заполнить первый раз СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности работников», чтобы не допустить ошибок. Как заявлено в п. 2.5 федерального закона №27-ФЗ от 01.04.1996 (ред. от 16.12.2019) и п. 1.7 порядка заполнения, в первый раз подают сведения обо всех сотрудниках по состоянию на 01.01.2020 и о тех, кто принят, переведен или уволен в течение января. В последующем подают данные только по тем лицам, в отношении которых в отчетном месяце производились какие-либо кадровые мероприятия. Обратите внимание, что образец СЗВ-ТД на нескольких сотрудников отсутствует, его не существует.

Из нюансов оформления:

• чиновники требуют не ставить знаки «№» и «N», когда вы вписываете номер приказа о каком-либо кадровом мероприятии;
• даты ставим в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• запрещено заполнять отчет красными и зелеными чернилами, если вы сдаете его на бумаге;
• для сверки некоторых данных даются так называемые контрольные соотношения:
  • ИНН физлица — 10 символов + 2 прочерка;
  • ИНН организации — 12 символов;
  • КПП — 9 символов;
  • формат СНИЛС — XXX-XXX-XXX CC или XXX-XXX-XXX-CC;
  • если каких-то данных нет, допустимо оставлять пустые строки, но лучше ставить прочерки, чтобы отчет приняли.

Еще одна важная таблица, без которой сложно заполнить отчет, содержит коды, обозначающие возможные виды кадровых решений.

Пошаговая инструкция: как заполнять отчет СЗВ-ТД

Разберем пошагово образец СЗВ-ТД при увольнении, если сотрудник уволился в январе 2021.

Шаг 1

Вносим основные реквизиты организации-работодателя:

• общие регистрационные данные;
• наименование страхователя.

Шаг 2

Заполняем данные о работнике:

• фамилию и имя записывают обязательно;
• если у человека по документам нет отчества, допустимо в строке поставить прочерк;
• дата рождения и СНИЛС — обязательные для заполнения поля.

Шаг 3

Вписываем информацию о том, согласен работник перейти на ведение электронной трудовой книжки или решил сохранить бумажную. Указываем период, за который подаем отчет.

Шаг 4

Переходим к табличной части и заполняем по порядку каждую графу:

• цифры по порядку от 1 до нужного количества по числу кадровых перестановок;
• следующая графа — дата, когда произошли изменения;
• столбец 3 — вид изменения; чиновники разрешают использовать либо цифровое значение (из таблицы), либо конкретное слово;
• графа 4 носит название «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение», и в нее не всегда заносят все сведения;

• столбец 5 заполняется только при наличии кода;
• графы 6–9 касаются сведений об увольнении, в остальных случаях в них ставят прочерки;
• последняя графа (10) заполняется, если страхователю требуется отменить ранее сделанную запись; для этого заполняют форму с первоначальными данными, в графе 10 ставит знак «Х», а в следующей строке указывают корректные сведения (п. 2.6 и 2.7 порядка заполнения).

Шаг 5

Подписываем и ставим дату отправки.

Наказание за нарушения

01.01.2021 вступил в силу п. 8 ст. 1 федерального закона №90-ФЗ от 01.04.2020, который ввел конкретные санкции — предупреждение или штраф для должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей. Аналогичный штраф введен, к примеру, за несдачу отчета по форме СЗВ-М, который тоже относится к персонифицированной отчетности. Но в отличие от СЗВ-М, отчет СЗВ-ТД играет большую роль и для граждан, поэтому, возможно, за передачу некорректных сведений с работодателями будут даже судиться.

Переход на электронные трудовые книжки

С 01.01.2020 в России введена законодательная база для перевода всех трудовых книжек работников в цифровой формат. Поправки предусмотрены в нескольких нормативных актах:

1. Федеральный закон №439-ФЗ от 16.12.2019 предусматривает в Трудовом кодексе РФ правила ведения электронной базы, куда попадут сведения о трудовой деятельности и стаже работника. В нем же заявлено, что все данные соберет Пенсионный фонд, а граждане смогут получить нужную информацию не только у работодателей, но и через кабинеты на портале «Госуслуги» и даже через МФЦ.
2. Федеральный закон №436-ФЗ от 16.12.2019 уточняет, что новая форма отчетности в Пенсионный фонд — СЗВ-ТД — вводится в действие 01.01.2020, впервые отчитываться по ней следовало за январь, а в дальнейшем — по необходимости, т. е. за месяц, в котором произошли кадровые изменения.
3. Федеральный закон №90-ФЗ от 01.04.2020 — последний из пакета документов, который правительство подготовило для перехода на электронные трудовые книжки. Он касается ответственности для работодателей, нарушивших сроки или правила отчетности.