Среднесписочная численность работников: отчитываемся в налоговую в 2022 году

Как отчитаться в налоговую

Федеральной налоговой службе сведения о среднесписочной численности от отдела кадров необходимы, чтобы определить, в бумажном или электронном виде должна отчитываться организация. Компания вправе отчитываться о налогах на бумаге, если численность ее персонала не превышает 100 человек. Для отчетности о страховых взносах, НДФЛ и отчетности, предоставляемой в ФСС и ПФР, эта цифра еще меньше — 10-25 человек.

ФНС использует среднесписочный отчет в налоговую для включения организации в реестр малых и средних предприятий, позволяющий претендовать на налоговые и иные преференции.

Сведения о средней численности работников организации не предоставляются отдельным отчетом, но включены в расчет по страховым взносам. В разъяснениях по заполнению расчета прописано, как составить отчет по численности работников в налоговую: отразить данные на титульном листе формы в соответствующем поле. Порядок подсчета показателя определяется Росстатом.

Готовят такую отчетность все юридические лица и индивидуальные предприниматели, привлекавшие в прошлом году наемный персонал. Предоставляется она ежеквартально. Установленный срок сдачи отчета о среднесписочной численности в составе расчета по страховым взносам — не позднее 30-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Если эта дата выпадет на выходной, то, в соответствии с пунктом 7 статьи 6.1 НК РФ, его переносят на первый рабочий день.

Включаются сведения в отчет о количестве сотрудников на последнюю отчетную дату по организации в целом: у налогоплательщиков нет необходимости заполнять этот показатель в РСВ, сдаваемых по месту нахождения обособленных подразделений, филиалов, представительств.

Сроки сдачи формы важно не пропустить, поскольку при непредоставлении или несвоевременном предоставлении отчетности компании грозит:

• штраф в размере 1000 рублей (пункт 1 статьи 119 НК РФ), если взносы уплачены вовремя;
• штраф в размере 5% от неуплаченной суммы соцвзносов;
• административный штраф должностному лицу от 300 до 500 рублей;
• приостановление операций по банковским счетам.

Указывать недостоверные сведения о количестве работников не стоит. Контролирующие органы знают, как проверять отчет о среднесписочной численности по данным иных отчетных форм. Каждая организация сдает множество отчетных форм, содержащих сведения о сотрудниках, которым выплачивает заработную плату: 6-НДФЛ, отчетность в ПФ, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и другие. Да и сам расчет по страховым взносам включает раздел 3, где указываются поименно все сотрудники, с доходов которых уплачивались страховые взносы.

Как посчитать

Теперь разберем, как посчитать показатель, который указывается в отчетности о среднесписочной численности работников в налоговую, ФСС или Росстат. В подсчет включаются сотрудники компании, для которых она является основным местом работы. Не следует учитывать внешних совместителей и физлиц, работавших по гражданско-правовым договорам.

Еще из расчета исключаются:

• женщины, находившиеся в отпуске по беременности и родам;
• сотрудники в отпуске по уходу за ребенком;
• находящиеся в неоплачиваемом учебном отпуске.

Для определения годового показателя необходимо суммировать среднее число сотрудников за каждый месяц года и разделить на 12.

Чтобы определить месячное значение показателя, используется следующая формула:

По не полностью занятым среднее число работающего персонала определяется так:

Если в предшествующем году в вашем ООО не было наемных сотрудников либо итог расчета оказался равным нулю, то в расчете по страховым взносам следует указать, что число сотрудников составило 0.

Куда еще сдают отчет

Информация о среднесписочной численности работников — один из основных показателей формы П-4, предоставляемой в Росстат. В порядке заполнения этой формы указаны правила расчета числа сотрудников, которые используются для подсчета значений и для всех иных видов отчетности.

Хотя расчет 4-ФСС отличается по форме, рассчитывается среднесписочная численность работников в отчете 4-ФСС в Фонд социального страхования аналогично правилам для налоговой службы и органов статистики (пункт 5.15 «Порядка заполнения расчета 4-ФСС»).