Как сформировать лист ознакомления с должностной инструкцией
Лист ознакомления с должностной инструкцией — это документ, который подтверждает факт ее прочтения и фиксирует согласие работника выполнять возложенные на него обязанности. Обязательным не является, унифицированной формы нет, бланк формирует работодатель.
Скачать образец листа ознакомления с инструкцией (бланк)
Скачать образец листа ознакомления с должностной инструкцией
В соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работника с внутренними документами организации под подпись, а в соответствии с ч. 3 ст. 68 ТК РФ — еще до подписания договора предоставить для прочтения правила внутреннего трудового распорядка и иные документы, касающиеся исполнения трудовых функций. Должностная инструкция не входит в пакет обязательных ЛНА, но часто упоминается в договоре, чтобы не описывать в нем все обязанности сотрудника.
С 2013 года единые унифицированные формы отменены, поэтому не существует универсального бланка листа ознакомления с должностной инструкцией, хотя ведомственными приказами могут быть утверждены бланки для конкретных государственных органов или сфер деятельности. Например, утверждены отдельные бланки для противопожарной службы, таможенной службы и т. д. Коммерческие частные организации вправе разрабатывать собственные формы.
Почему подтверждают ознакомление подписью
Подпись работника свидетельствует о том, что он понял, какие ему поручены обязанности, и согласен их выполнять. Рекомендуется предоставить сотруднику копию документа для обращения к тексту по мере надобности. В случае возникновения спора относительно содержания и качества выполнения работы перечень должностных обязанностей является главным доказательством, к нему вправе апеллировать как работодатель, так и работник.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, обязан ли работодатель составлять должностные инструкции на каждого работника в отдельности или он вправе составить одну инструкцию на соответствующую должность. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как оформить
Конкретных требований нет, допускается использовать бланки, утвержденные для государственных органов. При составлении рекомендуется соблюдать структуру документа и правила русского языка.
Рекомендуемые реквизиты:
- наименование организации вверху по центру либо указание на тот факт, что документ является приложением к правилам внутреннего трудового распорядка или иному положению;
- наименование документа ниже по центру;
- таблица с пятью графами, в которых указываются порядковый номер, фамилия, имя и отчество работника, должность, дата приказа о приеме на работу или назначении на должность, дата прочтения и подпись.
Если сотрудников в организации много, документ допускается формировать для определенной должности или группы работников, подразделения и т. д. Рекомендуется предусмотреть достаточное количество строк для большого числа сотрудников и подшивать заполненные бланки в журнал.
Образцы
Шаблон:
Образец заполнения листа ознакомления с должностной инструкцией:
|
Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» Лист ознакомления С должностной инструкцией ознакомлен:
|
Где и сколько хранят
Новые сроки хранения утверждены приказом Росархива №236 от 20.12.2019, они применяются с 18.02.2020. В приказе установлен срок хранения должностных инструкций — 50 или 75 лет: 50 для документов, законченных делопроизводством до 01.01.2003, 75 лет — для тех, что закончены делопроизводством позже этой даты. Листы ознакомления рекомендуется хранить столько же. Типовые ДИ хранятся 3 года после их замены новыми.
Сначала они хранятся в кадровом отделе, затем передаются в архив организации. В случае ликвидации юрлица они передаются в государственный архив, где по истечении срока проходят экспертизу ценности. Для обеспечения сохранности документации листы подшиваются кадровым работником в журнал с фиксацией количества страниц на прошивке под подпись.
