Должностные обязанности архивариуса

Архивариус: особенности профессии

Согласно Квалификационному справочнику должностей, утвержденному Постановлением Министерства труда РФ №37 от 21.08.1998, архивариус является отдельной профессией.

Архивариус — это должностное лицо, в обязанности которого входит обеспечение сохранности документов в архиве, их своевременная опись и ликвидация (после того как обязательный срок хранения истечет). Обязанности архивариуса для резюме чаще всего включают в себя:

• создание системы хранения документов на предприятии;
• их отбор, упорядочивание и использование по запросам подразделений;
• контроль над ведением делопроизводства в компании и др.

Полный список обязанностей архивиста приведен в должностной инструкции, с которой обязаны знакомить каждого работника.

Какие требования к квалификации работника

Требования к профессии зависят от того, какая категория присвоена специалисту. Так, для работников архивов муниципальных образований (утв. Приказом Минздравсоцразвития России №338н от 11.04.2012) установлены следующие:

1. Для архивиста первой категории обязательным является наличие высшего профессионального образования по одной из следующих специальностей: «Историко-архивоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Документоведение и архивоведение» или «История». При наличии дипломов по этим специальностям требования к стажу не предъявляются. Допустимо и среднее профессиональное образование по направлению «Документационное обеспечение управления и архивоведение», но такой кандидат обязан иметь стаж профессиональной деятельности не менее двух лет.
2. Архивисту второй категории необходимо иметь среднее профессиональное образование по направлению «Документационное обеспечение управления и архивоведение» и не менее года рабочего стажа по направлению профессиональной деятельности.
3. Архивист, не имеющий категорий, вправе работать в этой должности при наличии среднего профессионального образования. Требования к наличию стажа не предъявляются.

Знание:

• нормативной базы РФ, которая регламентирует отношения в сфере архивного дела;
• нормативных документов и методических материалов, которые напрямую касаются его деятельности;
• основ текстологии и вспомогательных исторических дисциплин;
• содержания и состава комплекса документов, которые находятся на хранении;
• видов систем хранения и классификации бумаг, направленных в архив;
• условий их хранения;
• правил и порядка составления отчетной документации — входит в обязанности архивариуса и определяет уровень его квалификации.

Должностная инструкция

Должностная инструкция архивариуса составляется в соответствии со стандартами, описанными статьях 192.1 – 195.3 ТК РФ, на основании профстандартов:

• по документационному обеспечению (Приказ Минтруда России №333н от 15.06.2020);
• специалистов по формированию электронных архивов (утв. Приказом Минтруда России №266н от 19.04.2018).

Исчерпывающую информацию о том, кто такой архивариус, ищите в этих нормативных документах.

Типовая структура должностной инструкции выглядит так:

• общие положения;
• обязанности работника;
• его права;
• ответственность, которую понесет специалист в случае недобросовестного исполнения трудовых обязанностей.

Перечислим по пунктам, что входит в обязанности архивариуса и что можно добавить в его должностную инструкцию:

• проведение работ по оценке наличия и состояния материалов, ранее переданных на хранение;
• отбор документов в зависимости от их состояния для страхового копирования, реставрации и восстановления;
• топографирование;
• подготовка целевой экспертизы для определения ценности материалов, находящихся на хранении;
• прием документации на постоянное или временное хранение;
• выдача материалов по запросу сотрудников предприятия, их обратный прием и размещение на отведенных для них местах хранения;
• контроль за соблюдением нормативов по хранению;
• оформительные работы;
• обеспыливание и прошивка;
• оказание помощи сотрудникам архивов и делопроизводства организаций;
• работы по созданию каталогов, баз данных и автоматизация работы архива;
• подготовка материалов для новостных порталов и СМИ;
• исполнение поступающих запросов;
• обслуживание посетителей в читальном зале архива (в случае его наличия);
• сверка текстов с оригиналами;
• описание печатей, подписей и других особенностей документов;
• участие в мероприятиях по спасению и эвакуации документов в чрезвычайных ситуациях.

На время отсутствия архивариуса его функциональные обязанности, права и ответственность в полной мере переходят к другому сотруднику компании, назначенному приказом директора предприятия. Следовательно, ответ на вопрос, может ли выполнять обязанности архивариуса заместитель директора, положительный. Замещать вправе любой специалист, обладающий достаточной квалификацией, в том числе и заместитель директора.

Права

Сотрудник, принятый на должность архивариуса (архивиста), наделяется следующими правами:

• правом подписи в рамках должностных обязанностей;
• может вносить предложения по реконструкции работы архива с целью оптимизации его деятельности;
• получение сведений, необходимых для обеспечения надлежащей работы от других сотрудников предприятия;
• информирование руководства организации о проблемных моментах в работе;
• право требовать поддержания условий, необходимых для качественной работы службы.

Ответственность

Ответственность архивариус в соответствии с должностной инструкцией несет в следующих случаях:

1. При неисполнении трудовых функций, определенных трудовым договором в форме, указанной в законодательстве и внутренних правилах предприятия.
2. За раскрытие внутренней информации. Форма ответственности определяется в соответствии с законодательством РФ.
3. При нарушении действующего законодательства РФ.
4. За ущерб, который работодатель понес по его вине (в пределах, которые заданы соответствующими частями законодательства).