Скачать журнал приказов по основной деятельности (пустой бланк)
Скачать образец журнал регистрации приказов по основной деятельности
Зачем нужен журнал распорядительных актов
Обязанность вести журнал приказов по основной деятельности в НПА не закреплена. Организация вправе сама определить необходимость и порядок учета образующейся в процессе деятельности документации, исходя из удобства и сложившейся практики делопроизводства. Но удобнее всего использовать реестр распоряжений. Он позволяет:
- упорядочить нумерацию документов, избежать повторов;
- в случае необходимости быстро найти требуемый акт;
- в любой момент узнать общее количество распоряжений;
- зафиксировать факт издания документа. Это полезно в случае возникновения спорных и конфликтных ситуаций.
Какие акты регистрируются в книге приказов? Все они подразделяются на три группы:
- по основной деятельности;
- по административно-хозяйственной деятельности;
- по личному составу (кадрам).
К распоряжениям по основной деятельности относят следующие:
- назначение руководителей организации;
- создание, реорганизация, ликвидация подразделений и отделов, филиалов и представительств;
- утверждение графика отпусков и других локальных нормативных актов;
- расследование несчастного случая;
- создание профсоюза и различных комиссий;
- определение порядка финансирования;
- назначение ответственных лиц;
- наделение полномочиями (правом подписи и пр.);
- порядок организации охраны труда, воинского учета и бронирования и пр.;
- проведение организационных мероприятий;
- другие, касающиеся профильной работы компании.
Регистрировать их допускается все в одном реестре и по отдельности. Для крупных организаций чаще применяется второй способ, для мелких, где нет большого объема документации, — первый.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Поскольку ведение таких реестров не обязательно, то и стандартной формы их не установлено.
Так оформляется титульный лист:
ЖУРНАЛ регистрации приказов по основной деятельности _________________________
Начат ________________________________ Окончен______________________________ Ответственный за ведение: ______________ Срок хранения журнала: ________________ |
А это образец книги регистрации приказов по основной деятельности в виде таблицы:
Как вести и хранить книгу приказов
Обычно регистр состоит из титульного листа и основной части, представляющей собой реестр документов. Включаются в него такие сведения:
- на титульном листе:
- наименование организации;
- даты начала и окончания;
- срок хранения;
- Ф.И.О., должности и подписи ответственных за ведение лиц.
- в основной части:
- порядковый номер записи;
- регистрационный номер приказа;
- дата;
- краткое содержание документа;
- ответственные за исполнение лица;
- отметка об исполнении;
- примечания и комментарии.
Ко всем реестрам, в том числе и к журналу регистрации приказов, применяются одни и те же правила оформления:
- используют типографские или самостоятельно изготовленные (распечатанные) бланки;
- страницы обязательно нумеруются;
- бумага прошивается и заверяется подписями ответственных лиц, а при наличии и печатью организации;
- записи нумеруют по порядку, вносят без помарок;
- исправления вносят согласно принятым на предприятии правилам.
Такие нюансы целесообразно закрепить в инструкции по делопроизводству или другом аналогичном локальном нормативном акте организации. Особое внимание следует уделить порядку исправления неверных записей, дабы избежать грязи и путаницы.
Вот образец заполнения журнал приказов по основной деятельности для наглядности:
В настоящее время многие организации используют программы автоматизации документооборота. В них обычно регистрация документов производится в автоматическом режиме, формируется их перечень, который в любой момент не составит труда распечатать. Рекомендуем делать это по окончанию года. Сформированный журнал прошивают и заверяют печатью.
Если используется какая-либо система электронного документооборота, вести бумажные реестры нет необходимости. Вся необходимая информация есть в системе. Ответственность за документ несет тот, чьей ЭЦП он подписан.
Сроки хранения журналов регистрации приказов определяются на основании перечня и содержания зарегистрированных документов:
- по основной деятельности — постоянно;
- по личному составу — 75 (50) лет;
- по административно-хозяйственной деятельности — 5 лет.
Когда все распоряжения регистрируются в одном реестре, длительность его хранения определяют по самому «долгоиграющему» документу, т. е. постоянно.