Новая форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности работника

Для чего нужна форма, и что собой представляет

С 01.01.2021 впервые устроившимся на работу россиянам не оформляют бумажную трудовую книжку. Их данные о трудовой деятельности и стаже сразу передают в государственную информационную базу. При увольнении в подтверждение факта работы человеку выдают форму СТД-Р (название расшифровывается как сведения о трудовой деятельности работника). Аналогичную справку оформят трудящему, который до 31.12.2020 в письменной форме заявил о желании перейти на электронную трудовую книжку.

Кому и когда выдавать

В ТК РФ сведения о трудовой деятельности работника по новой форме фактически приравнены к бумажной трудовой книжке. Отсюда вывод, кому выдается справка СТД-Р, — тем, кто отказался от бумажного документа, либо тем, у кого информация о стаже изначально формировалась в электронном формате. Но если за справкой обратится человек, у которого имеется бумажная трудовая, то не отказывайте ему: законом это не предусмотрено (см. ст. 66.1 ТК РФ), но проще подготовить одну бумагу, чем готовиться к внеплановой проверке ГИТ.

Что касается правил, когда выдавать форму СТД-Р, законом определено 2 ситуации, при:

• увольнении;
• обращении.

В зависимости от причин отличаются и сроки подготовки справки. При расторжении договора она готовится заранее и выдается сотруднику в последний рабочий день. Если человек обратился за документом для собственных нужд, то на заполнение справки по форме СТД-Р у работодателя есть 3 рабочих дня.

Как заполнять: пошаговая инструкция

В нормативных документах заявлено, что бланк готовят либо на бумаге, либо в электронном виде. В последнем случае справку СТД-Р (сведения о трудовой деятельности) в 1С (или иной программе) подписывают усиленной квалифицированной подписью. Если таковой нет, то заполненный документ распечатывают и заверяют традиционным способом — печатью организации, подписью ответственного лица.

Предлагаем пошаговую инструкцию, как заполнить новую форму.

Шаг 1. Вписать данные работника

Вначале работодатель указывает данные сотрудника. Фамилия и имя — поля обязательные, отчество вписывают, если оно имеется.

Для СНИЛС чиновники придумали 2 формата: XXX-XXX-XXX-XX или XXX-XXX-XXX XX. Выбирать, какой больше нравится, нельзя: правила заполнения отчета по форме СТД-Р требуют, чтобы в справке фигурировали только данные из «зеленой карточки» или документа, подтверждающего регистрацию в системе пенсионного страхования (выдают с 29.09.2019).

Шаг 2. Указать данные работодателя

В этом разделе нет каких-то исключений. Регистрационный номер состоит из 12 цифр в формате XXX-XXX-XXXXXX, ИНН — из 12 символов, а если их 9, как у ИП, то в оставшихся строчках ставят прочерки.

Если у работодателя отсутствует КПП, то он пропускает предусмотренное для этого номера поле.

Что касается наименования, допускается при его написании использовать русский и латинский алфавиты. Вписывать название работодателя следует полностью, без сокращений. Например:

• общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»;
• индивидуальный предприниматель Воронов Андрей Викторович;
• адвокат Смирнова Валентина Федоровна;
• индивидуальный предприниматель, глава крестьянского (фермерского) хозяйства Запашных Игорь Алексеевич.

Шаг 3. Уточнить, подано ли заявление о переходе на электронную трудовую

Следующие два поля предусмотрены для указания решения работника, если он:

• сохранил бумажный документ, то заполняем первое поле;
• согласился на электронную трудовую — второе.

В обоих случаях дату вписывают в формате «число, месяц, год».

Шаг 4. Вписать сведения о трудовой деятельности работника

Переходим к табличной части. Если вы заполняете бланк с помощью программ, которые используются для передачи данных в органы власти, то данные впишутся автоматически. Если вся документация ведется на бумаге, то сведения переписывайте из приказов, распоряжений, иных решений о кадровых мероприятиях.

Из наименования граф понятно, какую информацию вписать.

Графа 1 — порядковый номер записи в этой справке (1, 2, 3).

Столбец 2 — число, месяц, год кадрового мероприятия.

Графа 3 — наименование кадрового мероприятия. По мнению чиновников, кадровые мероприятия ограничиваются семью видами. И для каждого из них придуман цифровой код. Вы можете использовать либо эти коды, либо полностью писать наименование мероприятия.

Графа 4 — должность, профессия, трудовая функция работника в соответствии со штатным расписанием работодателя, квалификационными справочниками, реестрами должностей.

Столбец 5 — код выполняемой функции в формате XXXX.X, где первые четыре знака — код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий, а последний знак — контрольное число.

Столбец 6 — основания для увольнения. Если указано иное кадровое мероприятие, к примеру перевод на другую работу, то графу не заполняем.

Столбец 7 — наименование документа, утвердившего кадровое мероприятие. Указывают только наименование: приказ, решение, распоряжение.

В графы 8 и 9 вписывают реквизиты документа: дату и номер. Для каждого реквизита — отдельный столбец.

Столбец 10 заполняют только в одном случае: если сведения отменены. Если проводить аналогию с традиционной бумажной трудовой книжкой, то с помощью графы 10 вы отменяете недостоверную запись. А в следующей строке вы указываете правильные данные и уже графу 10 оставляете незаполненной.

Шаг 5. Подписать

Чтобы документ имел силу, его следует заверить печатью (при наличии) и подписать. Если вы сомневаетесь, кто подписывает справку СТД-Р, то посмотрите в ЛНА, на кого возложена обязанность по ведению кадровой документации. Если это директор, значит, ему и подписывать. Если это начальник отдела кадров, то он ставит свою подпись.

Не забудьте указать должность ответственного лица и дату составления бумаги.

FAQ: все что нужно запомнить про форму СТД-Р

В какие сроки выдавать работнику форму СТД-Р?

При увольнении она готовится заранее и выдается сотруднику в последний рабочий день. Если человек обратился за документом для собственных нужд, то у работодателя есть 3 рабочих дня на ее подготовку.

Надо ли вносить в СТД-Р сведения об изменении ФИО работника, а в основании вписывать свидетельство о перемене персональных данных или свидетельство о браке?

Все данные в справке переписываются из «зеленой карточки» (СНИЛС) или заменяющего ее документа о регистрации в системе персонифицированного учета. Она касается только трудовой деятельности работника. По этой причине об изменениях персональных данных в СТД-Р не пишут. Но если выдан новый СНИЛС или в нем прописаны обновленные ФИО, то справку заполняют с учетом «свежих» данных.

СТД-Р и СЗВ-ТД: в чем разница?

Немногие понимают, в чем отличия новой формы СТД-Р и СЗВ-ТД, которую раньше сдавали в ПФР. Но разница очень большая: СЗВ-ТД — отчет для государства, а СТД-Р — форма, заменяющая бумажную трудовую книжку, и выдается она только работнику. Дополнительно отчитываться, что вы подготовили такой документ, никуда не надо.

Зачем работнику такая справка?

Поскольку СТД-Р выступает аналогом бумажного документа о трудовой деятельности и стаже, работники предъявляют ее по месту требования — новому работодателю, в банк, в государственные структуры.

Работник уволился, но справку потерял. Обязан ли работодатель выдать новую?

В абз. 4 ст. 66.1 ТК РФ четко прописано, кто должен выдавать сведения о трудовой деятельности работникам, и там же указан работодатель по последнему месту работы. Если за год человек сменит несколько мест, то полные данные о стаже ему оформят по заявлению в СФР или МФЦ. Есть еще возможность запросить справку на сайте Госуслуг.

Штрафы

Если смотреть на справку СТД-Р как на замену трудовой книжки на бумаге, то и санкции за неправильное оформление документа или отказ его выдать аналогичные. Ответственность за подобные нарушения разная:

• дисциплинарная (ч. 1 ст. 192 ТК РФ);
• материальная (ч. 1 ст. 233 ТК РФ);
• административная (ст. 5.27 КоАП РФ);
• очень редко уголовная (ст. 325 УК РФ (хищение или повреждение документов, штампов, печатей), ст. 292 УК РФ (служебный подлог), ст. 140 УК РФ (отказ предоставить информацию)).