Образец письма-просьбы о возврате подписанного экземпляра
Просьба после подписания вернуть — это документ, в котором содержится запрос к получателю письма о возврате экземпляра документов отправителю.
Скачать образец просьбы подписать и вернуть второй экземпляр (бланк)
Скачать образец просьбы подписать и вернуть наш экземпляр (заполненный пример)
Когда и для чего используют
Сопроводительные письма, в которых содержится просьба вернуть подписанный экземпляр по адресу отправителя, передаются контрагентам — поставщикам, в контролирующие органы и фонды. В письме приводят опись отправленных бумаг с указанием их количества и листов в каждой из них.
Организации направляют контрагентам коммерческие предложения, договоры на подписание, акты сверок, отчеты и другие официальные бумаги. Если отправителю требуется ответ или возврат подписанного документа, в сопровождении ставят пометку «Подписанные документы просьба выслать по адресу» и указывают почтовые реквизиты.
В некоторых случаях используют специальный штамп. Его ставят на сопроводительном письме с описью передаваемых бумаг.
Кто составляет и подписывает
Официальная просьба отправить второй экземпляр по адресу формируется в адрес того, кто готовит документальное сопровождение. Обычно этим занимаются:
- делопроизводитель;
- секретарь;
- ответственный сотрудник отдела или подразделения, направляющего запрос (бухгалтер, юрист, специалист отдела закупок).
В большинстве случаев в сопроводительной документации просьбу направляют на имя руководителя контрагента. Подписывает исходящую корреспонденцию директор отправителя. Если требуется связь с конкретным специалистом, внизу письма оставляют Ф. И. О. и контакты такого сотрудника.
Правила составления
Сопроводительную документацию формируют в произвольном виде, но на фирменном бланке организации. Вот как составить такое письмо:
- Указать адреса и ответственных лиц (руководство) отправителя и получателя.
- Обозначить суть обращения. Деловая переписка начинается со слов «направляем», «передаем», «сообщаем Вам». Сослаться на первоначальный документ, например договор поставки. Указать реквизиты передаваемых бумаг.
- Сформировать запрос: просьба направить документы по адресу отправителя, согласовать конкретные вопросы, ответить в определенный срок и проч.
- Подготовить опись приложений. Перечислить полные названия документов, их номера и даты составления, количество экземпляров и листов. В конце указать, сколько всего экземпляров и листов направляется получателю.
- Подписать у руководителя. Внизу страницы мелким шрифтом указать контакты ответственного сотрудника.
Корреспонденцию передают по почте (с описью вложений и уведомлением о вручении), курьерской службой или по телекоммуникационным каналам связи. Если передаете по ТКС или электронной почте, обязательно подпишите бумаги электронной цифровой подписью.
Образец
Вот шаблон — пример просьбы вернуть второй экземпляр отправителю:
|
____________________________________ ____________________________________ ИНН ________________, КПП _____________, ОГРН _____________ _________________________ _________________________ _________________________ Исх. №____ «__» __________ 20__ г. Сопроводительное письмо Уважаемый _____________________! Предоставляем Вам ______________________________________________________. Просим _________________________________________________________________ в течение _________________________________ с момента получения данного письма подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр. Приложения:
Итого: ___ экз. на ___ л. С уважением, __________________________ __________________________ |
