Club
Образец оформления личного дела сотрудника
Обязанность вести личные дела (ЛД) сотрудников лежит не на всех предприятиях. Согласно статье 42 Федерального закона № 79 от 27.07.2004, собирать такой пакет документов обязаны все государственные и муниципальные предприятия. Что касается, частных организаций, то они сами решают, заводить ли ЛД на работников. На практике большинство организаций и предпринимателей собирают информацию о сотрудниках, поскольку это позволяет систематизировать сведения о кадрах.
Личное дело сотрудника, требования к его оформлению
Существующее законодательство не регламентирует порядок ведения ЛД. Поэтому рекомендуется разработать положение, в котором будут оговорены детали формирования, ведения и хранения этого пакета документов, его состав и круг лиц, имеющих доступ к нему. За основу этого локального нормативного акта можно взять Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».
Документы, подлежащие включению в ЛД, можно условно поделить на три категории:
- представляемые и формируемые при поступлении на работу:
- копии паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета, диплома, сертификатов, аттестата;
- анкеты и резюме;
- рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы;
- медицинские справки;
- заявление о приеме на работу;
- трудовой договор;
- копия приказа о приеме на работу и т. д.;
- возникающие во время трудовой деятельности:
- должностная инструкции;
- копии свидетельства о браке, разводе, рождении ребенка, установлении инвалидности;
- дополнительные соглашения к трудовому договору;
- справки о медосмотрах;
- копии приказов о переводе, повышении, снятии дисциплинарного взыскания и т. п.;
- копия трудовой книжки;
- аттестационные листы, копии свидетельств о повышении квалификации и т. д.;
- связанные с прекращением трудового договора:
- заявление об увольнении;
- копия приказа об увольнении.
Оформление и хранение
За оформление и ведение ЛД обычно отвечает сотрудник отдела кадров. В его обязанности входит формирование дела, заверка копий, хранение, ведение описи, внесение и изъятие документов и т. д. Процесс сбора сведений о подчиненном начинается с момента его приема на работу и продолжается в ходе всей его трудовой деятельности. Каждое дело хранится в отдельной папке, на титульном листе которой должно быть указано:
- название организации;
- Ф.И.О. работника;
- структурное подразделение, в котором занят сотрудник;
- номер ЛД;
- дата начала и окончания его ведения;
- количество листов (не больше 250);
- срок хранения.
На обложку папки приклеивается опись документов. В нее вносятся сведения о внесении и изъятии бумаг из дела. Бланк описи разрабатывается самостоятельно или же используется форма, утвержденная для государственных предприятий.
Опись личного дела сотрудника, образец оформления — 2019
Правила ведения ЛД должны быть разработаны на предприятии, но по общему правилу, все бумаги в папке должны размещаться в хронологическом порядке.
Поскольку ЛД содержат персональные данные работника, наниматель обязан обеспечить соответствующие условия хранения. Папки с делами должны содержаться в металлических шкафах, закрывающихся на ключ в защищенных от сырости и огня помещениях. Доступ к документам может иметь только ограниченный круг лиц, оговоренный в специальном положении.
Большинство кадровых официальных бумаг нужно хранить в течение 75 лет. Следовательно, этот срок распространяется и на дела сотрудников. Если компания прекратила свое существование, бумаги передаются в архив. Согласно пункту 3.7.25 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, ЛД работников передаются в архив не позднее чем через 3 года после окончания делопроизводства по ним.
Оформление личного дела сотрудника (образец по ГОСТу), титульный лист
Бланк описи документов личного дела
Штатное расписание — один из базовых вопросов кадрового делопроизводства, который касается как работников, так и работодателей. Образец заполнения и составления штатного расписания вы найдете в нашем тексте.
26 Июня 2019 в 17:01
Среди обязанностей большинства кадровых специалистов — не только забота о персонале и корректное ведение кадровой документации, но и сдача отчетности. Регулярно возникают вопросы, какие конкретно отчеты нужно делать специалисту отдела кадров. Чтобы ни один отчет не упустить, предлагаем воспользоваться разработанным нами календарем. Он подскажет, какие отчеты сдает кадровик и куда, а также поможет правильно их заполнить. Скачайте календарь кадровика себе на рабочий стол.
04 Июня 2019 в 06:59
Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве — это обмен юридически важными бумагами, оформленными в онлайн-формате с помощью цифровой подписи. Считается, что такой способ сокращает издержки работодателей и упрощает процедуру кадрового учета. Но для перехода на е-документооборот есть преграды, и главная из них — отсутствие нормативной базы, закрепляющей понятия и правила организации деятельности компаний в электронном виде в кадровой сфере. Чтобы написать правовые основы, в прошлом году проводили эксперимент, который позволил определить, какие сложности могут возникнуть у работодателей при переходе на новые правила работы, и во сколько обойдется само реформирование. Сейчас чиновники хотят повторить пилотный проект, но цель его уже иная.
22 Мая 2019 в 18:18
«Хорошее дело должно быть толщиной с кирпич», любили повторять старые следователи. Этому же принципу следовали в свое время кадровики: старшее поколение помнит многостраничные анкеты с вопросами наподобие «Был ли дедушка на оккупированной территории?». Сейчас излишнее любопытство может обойтись работодателю очень дорого.
06 Мая 2019 в 14:35
В кадровой работе необходимо делать огромное количество самых разнообразных документов, необходимость которых иногда вызывает сомнение и порождает желание оптимизировать работу. Например, объединить в одном документе согласие на привлечение к работе в праздничный день и приказ об этом привлечении. Всегда ли такая оптимизация полезна?
02 Мая 2019 в 14:48
