Как отчитаться в налоговую
Федеральной налоговой службе сведения о среднесписочной численности от отдела кадров необходимы, чтобы определить, в бумажном или электронном виде должна отчитываться организация. Компания вправе отчитываться о налогах на бумаге, если численность ее персонала не превышает 100 человек. Для отчетности о страховых взносах, НДФЛ и отчетности, предоставляемой в ФСС и ПФР, эта цифра еще меньше — 10-25 человек.
ФНС использует среднесписочный отчет в налоговую для включения организации в реестр малых и средних предприятий, позволяющий претендовать на налоговые и иные преференции.
Сведения о средней численности работников организации не предоставляются отдельным отчетом, но включены в расчет по страховым взносам. В разъяснениях по заполнению расчета прописано, как составить отчет по численности работников в налоговую: отразить данные на титульном листе формы в соответствующем поле. Порядок подсчета показателя определяется Росстатом.

Подробнее: о заполнении расчета по страховым взносам
Готовят такую отчетность все юридические лица и индивидуальные предприниматели, привлекавшие в прошлом году наемный персонал. Предоставляется она ежеквартально. Установленный срок сдачи отчета о среднесписочной численности в составе расчета по страховым взносам — не позднее 30-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Если эта дата выпадет на выходной, то, в соответствии с пунктом 7 статьи 6.1 НК РФ, его переносят на первый рабочий день.
Включаются сведения в отчет о количестве сотрудников на последнюю отчетную дату по организации в целом: у налогоплательщиков нет необходимости заполнять этот показатель в РСВ, сдаваемых по месту нахождения обособленных подразделений, филиалов, представительств.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заполнить и предоставить в налоговый орган расчет по страховым взносам за отчетные (расчетный) периоды 2021 года. Используйте эти инструкции бесплатно.
Сроки сдачи формы важно не пропустить, поскольку при непредоставлении или несвоевременном предоставлении отчетности компании грозит:
- штраф в размере 1000 рублей (пункт 1 статьи 119 НК РФ), если взносы уплачены вовремя;
- штраф в размере 5% от неуплаченной суммы соцвзносов;
- административный штраф должностному лицу от 300 до 500 рублей;
- приостановление операций по банковским счетам.
Указывать недостоверные сведения о количестве работников не стоит. Контролирующие органы знают, как проверять отчет о среднесписочной численности по данным иных отчетных форм. Каждая организация сдает множество отчетных форм, содержащих сведения о сотрудниках, которым выплачивает заработную плату: 6-НДФЛ, отчетность в ПФ, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и другие. Да и сам расчет по страховым взносам включает раздел 3, где указываются поименно все сотрудники, с доходов которых уплачивались страховые взносы.
Как посчитать
Теперь разберем, как посчитать показатель, который указывается в отчетности о среднесписочной численности работников в налоговую, ФСС или Росстат. В подсчет включаются сотрудники компании, для которых она является основным местом работы. Не следует учитывать внешних совместителей и физлиц, работавших по гражданско-правовым договорам.
Еще из расчета исключаются:
- женщины, находившиеся в отпуске по беременности и родам;
- сотрудники в отпуске по уходу за ребенком;
- находящиеся в неоплачиваемом учебном отпуске.
Для определения годового показателя необходимо суммировать среднее число сотрудников за каждый месяц года и разделить на 12.
Чтобы определить месячное значение показателя, используется следующая формула:

По не полностью занятым среднее число работающего персонала определяется так:

Если в предшествующем году в вашем ООО не было наемных сотрудников либо итог расчета оказался равным нулю, то в расчете по страховым взносам следует указать, что число сотрудников составило 0.
Куда еще сдают отчет
Информация о среднесписочной численности работников — один из основных показателей формы П-4, предоставляемой в Росстат. В порядке заполнения этой формы указаны правила расчета числа сотрудников, которые используются для подсчета значений и для всех иных видов отчетности.
Хотя расчет 4-ФСС отличается по форме, рассчитывается среднесписочная численность работников в отчете 4-ФСС в Фонд социального страхования аналогично правилам для налоговой службы и органов статистики (пункт 5.15 «Порядка заполнения расчета 4-ФСС»).
Нормативная база
Приказ ФНС № ЕД-7-11/751@ от 15.10.2020 «О внесении изменений в приложения к Приказу Федеральной налоговой службы от 18.09.2019 № ММВ-7-11/470@ "Об утверждении формы расчета по страховым взносам, порядка ее заполнения, а также формата предоставления расчета по страховым взносам в электронной форме и о признании утратившим силу Приказа Федеральной налоговой службы от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@"» (утрачивает силу с отчета за 1 квартал 2022)
Приказ ФНС № ММВ-7-11/470@ от 18.09.2019 «Об утверждении формы расчета по страховым взносам, порядка ее заполнения, а также формата предоставления расчета по страховым взносам в электронной форме и о признании утратившим силу Приказа Федеральной налоговой службы от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@» (утрачивает силу с отчета за 1 квартал 2022)