Заявление на выдачу пропуска

Заявление: кто пишет и по какой форме

Если на предприятии введен пропускной режим, администрации следует оформлять сотрудникам и посетителям документы, позволяющие проходить на территорию организации. Но для начала компания разрабатывает типы и формы самих разрешений и заявок. Бланков может быть несколько либо один — по желанию и необходимости. К примеру, для разового визита в отдельное производственное здание у компании утверждено одно заявление на выдачу пропуска, а для регулярного посещения того же блока — другое.

Обращаем внимание, что на законодательном уровне не установлены требования, какая форма заявки на пропуск правильная, поэтому ее разрабатывают сами организации. Более того, закон не требует утверждать образец, а работники и посетители вправе обращаться в администрацию в свободной форме. Но для удобства учета перемещения и работников, и посетителей все-таки рекомендуем формы заявок разрабатывать и утверждать.

Чтобы написать заявление о выдаче пропуска на работу, сотруднику необходимо обратиться в службу безопасности, отдел кадров или иное подразделение, которое отвечает за эту сферу деятельности. Также получить разрешение вправе:

• новые работники, у которых пока нет разрешительных документов;
• сотрудники, которые потеряли ранее выданные бумаги либо у них изменились какие-то персональные данные;
• представители организаций или ИП, которым необходимо получить разрешение на посещение территории для выполнения каких-то работ или оказания услуг;
• работники предприятия, отвечающие за проведение различных публичных мероприятий, визитов, делегаций — в этом случае письмо о выдаче пропуска на территорию компании считают одной из разновидностей служебной записки;
• посетители, которым требуется решить личные вопросы с руководством компании;
• прочие заявители.

Обязательные требования к заявлению

Если руководство предприятия приняло решение ввести пропускной или внутриобъектный режимы и необходимо разработать образец заявки на пропуска, предлагаем набор основных данных, которые должны содержаться в таком обращении:

• Ф.И.О. заявителя;
• данные о транспортном средстве, если на территорию компании въезжает машина;
• объект (подразделение), на территории которого действует разрешение;
• срок действия (временный, постоянный);
• дата написания заявления.

Кроме этого, обязательно в ходатайство о выдаче пропуска вписывают цели посещения объектов.

Если обращается не работник, а, к примеру, представитель подрядной организации, то в письмо о предоставлении пропуска на территорию следует внести список граждан, которые пройдут на охраняемые объекты, иногда добавляют данные о договоре, на основании которого проводятся работы или оказываются услуги. Такое обращение стоит отправлять с учетом общих требований деловой переписки — на фирменном бланке, с мокрой печатью (при наличии).

Образцы заявок

С учетом представленных правил предлагаем несколько вариантов, как может выглядеть заявление или письмо о выдаче пропуска в администрацию в 2020 году. Для начала пример для заявителя — работника организации, которому необходимо получить разрешение для въезда на территорию работодателя на личном авто.

Покажем еще один вариант. Подобная форма утверждена властями для посещения объектов Министерства юстиции РФ, но мы ее адаптировали под нужды бизнеса — для подготовки разрешений на посещение организации представителями иностранной делегации.

Следующий пример — заявление в администрацию на пропуска для посетителей. В нашем случае это работники строительной организации, которые пришли выполнить ремонтно-строительные работы по договору.