Как заполнять новый ежемесячный отчет СЗВ-ТД: пошаговая инструкция

Новая форма с 2021 года

Пенсионный фонд России изменит форму и порядок заполнения отчета СЗВ-ТД. В соответствии с опубликованным проектом новый бланк потребуется с 01.01.2021. Важных изменений несколько:

• новая графа «Работа в районах Крайнего Севера/Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера» — она потребуется при наличии работников, осуществляющих трудовую функцию в указанной местности, в ней проставляется код: РКС или МКС;
• новый раздел «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь» — он потребуется правопреемнику прежнего страхователя для предоставления или исправления данных, которые предшествующий страхователь предоставил до снятия с учета.

Изменятся правила заполнения графы «Код выполняемой функции (при наличии)». Сейчас это семизначный код, который не требуется указывать до конца 2020 года. После изменений код станет пятизначным в формате ХХХХ.Х, где:

• первые 4 цифры — код наименования группы занятий по Общероссийскому классификатору;
• пятая цифра — контрольное число.

Особенный бланк для государственных служащих

Минтруд России приказом №533н от 24.08.2020 утвердил особый порядок направления в ПФР сведений о трудовой деятельности лиц, которые служат:

• в таможенных органах;
• в органах МВД;
• в федеральной противопожарной службе;
• в уголовно-исполнительной системе;
• в органах принудительного исполнения;
• в Следственном комитете РФ.

Отчет СЗВ-ТД на таких сотрудников представляется в ПФР всего один раз — при их увольнении. Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения) или документов, подтверждающих прекращение профессиональной деятельности. При этом сообщить ПФР нужно только некоторые сведения:

• дату приема (поступления) на службу;
• дату увольнения со службы (прекращения, окончания контракта, договора);
• основание прекращения профессиональной служебной деятельности;
• сведения о подаче заявления о продолжении ведения трудовой книжки (либо о представлении сведений о трудовой деятельности).

Сроки и формат подачи отчетности

С 01.01.2020 Федеральным законом №436-ФЗ от 16.12.2019 вводится в действие новая форма отчетности в Пенсионный фонд — СЗВ-ТД. Впервые отчитываться по ней работодателям следовало за январь 2020 года.

Поскольку новый отчет относится к персонифицированному учету, сдавать его следует всем, у кого есть сотрудники, работающие по трудовым договорам. В законе нет оговорок, нужно ли сдавать СЗВ-ТД на внешних совместителей, а значит, сведения о них тоже передают в ПФР.

На стадии обсуждения, когда сдавать первый раз СЗВ-ТД, власти обещали работодателям переходный период: в 2020 году информацию надо подавать ежемесячно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным, а потом — на следующий день после принятия кадрового решения. Чиновники решили, что работодателям удобно, если установленные сроки сдачи отчетности СЗВ-ТД в 2020 году совпадут с датами подачи иной отчетности персонифицированного учета. С 01.01.2021 должно вступить в силу дополнительное требование: в случае приема или увольнения сотрудника работодатель обязан уведомить об этом ПФР не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.

Из-за пандемии коронавирусной инфекции и введения режима самоизоляции переходный период сократился почти на 7 месяцев. Уже с 09.04.2020 постановлением правительства №460 от 08.04.2020 предусмотрена обязанность работодателей сдавать СЗВ-ТД на следующий день после приема на работу или увольнения сотрудника. Дополнительные особенности сдачи указаны и в постановлении правительства №590 от 26 апреля 2020 года. Из него следует, что:

• информацию о приеме и увольнении сотрудников работодатели подают на следующий день после принятия соответствующего решения;
• когда данные касаются подачи заявления о переходе на электронную трудовую книжку или перевода человека на другую постоянную работу, отчет формируют не позже 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Что касается способа, как отправить отчетность, электронный тип пересылки придется использовать работодателям, у которых более 25 работников.

Как перейти на электронные трудовые книжки

Правильно организовать работу с электронными трудкнижками и составить все необходимые документы поможет видео-семинар от экспертов КонсультантПлюс. Перейдите по ссылке ниже, чтобы получить бесплатный доступ к нему.

Получить доступ ко всем материалам КонсультантПлюс на 2 дня

По какой форме отчитываться

В Пенсионном фонде давно разработали бланк отчета и дали ему название, но процедура утверждения нормативных актов небыстрая, поэтому официально форму утвердили постановлением правления ПФ №730п от 25.12.2019, которое вступило в силу 04.02.2020.

Бланк, утвержденный чиновниками в окончательном варианте:

Напомним, что ПФР в специальном разделе на официальном сайте ведомства, посвященном электронным трудовым книжкам, заявлял о введении сразу двух вариантов отчета:

• форма СЗВ-ТД — для передачи данных о трудовой деятельности работников в Пенсионный фонд за январь 2020 года и последующие месяцы;
• форма СТД-Р — для предоставления сведений о трудовой деятельности гражданина по запросу самого трудящегося либо в связи с увольнением сотрудника.

Но последние новости о новом ежемесячном отчете в ПФР по работникам с 2020 года касаются только формы СЗВ-ТД, а форму СТД-Р, которую обязаны выдавать работодатели вместо бумажной трудовой книжки, официально утвердило Министерство труда приказом №23н от 20.01.2020. Бланк этой формы выглядит так:

В компаниях не всегда понимают, кто сдает отчет СЗВ-ТД — бухгалтер или кадровик, но однозначно ответить на этот вопрос сложно. Правильно сказать, что отчетность готовит и отправляет в Пенсионный фонд тот работник, которого уполномочили совершать такие действия. В некоторых организациях этим занимается кадровик, в других — бухгалтер.

Порядок заполнения нового отчета

Подробная инструкция по заполнению СЗВ-ТД содержится в приложении 2 к постановлению правления ПФ №730п от 25.12.2019, и трудностей у специалистов не возникнет: это стандартный отчет, в который вписывают данные из официальных документов.

Единственная сложность — понять, как заполнить первый раз СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности работников», чтобы не допустить ошибок. Как заявлено в п. 2.5 Федерального закона №27-ФЗ от 01.04.1996 (ред. от 16.12.2019) и п. 1.7 порядка заполнения, в первый раз подают сведения обо всех сотрудниках по состоянию на 01.01.2020 и о тех, кто принят, переведен или уволен в течение января. В последующем подают данные только по тем лицам, в отношении которых в отчетном месяце производились какие-либо кадровые мероприятия.

Из нюансов:

• чиновники требуют не ставить знаки «№» и «N», когда вы вписываете номер приказа о каком-либо кадровом мероприятии;
• даты ставим в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• запрещено заполнять отчет красными и зелеными чернилами, если вы сдаете его на бумаге;
• для сверки некоторых данных даются так называемые контрольные соотношения:
  • ИНН физлица — 10 символов + 2 прочерка;
  • ИНН организации — 12 символов;
  • КПП — 9 символов;
  • формат СНИЛС — XXX-XXX-XXX CC или XXX-XXX-XXX-CC;
  • если каких-то данных нет, допустимо оставлять пустые строки, но лучше ставить прочерки, чтобы отчет приняли.

Еще одна важная таблица, без которой сложно заполнить отчет, содержит коды, обозначающие возможные виды кадровых решений.

Пошаговая инструкция по заполнению

Покажем образец заполнения нового отчета, если сотрудник уволился в январе 2020.

Шаг 1

Вносим основные реквизиты:

• общие регистрационные данные;
• наименование страхователя.

Шаг 2

Заполняем данные о работнике:

• фамилию и имя записывают обязательно;
• если у человека по документам нет отчества, допустимо в строке поставить прочерк;
• дата рождения и СНИЛС — обязательные для заполнения поля.

Шаг 3

Вписываем информацию о том, согласен работник перейти на ведение электронной трудовой книжки или решил сохранить бумажную. Дополнительно указываем период, за который подаем отчет. В нашем примере пока остаются пустые строки.

Шаг 4

Переходим к табличной части и заполняем по порядку каждую графу:

• цифры по порядку от 1 до нужного количества по числу кадровых перестановок;
• следующая графа — дата, когда произошли изменения;
• столбец 3 — вид изменения; чиновники разрешают использовать либо цифровое значение (из таблицы), либо конкретное слово;
• графа 4 носит название «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение», и в нее не всегда заносят все сведения;

• столбец 5 заполняется только при наличии кода;
• графы 6–9 касаются сведений об увольнении, в остальных случаях в них ставят прочерки;
• последняя графа (10) заполняется, если страхователю требуется отменить ранее сделанную запись; для этого заполняют форму с первоначальными данными, в графе 10 ставит знак «Х», а в следующей строке указывают корректные сведения (п. 2.6 и 2.7 порядка заполнения).

Шаг 5

Останется только подписать и поставить дату отправки.

Наказание за нарушения

Пока чиновники ограничиваются введением предупреждения за несвоевременную сдачу данных или подачу неполных (некорректных) сведений. Это значит, что хотя сроки сдачи отчетности СЗВ-ТД за 2019 год уже истекли, еще можно подать информацию безнаказанно.

Но уже 1 января 2021 года вступает в силу п. 8 ст. 1 Федерального закона №90-ФЗ от 01.04.2020, который вводит конкретные санкции — предупреждение или штраф для должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей. Аналогичный штраф введен, к примеру, за несдачу отчета по форме СЗВ-М, который тоже относится к персонифицированной отчетности. Но в отличие от СЗВ-М отчет СЗВ-ТД играет большую роль и для граждан, поэтому, возможно, за передачу некорректных сведений с работодателями будут даже судиться.

Почему появилась новая отчетность

С 01.01.2020 в России появилась законодательная база для перевода всех трудовых книжек работников в цифровой формат. Поправки предусмотрены в нескольких нормативных актах:

1. Федеральный закон №439-ФЗ от 16.12.2019 предусматривает в Трудовом кодексе РФ правила ведения электронной базы, куда попадут сведения о трудовой деятельности и стаже работника. В нем же заявлено, что все данные соберет Пенсионный фонд, а граждане смогут получить нужную информацию не только у работодателей, но и через кабинеты на портале «Госуслуги» и даже через МФЦ.
2. Федеральный закон №436-ФЗ от 16.12.2019 уточняет, что новая форма отчетности в Пенсионный фонд — СЗВ-ТД — вводится в действие 01.01.2020, впервые отчитываться по ней следовало за январь, а в дальнейшем — по необходимости, т. е. за месяц, в котором произошли кадровые изменения.
3. Федеральный закон №90-ФЗ от 01.04.2020 — последний из пакета документов, который правительство подготовило для перехода на электронные трудовые книжки. Он касается ответственности для работодателей, нарушивших сроки или правила отчетности.