Личный листок по учету кадров

Для частных организаций этот документ не является обязательным. Для государственных организаций обязательность его применения в каждом конкретном случае определяется специальным нормативно-правовым актом. Например, согласно приказу Генпрокуратуры №135 от 13.03.2018, он обязателен в личных делах прокурорских работников. Единого нормативного акта, который бы обязывал все государственные предприятия использовать такую форму анкеты, не существует.

Однако 24.09. 2020 приказом №313 Управление делами Президента Российской Федерации рекомендовало следующую форму:

На практике чаще используется расширенный вариант, с большим количеством сведений. Это позволяет работодателю в короткое время ознакомиться с ними, составить правильное представление о новом работнике и принять решение о том, какую работу ему поручить.

Выглядит он так:

Правила заполнения

Так как общего для всех бланка (унифицированной формы) не существует, определить, какие данные личный листок по учету кадров содержит, необходимо самой организации, закрепив это в ЛНА. Обычно фиксируют такую информацию:

• Ф. И. О. гражданина;
• пол;
• число, месяц, год и место рождения;
• национальность;
• домашний адрес, телефон;
• паспортные данные;
• образование;
• сведения о трудовой деятельности: период работы, наименование и местонахождение организации, должность;
• профессиональные навыки и умения;
• пребывание за границей: период, место, цель поездки;
• отношение к воинской обязанности;
• данные о семейном положении;
• сведения о близких родственниках: степень родства, Ф. И. О., год рождения;
• дата заполнения и подпись сотрудника;
• фото размером 4×6 см.

Помимо перечня данных, ЛНА закрепляют и порядок ведения (в том числе — кто заполняет личный листок по учету кадров) и хранения таких документов. Практически всегда они заполняются работником собственноручно и хранятся затем в его деле даже после увольнения. Срок хранения — 75 или 50 лет.

Чтобы помочь сотрудникам разобраться, как заполнить личный листок по учету кадров, предлагаем инструкцию.

Шаг 1. Подготовить следующие документы:

• паспорт;
• диплом;
• трудовая книжка;
• военный билет;
• документы о семейном положении;
• справки о наличии наград, льгот и т. д.;
• личная фотография.

Шаг 2. Аккуратно, без помарок внести данные в соответствующие графы.

Шаг 3. Достоверность и актуальность данных подтвердить подписью.

Вот пример заполнения личного листка по учету кадров для наглядности:

Что делать, если сведения устарели

В жизни каждого человека происходят перемены. В связи с этим сведения, внесенные в документ, теряют свою актуальность. Например, сотрудница после свадьбы берет фамилию мужа. Или работник окончил обучение в учебном заведении и получил диплом, подтверждающий наличие у него новой специальности. В этом случае сотрудник обращается к кадровику и передает ему новую информацию, предъявив подтверждающий изменения документ.

Поскольку изменения в лист после его заполнения не вносятся, кадровый работник для отражения новой информации составит дополнение к нему. В этом документе отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике.

Покажем вариант, как изменить семейное положение в личном листке по учету кадров при разводе:

Можно ли отказаться от заполнения бланка

Если гражданин трудоустроился в частную организацию, он имеет возможность отказаться от заполнения этого документа или некоторых его граф, принуждение к этому недопустимо. Но, принимая решение об отказе, работнику необходимо учитывать, что этот факт не лучшим образом повлияет на сложившееся о нем впечатление. Совсем другое дело, если речь идет о прокуратуре или другом государственном учреждении, в котором такая форма сбора анкетной информации закреплена. В этом случае бумага заполняется работником собственноручно и находится в первом разделе его персонального дела.

Можно ли забрать его после увольнения

Так как этот документ является частью кадровой документации фирмы, забрать его гражданин не вправе даже после увольнения. Но никто не запрещает обратиться к работодателю с письменным заявлением, содержащим просьбу о предоставлении ему на руки заверенной копии.