Оформляем компенсацию за жилье сотрудникам

Когда расходы на аренду квартиры компенсируют

Если для выполнения трудовых обязанностей работнику необходим переезд, работодатель обязан из своих средств возместить его расходы на переезд и обустройство на новом месте жительства (статья 169 ТК). Входит ли в состав таких расходов компенсация за съем жилья, законодательство не разъясняет. Работодатель вправе указать в своих локальных нормативных актах состав и порядок возмещения.

Минфин рекомендует рассматривать компенсацию за жилье сотрудникам как часть зарплаты, выплачиваемой в натуральной форме (Письмо №03-04-06/1153 от 14.01.19).

Образец приказа: как оформить компенсацию сотруднику за аренду жилья

Документы, которые понадобятся для возмещения затрат

Организация вправе установить компенсацию найма жилья сотрудникам на свое усмотрение:

1. Заключить договор аренды жилого помещения и разместить в нем работника.
2. Установить порядок и размер выплаты возмещения расходов на жилье, которое арендует сам работник.

Какой из этих способов выгоднее? С точки зрения налогообложения эти операции равноценны и несут одинаковые налоговые последствия для работника и работодателя. Но есть особенности в отражении в учете. И в первом, и во втором случае во избежание претензий контролирующих органов укажите, как выплачивается компенсация за съемное жилье, в трудовом договоре.

В первом случае понадобятся:

• договор аренды жилого помещения;
• договор безвозмездного пользования и акт приема-передачи квартиры сотруднику.

Если работник возмещает часть арендных платежей или самостоятельно оплачивает коммунальные услуги, укажите это условие в документе о предоставлении права на проживание.

При выплате возмещения необходимо в трудовом договоре указать не только факт возмещения расходов, но и их размер. Вот какие документы нужны для компенсации аренды жилья, если жилое помещение арендует сам работник:

• копии документов, подтверждающих произведенные сотрудником расходы: договор найма жилого помещения, квитанции об оплате;
• заявление, служебная записка на компенсацию жилья сотруднику, иной документ, предусмотренный коллективным договором.

Начисляется ли на компенсацию НДФЛ и страховые взносы

При признании возмещения арендных платежей частью зарплаты возникает вопрос об обложении их зарплатными налогами.

Контролирующие органы категоричны в вопросе обложения НДФЛ. Как предоставление квартиры, арендуемой самой организацией, так и возмещение затрат на аренду признается доходом сотрудника, полученным в натуральной форме, поэтому компенсация жилья работнику по трудовому договору облагается НДФЛ в полном размере (статья 211 НК):

• при оформлении аренды на организацию и предоставление жилья работнику безвозмездно базой обложения признается размер арендных платежей;
• при оформлении договора аренды на сотрудника базой обложения НДФЛ признается компенсационная выплата.

Выплаты работникам в рамках трудовых отношений подлежат обложению страховыми взносами. Перечень необлагаемых начислений приведен в статье 422 НК. Возмещение работнику стоимости найма жилого помещения в ней не указано, следовательно, она подлежит обложению страховыми взносами. База обложения определяется аналогично базе по НДФЛ.

Как отразить компенсационную выплату в целях налогообложения

Следуя разъяснениям контролирующих органов, выплату возмещения стоимости найма жилья сотрудникам организация вправе признать частью расходов на оплату труда (статья 255 НК). Но так как компенсация является зарплатой в натуральной форме, то Минфин делает вывод, что компания вправе признать ее в расходах в размере не более 20% от начисленной сотруднику оплаты труда (Письмо №03-04-06/53726 от 14.09.16). Минфин ссылается на ограничение, установленное статьей 131 ТК.

Но сложившаяся судебная практика свидетельствует в пользу того, что у налогоплательщика есть право признать в налоговых затратах возмещение арендных платежей сотрудникам в полном объеме (постановление АС МО №Ф05-9828/14 от 12.09.14). Если вы не готовы к спору с налоговыми органами, то учтите в расходах компенсационную выплату с учетом ограничения статьи 131 ТК.