рубрики

Образец письма-просьбы о возврате подписанного экземпляра

КонсультантПлюс

Просьба после подписания вернуть — это документ, в котором содержится запрос к получателю письма о возврате экземпляра документов отправителю.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Когда и для чего используют

Сопроводительные письма, в которых содержится просьба вернуть подписанный экземпляр по адресу отправителя, передаются контрагентам — поставщикам, в контролирующие органы и фонды. В письме приводят опись отправленных бумаг с указанием их количества и листов в каждой из них.

ВАЖНО!
И отправитель, и получатель регистрируют письмо в журналах исходящей и входящей корреспонденции. Так документ не затеряется при передаче от отправителя к получателю.

Организации направляют контрагентам коммерческие предложения, договоры на подписание, акты сверок, отчеты и другие официальные бумаги. Если отправителю требуется ответ или возврат подписанного документа, в сопровождении ставят пометку «Подписанные документы просьба выслать по адресу» и указывают почтовые реквизиты.

В некоторых случаях используют специальный штамп. Его ставят на сопроводительном письме с описью передаваемых бумаг.

Кто составляет и подписывает

Официальная просьба отправить второй экземпляр по адресу формируется в адрес того, кто готовит документальное сопровождение. Обычно этим занимаются:

  • делопроизводитель;
  • секретарь;
  • ответственный сотрудник отдела или подразделения, направляющего запрос (бухгалтер, юрист, специалист отдела закупок).

В большинстве случаев в сопроводительной документации просьбу направляют на имя руководителя контрагента. Подписывает исходящую корреспонденцию директор отправителя. Если требуется связь с конкретным специалистом, внизу письма оставляют Ф. И. О. и контакты такого сотрудника.

Правила составления

Сопроводительную документацию формируют в произвольном виде, но на фирменном бланке организации. Вот как составить такое письмо:

  1. Указать адреса и ответственных лиц (руководство) отправителя и получателя.
  2. Обозначить суть обращения. Деловая переписка начинается со слов «направляем», «передаем», «сообщаем Вам». Сослаться на первоначальный документ, например договор поставки. Указать реквизиты передаваемых бумаг.
  3. Сформировать запрос: просьба направить документы по адресу отправителя, согласовать конкретные вопросы, ответить в определенный срок и проч.
  4. Подготовить опись приложений. Перечислить полные названия документов, их номера и даты составления, количество экземпляров и листов. В конце указать, сколько всего экземпляров и листов направляется получателю.
  5. Подписать у руководителя. Внизу страницы мелким шрифтом указать контакты ответственного сотрудника.

Корреспонденцию передают по почте (с описью вложений и уведомлением о вручении), курьерской службой или по телекоммуникационным каналам связи. Если передаете по ТКС или электронной почте, обязательно подпишите бумаги электронной цифровой подписью.

Образец

Вот шаблон — пример просьбы вернуть второй экземпляр отправителю:

____________________________________

____________________________________

ИНН ________________, КПП _____________, ОГРН _____________

_________________________

_________________________

_________________________

Исх. №____

«__» __________ 20__ г.

Сопроводительное письмо

Уважаемый _____________________!

Предоставляем Вам ______________________________________________________. Просим _________________________________________________________________ в течение _________________________________ с момента получения данного письма подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр.

Приложения:

  1. ___________________________________ в ___ экз. на ___ л.
  2. ___________________________________ в ___ экз. на ___ л.
  3. ___________________________________ в ___ экз. на ___ л.

Итого: ___ экз. на ___ л.

С уважением,

__________________________

__________________________

Локальные нормативные акты организации

Локальный нормативный акт — это документ компании, содержащий нормы трудового права, который регулирует деятельность персонала и принимаемается работодателем в рамках российского законодательства (ст. 8 ТК РФ).

Делопроизводство

27 Сентября 2021 в 17:17

Как написать заявление на выдачу трудовой книжки

Заявление о выдаче трудовой книжки — это документ, позволяющий работодателю отдать работнику бланк на руки. Оригинал документа он вправе выдать только в нескольких случаях, предусмотренных законодательством.   

Образцы документов Трудовые книжки

27 Сентября 2021 в 17:12

Как составить отчет по социальному контракту

Отчет по социальному контракту — это документ, в котором получатель льгот предоставляет сведения в соцзащиту о реализации программы соцадаптации. Его составляют граждане, заключившие с органом соцзащиты сделку, направленную на преодоление трудной жизненной ситуации.

Образцы документов

24 Сентября 2021 в 17:25

Как написать заявление на выдачу повторного свидетельства о рождении

Заявление на выдачу повторного свидетельства о рождении — это документ установленной формы, без подачи которого дубликат не выдадут. С 2021 года подать его можно не только по месту выдачи первоначального документа.

Образцы документов

22 Сентября 2021 в 10:39

Как составить приказ о квотировании рабочих мест для инвалидов

Приказ о квотировании рабочих мест для инвалидов — это документ, который фиксирует количество штатных единиц в организации для резерва работникам, имеющим инвалидность. Работодатели обязаны резервировать вакансии в соответствии с законодательством.

Гарантии и компенсации Образцы документов

21 Сентября 2021 в 17:05

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА