Образец маршрутного листа

Для чего нужен маршрутный лист

Многие сотрудники: водители, курьеры, экспедиторы — имеют разъездной характер работы. Трудовой кодекс (ст. 168.1 ТК РФ) обязывает работодателей возмещать трудящимся связанные со служебными поездками расходы. Расходы должны подтверждаться соответствующими документами. Одним из таких документов выступает маршрутный лист.

С его помощью сотрудники подтверждают, например, затраты на оплату бензина или на покупку проездных билетов на общественный транспорт.

В дальнейшем маршрутный лист вместе с отчетом об использовании выделенных предприятием денег является основанием для выплаты сотруднику компенсации согласно его расходам. Также он служит документом бухгалтерского и налогового учета.

В некоторых случаях маршрутные листы помогают руководителям предприятий проанализировать маршруты сотрудников и составить оптимальный путь. Эти действия существенно снижают затраты организации на передвижение сотрудников по городу.

Образец маршрутного листа

Утвержденной формы бланка не существует, и организации самостоятельно разрабатывают необходимые формы. Главное, чтобы документ позволял проследить цели и маршруты поездок, содержал все реквизиты первичного документа.

В качестве основы есть путевой лист по форме №3, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78. Форма, подготовленная предприятием, утверждается в учетной политике организации. В ней же прописываются периодичность подачи документа и порядок его оформления.

Порядок оформления

1. Маршрутный лист составляется лично работником перед поездкой либо логистом.
2. Данные о выдаче документа заносятся в журнал.
3. По ходу движения в листе делаются отметки.
4. По возвращении бумагу сдают в бухгалтерию или отдел логистики.

К маршрутному листу прикрепляются оригиналы документов (чеки), подтверждающие траты: отчет работника о понесенных расходах, проездные документы и т. д.

Расходы проверяет бухгалтер организации, директор — подписывает. После этого на основании маршрутного листа и приложений к нему работнику возмещают расходы, если он потратил собственные деньги, либо бухгалтерия оформляет подотчетные суммы, которые были выданы.

Правила заполнения

Маршрутный листок оформляется водителем по итогам разъездов по городу за день. Заполняется он следующим образом:

• вверху документа по центру строки пишут наименование организации. Ниже указывают населенный пункт и дату оформления;
• записывают Ф.И.О. и должность работника, на которого он составляется, вносится информация о марке автомобиля, формулируется цель поездки;
• в таблице по порядку вносятся дата поездки, адрес, время прибытия и убытия, наименование и реквизиты документа, подтверждающего затраты на поездку, сумма затраченных средств;
• маршрутный листок подписывает сотрудник, на которого он оформлен, и бухгалтер предприятия.

После того как маршрутный лист оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам в бухгалтерии. В случае налоговых проверок на него иногда обращают внимание контролирующие структуры.

На что обратить внимание

1. Порядок работы с данным документом утверждается ЛНА, где перечислены и лица, ответственные за его регистрацию, выдачу и хранение.
2. Печать на документе ставить не обязательно, но если печать есть, то это не нарушение и добавит солидности документу.
3. Расходы, заносимые в маршрутный лист, должны обосновываться и легко проверяться, внесение недостоверных сведений не позволит возместить расходы.
4. Маршрутный лист не является путевым листом, и отметки медицинских работников в нем не ставят.

Порядок хранения

Оформленные маршрутные листы должны храниться не менее пяти лет, а если они подтверждают работу в тяжелых, вредных или опасных условиях труда, хранить их необходимо 75 лет. Указание на это имеется в п. 553 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 №236.

Система пропусков из-за карантина

Из-за пандемии коронавируса в России введен режим повышенной готовности или, как сейчас популярно говорить, режим самоизоляции. В нескольких субъектах (например, в Кировской области (Постановление областного правительства от 25.03.2020 №122-П), Краснодарском крае (Постановление краевого губернатора от 31.03.2020 №185) власти ввели карантин — более жесткие правила по сравнению с остальными субъектами.

В период самоизоляции гражданам рекомендуется преимущественно находиться дома или на даче. Покидать жилые помещения разрешено в экстренных случаях: пожар, наводнение, террористический акт, необходимость получить неотложную медицинскую помощь. Есть еще три послабления, когда допускается выйти на улицу:

• вы идете купить продукты или медикаменты;
• выбросить мусор;
• погулять с домашним животным.

Это не значит, что, если вы выйдете на улицу подышать свежим воздухом с ребенком, за вами начнет охотиться Росгвардия. Роспотребнадзор рекомендует ограничить контакты с большим количеством людей и соблюдать расстояние в 1–2 метра. Но запрета выходить на улицу нет.

Другое дело, организации с непрерывным производством и те, кто обеспечивает нормальную жизнедеятельность населения (поликлиники, водоканал и прочие службы, поставляющие коммунальные услуги, службы спасения). Им разрешено в этот период продолжать функционировать, в отличие от торгово-развлекательных центров, салонов красоты и парикмахерских, кафе и ресторанов. Среди тех, кто «останется в строю», — компании, осуществляющие перевозку грузов. Но сейчас, помимо маршрутных листов, руководители обязаны выдавать своим сотрудникам пропуска, позволяющие перемещаться на транспорте внутри субъектов и за их границами.

Вопрос с пропусками регулируется на региональном уровне, и сами разрешительные документы разные. Но это не помешает водителям выполнять работу: пропуска готовят на фирменных бланках, подтверждают печатями, подписями руководителей организаций, а иногда и представителей региональной власти. По этой причине водителям обязательно иметь при себе и рабочие документы, и удостоверение личности, и пропуск, позволяющий работать.

Обращаем внимание, что в регионах вводят дополнительные ограничения для приезжих. К примеру, в Севастополе всех граждан, приехавших из Москвы, Московской области и Санкт-Петербурга, обязали соблюдать двухнедельный карантин в отдельном обсерваторе или режим самоизоляции (указ губернатора от 07.04.2020 №27-УГ). Кроме того, на подъездах к городу дежурят врачи и измеряют температуру водителей и пассажиров легкового и грузового транспорта, которые въезжают в город, — не важно, местный он житель, приехал погостить или проездом в городе по работе. Рекомендуем заранее изучить ситуацию и учитывать ее при планировании рабочих поездок, не исключено, что где-то придется задержаться дольше.

Если водитель не ваша профессия, и пропуск вам не положен, это не значит, что воспользоваться личным транспортом нельзя. Когда нужна срочная медицинская помощь, требуется поехать к пожилым родителям, вы решили изолироваться на даче, воспользуйтесь личным авто. А если остановят сотрудники полиции, объясните все, как есть.

Но опять же: если вы говорите, что едете к пожилым родителям, но в салоне авто галдят друзья, а в багажнике — набор для пикника, не обижайтесь на штраф за нарушение режима самоизоляции. Он, кстати, по новой статье КоАП РФ для граждан от 1 до 30 тысяч рублей.