рубрики

Образец письма-просьбы о возврате подписанного экземпляра

КонсультантПлюс

Просьба после подписания вернуть — это документ, в котором содержится запрос к получателю письма о возврате экземпляра документов отправителю.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Когда и для чего используют

Сопроводительные письма, в которых содержится просьба вернуть подписанный экземпляр по адресу отправителя, передаются контрагентам — поставщикам, в контролирующие органы и фонды. В письме приводят опись отправленных бумаг с указанием их количества и листов в каждой из них.

ВАЖНО!
И отправитель, и получатель регистрируют письмо в журналах исходящей и входящей корреспонденции. Так документ не затеряется при передаче от отправителя к получателю.

Организации направляют контрагентам коммерческие предложения, договоры на подписание, акты сверок, отчеты и другие официальные бумаги. Если отправителю требуется ответ или возврат подписанного документа, в сопровождении ставят пометку «Подписанные документы просьба выслать по адресу» и указывают почтовые реквизиты.

В некоторых случаях используют специальный штамп. Его ставят на сопроводительном письме с описью передаваемых бумаг.

Кто составляет и подписывает

Официальная просьба отправить второй экземпляр по адресу формируется в адрес того, кто готовит документальное сопровождение. Обычно этим занимаются:

  • делопроизводитель;
  • секретарь;
  • ответственный сотрудник отдела или подразделения, направляющего запрос (бухгалтер, юрист, специалист отдела закупок).

В большинстве случаев в сопроводительной документации просьбу направляют на имя руководителя контрагента. Подписывает исходящую корреспонденцию директор отправителя. Если требуется связь с конкретным специалистом, внизу письма оставляют Ф. И. О. и контакты такого сотрудника.

Правила составления

Сопроводительную документацию формируют в произвольном виде, но на фирменном бланке организации. Вот как составить такое письмо:

  1. Указать адреса и ответственных лиц (руководство) отправителя и получателя.
  2. Обозначить суть обращения. Деловая переписка начинается со слов «направляем», «передаем», «сообщаем Вам». Сослаться на первоначальный документ, например договор поставки. Указать реквизиты передаваемых бумаг.
  3. Сформировать запрос: просьба направить документы по адресу отправителя, согласовать конкретные вопросы, ответить в определенный срок и проч.
  4. Подготовить опись приложений. Перечислить полные названия документов, их номера и даты составления, количество экземпляров и листов. В конце указать, сколько всего экземпляров и листов направляется получателю.
  5. Подписать у руководителя. Внизу страницы мелким шрифтом указать контакты ответственного сотрудника.

Корреспонденцию передают по почте (с описью вложений и уведомлением о вручении), курьерской службой или по телекоммуникационным каналам связи. Если передаете по ТКС или электронной почте, обязательно подпишите бумаги электронной цифровой подписью.

Образец

Вот шаблон — пример просьбы вернуть второй экземпляр отправителю:

____________________________________

____________________________________

ИНН ________________, КПП _____________, ОГРН _____________

_________________________

_________________________

_________________________

Исх. №____

«__» __________ 20__ г.

Сопроводительное письмо

Уважаемый _____________________!

Предоставляем Вам ______________________________________________________. Просим _________________________________________________________________ в течение _________________________________ с момента получения данного письма подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр.

Приложения:

  1. ___________________________________ в ___ экз. на ___ л.
  2. ___________________________________ в ___ экз. на ___ л.
  3. ___________________________________ в ___ экз. на ___ л.

Итого: ___ экз. на ___ л.

С уважением,

__________________________

__________________________

Краткий курс по охране труда: как работать после изменений
Пять емких и полезных уроков по ОТ. Дадим инструкции с учетом последних изменений — сможете сразу применять их, чтобы наладить охрану труда в организации. В конце пришлем чек-листы для самопроверки.

Это бесплатно. Отказаться от писем можно в любой момент.
Составляем запрос на предоставление документов

Запрос на предоставление документов — это письмо, в котором содержится обращение одной стороны к другой отправить важные бумаги или официальную информацию. Такие письма компании обычно адресуют коммерческим партнерам или государственным органам, чтобы получить недостающие сведения. 

Документооборот

04 Мая 2021 в 10:12

Что такое договор субаренды

Договор субаренды нежилого помещения — это документ, на основании которого арендатор получает право сдачи арендуемого объекта в аренду третьему лицу. Ответственность за предмет аренды перед собственником продолжает нести первоначальный арендатор.

Документооборот

03 Мая 2021 в 10:12

Как провести собрание работников компании-должника при банкротстве

Собрание работников должника при банкротстве — это предусмотренная законом процедура при несостоятельности организации-работодателя. Ее цель — закрепить требования сотрудников и учесть их интересы в рамках судебного разбирательства.

Бухгалтерия в кадрах Гарантии и компенсации Трудовые споры

02 Мая 2021 в 10:52

Образец письма о предоставлении информации о товаре

Официальный запрос на предоставление информации о товаре — это вид делового письма. Обращение имеет структуру, рекомендованную ГОСТ Р 7.0.97-2016, и адресовано предприятию (организации). Его отправителем является:

  • юридическое лицо или его представитель;
  • физическое лицо или его представитель.

Документооборот

01 Мая 2021 в 10:47

Справка о трудоустройстве по месту требования

Справка с места работы — это документ от работодателя, который подтверждает трудоустройство сотрудника. Ее заполняют по требованию других организаций, инстанций, контролирующих органов.

Документооборот

23 Апреля 2021 в 12:00

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА