рубрики

Правила заполнения журнала учета путевых листов

Журнал движения путевых листов — это обязательный реестр, содержащий данные об использовании автотранспортных средств, находящихся на балансе организации. Вести его обязаны все без исключения организации.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Для чего нужен

Если на балансе организации имеются транспортные средства и их используют в предпринимательской деятельности, компания вправе списать часть производственных затрат на обслуживание этой техники. Но НК РФ позволяет налогоплательщикам не учитывать при налогообложении прибыли расходы только при наличии документации, подтверждающей траты.

В транспортной сфере одним из первичных документов, которые подтверждают производственные расходы, является путевой лист (путевка). Его форму компании утверждают самостоятельно, но следят, чтобы в документе присутствовали все обязательные реквизиты, прописанные в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.

Путевка — не единственный документ, который требуют при проверках. Среди запрашиваемых бумаг еще есть журнал учета выдачи путевых листов — отдельная книга, куда заносят всю информацию о маршруте поездки, водителе, используемом транспортном средстве.

Из норм Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» и приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 следует, что журнал путевых листов обязателен для всех собственников транспортных средств.

Как выглядит

Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить книгу учета движения путевок, выданных водителям. Но в ней следует отразить всю необходимую информацию и реквизиты.

За основу чиновники предлагают использовать журнал учета движения путевых листов по форме 8 (код по ОКУД 0345008), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Это унифицированный бланк, но на основании закона о бухгалтерском учете № 402 от 06.12.2011 его разрешено доработать и менять.

Как заполнять: пошаговая инструкция

Законодательство четко определяет, обязательно ли вести журнал учета путевых листов. Обязательно. Но этого недостаточно: документ нужно заполнять корректно. Объясним, какие правила соблюдать, чтобы не появилось проблем при проверках.

Шаг 1. Обложка

Если вы начали вести новую книгу, заполните обложку. На ней укажите:

  • наименование и форму собственности организации;
  • код ОКПО;
  • месяц и год (период) ведения журнала.

Печать здесь не ставят.

Шаг 2. Основная часть

Страницы представляют собой таблицы из 9 столбцов. В них вписывают:

  • номер и дату, когда выдан путевой лист;
  • данные о водителе, его табельный номер;
  • гаражный номер транспортного средства. Обычно он присваивается в государственных учреждениях, а частные компании этого не делают, и при оформлении допускается не заполнять эту колонку.

Пункт назначения и прочую информацию прописывают в столбце «Примечание».

Это обязательная информация, даже если образец книги регистрации путевых листов организация утверждала самостоятельно.

Записи в книге подтверждают сразу три работника:

  • водитель;
  • тот, кто занес сведения (например, диспетчер);
  • бухгалтер, получивший документ.

Периодичность ведения

Представленный образец заполнения журнала учета путевых листов предполагает, что данные включают без разбивки по месяцам. Но разрешается делать иначе: с наступлением нового месяца фиксировать сведения на новой странице или даже в новом журнале, если в организации часто выдаются путевки.

Законодательство позволяет выдавать водителям документы на поездку на продолжительный срок. Если за это время транспортным средством пользуется не один, а два водителя, каждому из работников выдают путевку на движение. В этом случае по факту их возвращения в журнал учета выдачи водителям путевых листов вписывают все поступившие бухгалтеру документы. При заполнении реестра большая часть информации дублируется, но это нормально.

Купить или распечатать

В продаже имеются готовые бланки, чтобы контролировать движение транспортных средств. Если при печати страницы реестра не пронумерованы, пронумеруйте их самостоятельно. Те же самые требования — к распечатанному документу.

Когда книга учета закончится, ее необходимо подписать как минимум двум ответственным сотрудникам:

  • тому, кто ее вел;
  • директору или бухгалтеру.

Распечатанный журнал по окончании необходимо не только подписать, но и прошнуровать.

Сроки хранения

В законе нет указаний, сколько хранить такой реестр, будь он распечатанный или купленный в магазине. Но на основании путевых листов рассчитывают зарплату водителей, налог и базу производственных расходов. И поскольку подобные первичные документы хранятся в организации не менее 5 лет, рекомендуем и журнал их учета хранить столько же.

До того как его уничтожить, убедитесь, что срок хранения последнего учетного документа еще не истек. Иначе при необходимости не получится подтвердить наличие и ведение контроля.

Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Кадровая отчетность в 2020 году: календарь кадровика

Кадровая отчетность в 2020 году — это список уведомлений, которые специалисты отдела кадров сдают в разные государственные органы. Чтобы ни одну ведомость не упустить, скачайте полный календарь кадровика себе на рабочий стол.

Отчетность Актуально

09 Января 2020 в 17:53

Что такое топливная карта и как ее использовать

Топливная карта — это платежное средство, при помощи которого можно оплачивать топливо и другие услуги АЗС. Расчетный инструмент позволяет экономить и контролировать расход денежных средств в режиме реального времени.

Документооборот

19 Декабря 2019 в 14:08

Как подписать документ электронной подписью

Как подписать документ электронной подписью:

  1. Установить специальную программу.

  2. Выбрать подходящий тип подписи.

Документооборот

19 Ноября 2019 в 16:48

Электронное подписание наряд-допусков на работы повышенной опасности

Электронное оформление нарядов-допусков на опасные работы — способ сэкономить компаниям массу ресурсов. Для того чтобы реализовать эту модель, стоит внимательно изучить нюансы законодательства как об электронных подписях, так и по охране труда.

Документооборот Охрана труда

07 Октября 2019 в 16:11

Как узнать ОКПО организации по ИНН

Найти ОКПО по ИНН — это один из простых и быстрых способов узнать один из важнейших статистических кодов, идентифицирующих организацию. Данные из классификатора необходимо указывать в первичных документах, в ряде отчетных форм и документов.

Бухгалтерия в кадрах Документооборот Кадровики советуют

16 Сентября 2019 в 14:10

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА