Сроки сдачи справки о численности работников

Как повлияет объединение ПФР и ФСС на отчетность о ССЧ

Сведения о среднесписочной численности (или сокращенно — ССЧ) в 2023 г. придется подавать в составе расчета по страховым взносам. Такую информацию указывают на титульном листе бланка в специальном поле. Это правило не изменится. Но сам бланк претерпит изменения, начиная с отчетности за 1 квартал 2023 г. Поменяются и сроки подачи расчета, а значит, и сведений о персонале в организациях и у ИП.

Кто и в какие сроки предоставляет сведения о среднесписочной численности работников

Сведения предоставляют:

• организации;
• индивидуальные предприниматели;
• физлица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями;
• главы крестьянско-фермерских хозяйств.

Все, кто производил денежные выплаты физическим лицам за выполнение работ, обязаны сдать отчет по страховым взносам, в расчете которого учитывается рассматриваемый показатель.

Организации подают сведения по месту своего нахождения, физические лица и индивидуальные предприниматели подают сведения по месту своей регистрации. Главы крестьянско-фермерских хозяйств подают сведения по месту своего учета в ФНС.

По общему правилу, срок сдачи среднесписочной численности работников в 2023 году поменялся, отчет сдают в следующие сроки:

• за первый квартал — не позднее 25 апреля;
• за полугодие — не позднее 25 июля;
• за 9 месяцев — не позднее 25 октября;
• за год — не позднее 25 января года, следующего за отчетным.

Согласно п. 7 ст. 6.1 НК РФ и на основании позиции ФНС, изложенной в письме от 28.10.2021 № БС-4-11/15262@, если последний день сдачи отчетности о среднесписочной численности в 2023 году выпадает на выходной или праздничный день, то окончание срока подачи информации переносится на ближайший следующий рабочий день.

Какой формой надо пользоваться

До 31 декабря 2020 года форма сведений и сроки сдачи справки о среднесписочной численности работников были утверждены Приказом ФНС от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Позже этот документ утратил силу, и по итогам 2022 г. страхователи отчитываются, используя Приказ ФНС от 06.10.2021 № ЕД-7-11/875@. А для подачи данных в 2023 г. понадобится бланк из Приказа ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

Форма бланка, по которой нужно отчитываться за 2022 год:

Форма бланка, которую используют, начиная с отчетности за 1 квартал 2023 г.:

Согласно требованиям, изложенным в статье 431 НК РФ, подача информации в установленный срок предоставления сведений о среднесписочной численности за 2022 год и ежеквартально в 2023 г. осуществляется в электронном виде или на бумажном носителе. В электронном виде по телекоммуникационным каналам связи подают сведения организации и индивидуальные предприниматели, у которых больше 10 работников. Это требование распространяется и на вновь созданные организации. Организации и индивидуальные предприниматели, у которых меньше 10 сотрудников (включительно), решают на свое усмотрение, в какой форме подавать сведения — на бумаге или в цифре.

Как рассчитать среднесписочную численность

В рассчитываемый показатель входят только основные работники. Внешние совместители, исполнители по гражданско-правовым договорам в расчет не включаются. Внутренние совместители учитываются как один человек. В соответствии с правилами расчета в 2023 г., утвержденными Приказом Росстата от 30.11.2022 № 872, при вычислении контрольного показателя учитываются все штатные сотрудники независимо от того, находились они на рабочем месте или отсутствовали по какой-либо причине, но за ними сохранялось рабочее место. Не включаются в подсчет основные работники, находящиеся:

• в отпуске по беременности и родам;
• в отпуске по уходу за ребенком (если сотрудница работает неполный рабочий день с сохранением отпуска по уходу, то учитывается она как полная единица);
• в неоплачиваемом учебном отпуске.

Основой для расчета годового показателя является среднесписочная численность за месяц. За год среднесписочная численность определяется следующим образом:

Чтобы определить среднесписочную численность за месяц, суммируется численность работников, полностью отработавших весь месяц, и тех, кто работает неполное время по соглашению с работодателем. Те, кому положен неполный рабочий день по закону (вредники, инвалиды, несовершеннолетние), учитываются как полностью занятые.

Среднесписочная численность полностью занятых определяется суммированием их числа за каждый день месяца и делением на число дней в этом месяце.

Средняя численность не полностью занятых определяется по следующему правилу:

Пример расчета среднесписочной численности

Рассчитаем ССЧ для ООО «Clubtk.ru». С января по апрель 2022 года в организации работали 16 человек, в мае-ноябре — 15, а в декабре — 14. Делаем вычисление по формуле:

Дробные значения всегда округляются до целых по правилам округления. Полученный результат ООО «Clubtk.ru» укажет в сведениях о среднесписочной численности за 2022 год в составе расчета страховых взносов, который необходимо подать до 25 января 2023 года — срок сдачи ССЧ за 2022 год по новым правилам.

Образец РСВ с расчетом среднесписочной численности по итогам 2022 года

Что будет, если не сдать сведения о среднесписочной численности

Несдача или несвоевременная сдача сведений в составе отчета по страховым взносам образует состав правонарушения, ответственность за которое предусмотрена статьями 76, 119 НК РФ и статьей 15.5 КоАП РФ:

• штраф в размере 5% от не уплаченной (недоплаченной) в срок суммы взносов, которая перечисляется на основании расчета, за каждый полный и неполный месяц просрочки подачи расчета, но не больше 30% от этой суммы и не меньше 1000 рублей;
• штраф в размере 1000 рублей, если сумма страховых взносов, указанная в расчете, уплачена в срок;
• предупреждение или административный штраф для должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей;
• приостановление операций по счетам в банке и переводов электронных денежных средств, если расчет не предоставлен в течение 20 рабочих дней после завершения срока его подачи.