рубрики

Оформляем журнал учета личных дел работников

30 Ноября 2017 в 12:01
Если работодатель решил разнообразить жизнь своих кадровиков и принял решение организовать ведение личных дел на персонал (что является обязательным условием только на госслужбе), то этот материал для вас. Здесь же вы сможете скачать журнал учета личных дел работников (образец).
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Чем предусмотрен и для чего нужен

Организация, которая ведет личные дела работников, для удобства их учета заводит соответствующий журнал. Данный документ никаким действующим нормативным актом на уровне федерального и даже регионального законодательства не предусмотрен, поэтому работодатель разрабатывает его форму самостоятельно и утверждает своим приказом или распоряжением.

Журнал как таковой упрощает работу с персональными данными работников, которые скомпанованы в подпапки:

  • вся информация систематизирована;
  • ее поиск занимает мало времени;
  • удобно в использовании;
  • обеспечивается оптимальный уровень защиты персональных данных от третьих лиц;
  • в конце концов, выглядит эстетически приятно.

Как мы уже сказали, преимущественно данный порядок хранения персональных данных используют на госслужбе, там это обязательно. Поэтому и подход там достаточно серьезный:

  • документы на уволенных и действующих сотрудников хранятся отдельно друг от друга;
  • как правило, хранилище этих документов — отдельная комната или изолированное помещение;
  • все бумаги и папки помещаются в металлические шкафы, исключающие доступ третьих лиц;
  • вход в помещение или хранилище имеют только избранные — специально назначенные сотрудники.

Это далеко не все. Для знакомства с содержанием своего дела, а госслужащий обязан знакомиться с его содержимым хотя бы раз в год, выделяется отдельное место, как правило, оно находится в хранилище, но, в зависимости от метража и возможностей оганизации, может быть выделено и отдельное помещение.

Это, как уже говорилось, для госов, для всех остальных организаций правила и порядок хранения устанавливает руководство компании, но с одним железным требованием, которое предписывает закон, — персональные данные работников должны охраняться, и режим кофиденциальности нарушать никому не позволено.

Журнал учета личных дел работинков, образец которого мы предоставили ниже, используется, как правило, для того, чтобы зафиксировать факт ознакомления с персональными сведениями из того или иного дела конкретным лицом и с конкретной целью. Вообще для этого используют карточку ознакомления, которая хранится в самом деле, но журнал удобнее использовать для проверяющих: сразу видно, как ведется работа на данном участе кадрового делопроизводства в организации.

Правила оформления и заполнения

Единой формы для ведения журнала регистрации дел не существует. Можно самостоятельно изменять правила оформления и заполнения. Обычно в него входят графы:

  • номер личного дела;
  • Ф.И.О. работника;
  • дата приема (дата оформления личного дела), дата и номер приказа о приеме на работу;
  • должность;
  • структурное подразделение;
  • дата увольнения (дата закрытия личного дела), дата и номер приказа о прекращении трудового договора с работником (увольнении);
  • при необходимости можно использовать графу «Примечания».

Для быстрого поиска можно дополнительно сделать журнал в виде алфавитной книги с вырубкой справа, закрепив за каждой буквой отдельные страницы. По первой букве фамилии сотрудника будет легко найти нужную страницу. Обычная тетрадь А4 в клетку с твердой обложкой будет служить вам компасом в многочисленных сейфах с делами. В него достаточно вписать Ф.И.О. работника и номер дела.

Журнал учета личных дел работников (образец)

Журнал регистрации личных дел работников, образец

скачать

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Как правильно составить штатное расписание в 2019 году

Штатное расписание — один из базовых вопросов кадрового делопроизводства, который касается как работников, так и работодателей. Образец заполнения и составления штатного расписания вы найдете в нашем тексте.

Документооборот

26 Июня 2019 в 17:01

Кадровая отчетность в 2019 году: календарь кадровика

Среди обязанностей большинства кадровых специалистов — не только забота о персонале и корректное ведение кадровой документации, но и сдача отчетности. Регулярно возникают вопросы, какие конкретно отчеты нужно делать специалисту отдела кадров. Чтобы ни один отчет не упустить, предлагаем воспользоваться разработанным нами календарем. Он подскажет, какие отчеты сдает кадровик и куда, а также поможет правильно их заполнить. Скачайте календарь кадровика себе на рабочий стол.

Отчетность Актуально

04 Июня 2019 в 06:59

Минтруд готовит очередной эксперимент по электронному документообороту

Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве — это обмен юридически важными бумагами, оформленными в онлайн-формате с помощью цифровой подписи. Считается, что такой способ сокращает издержки работодателей и упрощает процедуру кадрового учета. Но для перехода на е-документооборот есть преграды, и главная из них — отсутствие нормативной базы, закрепляющей понятия и правила организации деятельности компаний в электронном виде в кадровой сфере. Чтобы написать правовые основы, в прошлом году проводили эксперимент, который позволил определить, какие сложности могут возникнуть у работодателей при переходе на новые правила работы, и во сколько обойдется само реформирование. Сейчас чиновники хотят повторить пилотный проект, но цель его уже иная.

Актуально Документооборот

22 Мая 2019 в 18:18

Чем опасен избыток документов в личном деле

«Хорошее дело должно быть толщиной с кирпич», любили повторять старые следователи. Этому же принципу следовали в свое время кадровики: старшее поколение помнит многостраничные анкеты с вопросами наподобие «Был ли дедушка на оккупированной территории?». Сейчас излишнее любопытство может обойтись работодателю очень дорого.

Документооборот Разбираем на примерах

06 Мая 2019 в 14:35

Возможно ли объединение согласия и приказа на дополнительную работу

В кадровой работе необходимо делать огромное количество самых разнообразных документов, необходимость которых иногда вызывает сомнение и порождает желание оптимизировать работу. Например, объединить в одном документе согласие на привлечение к работе в праздничный день и приказ об этом привлечении. Всегда ли такая оптимизация полезна?

Документооборот Рабочее время Разбираем на примерах

02 Мая 2019 в 14:48

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА