Какие отчеты надо сдавать в Пенсионный фонд

Изменения с 2023 года

С 1 января 2023 года ПФР и ФСС объединили в единый Соцфонд. Это повлекло изменения по отчетности. Сразу пять отчетных форм (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, ДСВ-3 и 4-ФСС) заменили одним отчетом ЕФС-1.

Последний раз отчитываемся по старым формам за 2022 год. Например, СЗВ-М последний раз сдаем за декабрь 2022 года в срок до 16.01.2023, а на бланке СЗВ-СТАЖ нужно передать информацию за 2022 год до 1 марта 2023 года. А вот всю отчетность за 2023 год подаем новой формой ЕФС-1.

Дополнительно изменили бланк СТД-Р и ввели новый отчет СТД-СФР, бланк для которого работодатели получат непосредственно от Соцфонда.

Основные отчеты для ПФР

Любые организации и ИП с наемными работниками обязаны сдавать персонифицированную отчетность в Пенсионный фонд России. Это следует из п. 2.2 и 2.4 ст. 11 Федерального закона № 27 от 01.04.1996. Компания отчитывается за всех сотрудников, которые трудятся у них по трудовым договорам, гражданско-правовым соглашениям, по договорам авторского заказа, лицензионным договорам и т. д.

В общем порядке в ПФР необходимо отчитываться ежемесячно и ежегодно. Но есть некоторые случаи, когда придется сдавать отчетность ежеквартально и в отдельных ситуациях. Есть две категории отчетов для Пенсионного фонда: обязательные, которые отправляют по строго указанному в законе графику (СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М, СЗВ-ТД) и дополнительные (по ситуации).

К дополнительным отчетам для Пенсионного фонда относят:

• СЗВ-К (по запросу от ПФР);
• СТД-Р (по запросу и при увольнении трудящегося);
• ДСВ-3 (при перечислении добровольных страховых взносов за трудящихся в соцфонд);
• СЗВ-КОРР (при необходимости откорректировать уже отравленные сведения);
• СЗВ-ИСХ (по несданным сведениям за период до 2017).

Есть еще один необязательный отчет по льготным профессиям в ПФР (обычно отправляют вместе с формой СЗВ-СТАЖ). Он не регламентируется нормативно-правовыми актами, но ПФР ее требует. Его сдают только те, у кого трудятся работники с вредными и опасными условиями труда. В разных субъектах РФ требования разные, уточнять необходимо на местах.

Ежемесячная отчетность

Каждый месяц работодатель отправляет в Пенсионный фонд два отчета — СЗВ-М и СЗВ-ТД. Сведения по форме СЗВ-М подают на всех сотрудников, которые работали в прошедшем месяце по трудовым договорам, соглашениям ГПХ и иным видам контрактов (п. 1 ст. 8 ФЗ № 27), включая уволенных. Даже если вознаграждений по ним не начислялось, сдавать сведения необходимо.

Сроки сдачи СЗВ-М в 2022:

Другая форма СЗВ-ТД появилась в 2020 в связи с переходом на электронные трудовые книжки (для внесения сведений о трудовой деятельности работников в Пенсионный фонд). Сдавать ее необходимо только на тех, кто оформлен по трудовым договорам.

В отличие от иных бланков персонифицированного учета, сдача пенсионного отчета СЗВ-ТД осуществляется отдельно на каждого работника. Заполняют в нем сведения о рабочей деятельности сотрудника. Все как в трудовой книжке, только в цифровом варианте.

Отчитываются по форме СЗВ-ТД в следующих случаях:

• при определенных кадровых изменениях (приеме на работу или расторжении контракта, переводе на другую работу, должность и т. д.);
• при смене наименования компании;
• при подаче работником заявления о выборе формы трудовой книжки (по ст. 66 или 66.1 ТК РФ).

Срок подачи документа в Пенсионный фонд зависит от конкретной ситуации. В некоторых случаях — не позднее одного рабочего дня с даты оформления приказа. Из-за этого специалисты даже стали говорить, что ежедневный отчет в ПФР — это и есть СЗВ-ТД. На самом деле пока ежедневных отчетов не предвидится. В других ситуациях последний срок — 15 число следующего месяца.

Сроки сдачи СЗВ-ТД в 2022:

Ежеквартальная отчетность

Один раз в квартал формируют отчетность по форме ДСВ-3. По сути, в законодательстве установлено, как называется отчет в Пенсионный фонд ДСВ-3 — реестр застрахованных лиц, за которых работодатель перечисляет дополнительные взносы социального страхования на накопительную часть пенсии. В отличие от других форм, здесь требуется указать суммы взносов.

Сведения о перечисленных взносах сдают ежеквартально до 20-го числа месяца, который наступает за отчетным кварталом (п. 6 ст. 9 ФЗ № 56 от 30.04.2008).

Сроки сдачи ДСВ-3 в 2022:

Годовая отчетность

Закон четко определяет, что нужно сдавать за год организации в ПФР, — отчет по форме СЗВ-СТАЖ за всех граждан, работавших в организации в отчетном году. Эту форму отправляют только вместе с сопроводительной описью на бланке ОДВ-1. В них указывают страховой стаж и отметки о перечислении страховых взносов (сумма не указывается). При помощи этих сведений Пенсионный фонд учитывает трудовой стаж работников.

В ФЗ № 27 от 01.04.1996 установлено, какой отчет сдается в Пенсионный фонд, если численность сотрудников в компании более 10 человек, — электронный через сайт ПФР. Если сотрудников меньше 10, то на бумаге или онлайн на выбор (п. 2 ст. 8, п. 2.6 ст. 11).

Обычно персонифицированный отчет ПФР за год подают до 1 марта. Но иногда его оформляют по ситуации, например, при выходе сотрудника на пенсию, расторжении договора. При увольнении гражданину выдают выписку из СЗВ-СТАЖ (п. 4 ст. 11 ФЗ № 27 от 01.04.1996).

Срок сдачи СЗВ-СТАЖ (вместе с формой ОДВ-1) в 2022:

Ответственный за сдачу отчетов в ПФР

Обычно оформление и отправка отчетности в Пенсионный фонд РФ возлагается на бухгалтера или специалиста отдела кадров. На кого конкретно, решает руководитель. Есть несколько вариантов назначить ответственного. Первый — заранее прописать в должностной инструкции специалиста необходимую информацию (виды отчетности, орган подачи и сроки).

Другой — возложить обязанность за сдачу отчетности в ПФР на конкретного человека или распределить между несколькими подчиненными. Для этого требуется издать распоряжение.

Ответственность за несдачу отчетности в ПФР

Не забывайте про сроки и готовьте отчеты для Пенсионного фонда заранее: даже незначительные нарушения повлекут серьезные санкции по статье 17 ФЗ № 27.

Если не сдать их вовремя или с неполными и недостоверными сведениями, то компанию вправе оштрафовать на 500 рублей за каждого застрахованного работника (ч. 3 ст. 17 ФЗ № 27). А если работников, которых необходимо включить в отчет, например, 30, то штраф достигнет 15 000 рублей.

Если компании, которые обязаны предоставлять отчетность в цифровой форме, подали ее на бумаге, то им грозит штраф 1000 рублей (ч. 4 ст. 17 ФЗ № 27).