рубрики

Служебная записка на командировку

Служебная записка на командировку — это документ отчетности. По нему сотрудник направляется для исполнения служебных обязанностей за пределы компании, получает аванс, компенсирует расходы, отчитывается о результатах поездки. При составлении необходимо учитывать место направления, должность, форму организации бизнеса и приложить все подтверждающие документы.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Зачем нужна

Служебная записка на командировку удостоверяет факт нахождения работника в том месте, куда он направлен, дату его приезда и возвращения из поездки. Ее оформляют, если:

  • специалист едет на своем личном или транспорте, принадлежащем компании;
  • нет возможности документально доказать факт проезда и пребывания в гостинице.

Она нужна и для перевода сотруднику денег, которые ему полагаются за каждый день в поездке. Для их правильного расчета необходимо знать, сколько времени работник провел в отъезде.

Также эта бумага служит подтверждением затрат специалиста во время поездки и заменяет:

  • командировочное удостоверение;
  • отчет о выполненных задачах;
  • служебное задание.

Оформляется сотрудником лично после возвращения.

Какие пункты и формулировки должна содержать

Специальной формы для оформления возмещения расходов не предусмотрено, поэтому допускается воспользоваться служебной запиской на командировку по шаблону, принятому в организации. Он составляется следующим образом:

  • в шапке указывается должность нанимателя, его Ф.И.О. и название фирмы в дательном падеже. Ниже вписать Ф.И.О. и должность командированного сотрудника;
  • в центре пишется наименование документа. Затем следует изложить текст обращения к директору. Указать дату выезда и возвращения, цель поездки, номер, марку и регистрационный номер автомобиля;
  • ниже указываются прилагаемые бумаги (чеки и квитанции об оплате и т. д.);
  • ставится дата, Ф.И.О. и подпись сотрудника.

Директор ставит свою подпись на документе. Расходы сотрудника, указанные в записке, фиксируются бухгалтером компании для отчета перед налоговыми органами и компенсации произведенных затрат.

Особенности

Типовой образец служебной записки на командировочные расходы и о направлении на командировку допускается закрепить в локальных актах компании. Оформляет документ руководитель работника, которого направляют по заданию. По окончании командировки к служебке прикладываются все документальные подтверждения расходов и передвижения. При поездке за границу расходы компенсируются в валюте.

ИП

Такие документы в деятельности ИП не предусмотрены, так как направлять в поездку и отчитываться о ней придется перед самим собой.

По ст. 346.16 НК РФ, ИП на УСН вправе внести в расходы следующие виды трат в командировке:

  • стоимость проезда туда-обратно;
  • съем жилья, гостиницы и оплата гостиничных допуслуг, кроме обслуживания в ресторане, в номере, в салоне отдыха и красоты;
  • суточные;
  • суточные или полевое довольствие;
  • оформление визы, паспорта, приглашений;
  • консульские, транзитные сборы.

Руководство

Направление работника в командировки регулирует положение, утвержденное постановлением правительства № 749. По п. 2, в поездки направляются сотрудники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Руководство вправе не отчитываться о своих поездках, если это прямо не установлено в уставе или других локальных актах предприятия. При необходимости составить служебную записку на командировку она пишется по тем же правилам, что и для других сотрудников.

Личный транспорт

При поездке на личном авто работодатель обязан возместить расходы на топливо, так как они включаются в транспортные расходы по проезду до места направления и обратно. По п. 7 положения о командировке, необходимо подтвердить использование транспорта в служебных целях, предоставив путевой лист.

Заграницу

Поездки по службе заграницу регулируются внутренними документами компании. Если организация не посылает сотрудников по рабочим обязанностям, то и информацию об этом в акты вносить не нужно.

Если необходимость таких поездок есть, то они в обязательном порядке оформляются служебными записками. К ним прикладываются копии паспорта с отметками о пересечениях границы.

В расходы, по п. 23 положения о командировках, утв. постановлением правительства № 749, допускается включить:

  • билеты;
  • оформление загранпаспорта, визы, приглашения;
  • консульские и аэродромные сборы;
  • сбор за въезд и транзит авто;
  • медстраховку;
  • иные платежи на усмотрение работодателя.

Командировочные выплачиваются в валюте или в рублях по курсу ЦБ. Возможность выплаты валюты указана в ст. 9 закона о валютном регулировании.

Выходные

Поручение допускается назначать в любой день недели: выходной это или праздничный — значения не имеет. Оформление записки от этого не меняется. Но следует учесть, что постановление правительства РФ № 749, п. 5, указывает: оплата труда за привлечение к работе в эти дни оплачивается по ТК РФ, ст. 153, — не менее чем в двойном размере.

Образцы

Служебная записка на командировочные расходы

Служебная записка об отмене командировки

Отчетность: служебная записка о командировке

Где и сколько хранить

Оформлением СЗ занимается сотрудник кадрового подразделения. За архивирование и контроль срока хранения отвечает он. Иногда такие обязанности поручаются секретарю или канцелярии. Например, хранением служебных записок о выполнении поручений руководства вправе заниматься секретарь руководителя.

Конкретное лицо, отвечающее за хранение таких документов, определяется приказом руководителя организации.

Сроки хранения служебных записок о командировках, по п. 434 приказа Росархива № 236, который вступил в силу 18.02.2020, — 5 лет. А для работников с вредными и опасными условиями труда — 50 или 75 лет: 75 — если зарегистрированы до 01.01.2003, и 50 — если после.

Отчеты о командировках, по п. 452 приказа, хранятся 5 лет с пометкой ЭПК. Это значит, что через указанное время их допускается оставить на постоянное хранение по решению экспертно-проверочной комиссии.

Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Отчет о командировке

Отчет о командировке — это документ, на основании которого бухгалтерия произведет окончательный расчет с работником по итогам служебной поездки. Направляя сотрудника в такую поездку, работодатель возлагает на него решение различных задач, сообщить о выполнении которых работник должен по факту своего возвращения.

Командировки

07 Мая 2020 в 17:59

Авансовый отчет о командировке

Форма авансового отчета — бланк, по которому работники отчитываются о потраченных суммах во время командировки. Такой документ сдают по возвращении в течение трех рабочих дней, за исключением ситуаций, когда сотрудник отсутствует на работе по уважительной причине. Неверное заполнение бланка приведет к отказу в списании средств, а за необоснованное списание организациям грозят штраф и пени.

Командировки

27 Февраля 2020 в 14:11

Нужно ли командировочное удостоверение в 2019 году

Командировочное удостоверение — документ, позволяющий направить работника в служебную поездку для выполнения конкретной задачи. Некоторое время назад он стал необязательным, но прямого запрета на его использование нет.

Командировки

19 Декабря 2019 в 16:19

Приказ о командировке

Приказ о командировке — это документ, которым работодатель оформляет направление сотрудника исполнять свои служебные обязанности в другую местность. Документ фиксирует, куда, зачем и на какой срок отправляется работник.

Командировки

18 Ноября 2019 в 16:22

Как получить отчетные документы за проживание в гостинице

Отчетные документы для командировочных — это комплект бланков и форм, которые работники заполняют и предоставляют своему работодателю при возвращении из деловой поездки. Используются они для подтверждения расходов сотрудников и отнесения их на затраты предприятия.

Документооборот Командировки

28 Октября 2019 в 19:55

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА