Образец письма с просьбой оплатить задолженность

Для чего нужно такое письмо

Если перед организацией имеются невыполненные обязательства, то должнику направляется письмо-просьба оплатить долг, которое носит информационный характер. С приложенными к нему документальными основаниями оно является доказательством существования долга, уточняет его размер, сроки уплаты и санкции в случае просрочки или невыполнения обязательств. Это послужит началом конструктивного диалога, уточнит причины неуплаты и в итоге приведет к взаимовыгодному решению в досудебном порядке.

Когда его готовят

Долги перед организацией образуются не только из договоров поставки, выполнения работ или услуг, но и как возмещение ущерба, возврат залога, уплаты неустойки и по другим обстоятельствам. Когда срок платежа наступил, но средства не были перечислены и образовался долг, готовят претензионное письмо. Официальная просьба оплатить задолженность подтолкнет должника либо к исполнению обязательств, либо к новым договоренностям. Если это не приведет к положительным результатам, то отправка напоминания является предварительным этапом перед обращением в судебные инстанции.

Правила составления

Унифицированного образца письма не существует. Оно составляется в свободной форме с учетом принятых в деловой переписке норм. Оформляется на фирменном бланке или на обычном листе. Основные элементы:

• реквизиты организации-отправителя;
• регистрационный номер, дата составления;
• наименование документа;
• обращение к руководителю или к другому ответственному лицу с указанием должности и названия организации-должника;
• ссылка на номер договора и/или другие документы, на основании которых возникли обязательства;
• сумма долга и за какие товары (услуги);
• требуемые от должника действия (например, просьба оплатить счета в ближайшее время или перечислить средства на расчетный счет с указанием крайних сроков погашения);
• меры за неуплату долга (неустойка, пени, расторжение контракта или обращение в суд);
• подпись руководителя с расшифровкой;
• контактные данные для связи;
• печать организации (при наличии).

Чтобы документ имел юридическую силу, его необходимо заверить и зарегистрировать.

К письму следует приложить копии документов, на основании которых возникли обязательства, договор, в котором указаны санкции за невыполнение обязательств (например, взыскание неустойки за просрочку оплаты), акты сверки.

Отправляется такая просьба оплатить долг на бумажном носителе заказным или ценным письмом с отметкой о вручении и описью либо вручается лично с проставлением подписи получателя на втором экземпляре. Это необходимо для формирования доказательной базы в случае обращения в суд.

Пример письма с просьбой уплатить долг

ООО «Альтернатива» ИНН 7712345678 / КПП 771234567 г. Москва, Инженерный проезд, 19 __________________________________________________________________ Исх. № С-12/34 «01» июля 2020 года ПИСЬМО О задолженности Руководителю ПАО «ДБК» Иванову А.А. Уважаемый Алексей Александрович, Напоминаем Вам, что в соответствии с договором №1 от 06.03.2020 компания-подрядчик ООО «Альтернатива» выполнила для ПАО «ДБК» работы по проектированию программного обеспечения на сумму 150 000 рублей. Пункт 4 Договора устанавливает, что заказчик после подписания соответствующего акта выполненных работ, который подписан Вами 06.05.2020, обязан совершить оплату работ в полном размере. Заказчик нарушил данное условие соглашения и до сих пор не перечислил средства. По состоянию на 01.07.2020 задолженность ПАО «ДБК» перед ООО «Альтернатива» составляет 150 000 рублей. Убедительная просьба оплатить в кратчайшие сроки на банковский счет, указанный в реквизитах действующего Договора. Если данное требование не будет выполнено до 01.08.2020, то мы будем вынуждены обратиться в арбитражный суд по месту нахождения Вашей организации для взыскания долговых обязательств в принудительном порядке. Напоминаем, что Вам будут начислены пени независимо от срока осуществления фактического погашения задолженности. Приложение: Копия договора №1 от 06.03.2020. Копия акта выполненных работ №1 от 06.05.2020. С уважением, Генеральный директор Петров А.А. Петров М. П. Исп. секретарь Горева А.А. Тел. 8 495 123-45-67

Иногда организация, перед которой возникла задолженность, сама имеет долг перед третьей компанией. Законодательство РФ не запрещает передавать свои обязательства третьему лицу (ст. 313 ГК РФ). В таком случае оформляется письмо об оплате на другую организацию (третьему лицу). Это позволит избежать дополнительных расходов на многократное перечисление. Документ составляется аналогично просьбе об уплате задолженности в свободной форме, но с указанием третьего лица и его реквизитов. Важно попросить отметить в платежном поручении, что оплата производится за другое лицо, и указать реквизиты договора, по которому возникли обязательства. Копию письма необходимо отправить получателю средств.

Примерный образец письма с просьбой оплатить третьему лицу (фрагмент):