Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Зачем нужен журнал распорядительных актов

Обязанность вести журнал приказов по основной деятельности в НПА не закреплена. Организация вправе сама определить необходимость и порядок учета образующейся в процессе деятельности документации, исходя из удобства и сложившейся практики делопроизводства. Но удобнее всего использовать реестр распоряжений. Он позволяет:

• упорядочить нумерацию документов, избежать повторов;
• в случае необходимости быстро найти требуемый акт;
• в любой момент узнать общее количество распоряжений;
• зафиксировать факт издания документа. Это полезно в случае возникновения спорных и конфликтных ситуаций.

Какие акты регистрируются в книге приказов? Все они подразделяются на три группы:

• по основной деятельности;
• по административно-хозяйственной деятельности;
• по личному составу (кадрам).

К распоряжениям по основной деятельности относят следующие:

• назначение руководителей организации;
• создание, реорганизация, ликвидация подразделений и отделов, филиалов и представительств;
• утверждение графика отпусков и других локальных нормативных актов;
• расследование несчастного случая;
• создание профсоюза и различных комиссий;
• определение порядка финансирования;
• назначение ответственных лиц;
• наделение полномочиями (правом подписи и пр.);
• порядок организации охраны труда, воинского учета и бронирования и пр.;
• проведение организационных мероприятий;
• другие, касающиеся профильной работы компании.

Регистрировать их допускается все в одном реестре и по отдельности. Для крупных организаций чаще применяется второй способ, для мелких, где нет большого объема документации, — первый.

Поскольку ведение таких реестров не обязательно, то и стандартной формы их не установлено.

Так оформляется титульный лист:

А это образец книги регистрации приказов по основной деятельности в виде таблицы:

Как вести и хранить книгу приказов

Обычно регистр состоит из титульного листа и основной части, представляющей собой реестр документов. Включаются в него такие сведения:

• на титульном листе:
  • наименование организации;
  • даты начала и окончания;
  • срок хранения;
  • Ф.И.О., должности и подписи ответственных за ведение лиц.
• в основной части:
  • порядковый номер записи;
  • регистрационный номер приказа;
  • дата;
  • краткое содержание документа;
  • ответственные за исполнение лица;
  • отметка об исполнении;
  • примечания и комментарии.

Ко всем реестрам, в том числе и к журналу регистрации приказов, применяются одни и те же правила оформления:

• используют типографские или самостоятельно изготовленные (распечатанные) бланки;
• страницы обязательно нумеруются;
• бумага прошивается и заверяется подписями ответственных лиц, а при наличии и печатью организации;
• записи нумеруют по порядку, вносят без помарок;
• исправления вносят согласно принятым на предприятии правилам.

Такие нюансы целесообразно закрепить в инструкции по делопроизводству или другом аналогичном локальном нормативном акте организации. Особое внимание следует уделить порядку исправления неверных записей, дабы избежать грязи и путаницы.

Вот образец заполнения журнал приказов по основной деятельности для наглядности:

В настоящее время многие организации используют программы автоматизации документооборота. В них обычно регистрация документов производится в автоматическом режиме, формируется их перечень, который в любой момент не составит труда распечатать. Рекомендуем делать это по окончанию года. Сформированный журнал прошивают и заверяют печатью.

Если используется какая-либо система электронного документооборота, вести бумажные реестры нет необходимости. Вся необходимая информация есть в системе. Ответственность за документ несет тот, чьей ЭЦП он подписан.

Сроки хранения журналов регистрации приказов определяются на основании перечня и содержания зарегистрированных документов:

• по основной деятельности — постоянно;
• по личному составу — 75 (50) лет;
• по административно-хозяйственной деятельности — 5 лет.

Когда все распоряжения регистрируются в одном реестре, длительность его хранения определяют по самому «долгоиграющему» документу, т. е. постоянно.