рубрики

Оформляем компенсацию за жилье сотрудникам

КонсультантПлюс

Компенсация аренды жилья сотрудникам — это выплата, возмещающая затраты при вынужденном переезде для выполнения трудовых обязанностей вне постоянного места жительства. Чтобы избежать претензий налоговой службы и иметь возможность включить в затраты такие расходы, важно правильно оформить документы.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Когда расходы на аренду квартиры компенсируют

Если для выполнения трудовых обязанностей работнику необходим переезд, работодатель обязан из своих средств возместить его расходы на переезд и обустройство на новом месте жительства (статья 169 ТК). Входит ли в состав таких расходов компенсация за съем жилья, законодательство не разъясняет. Работодатель вправе указать в своих локальных нормативных актах состав и порядок возмещения.

Минфин рекомендует рассматривать компенсацию за жилье сотрудникам как часть зарплаты, выплачиваемой в натуральной форме (Письмо №03-04-06/1153 от 14.01.19).

ВАЖНО!
Предусмотрите порядок возмещения арендных платежей в коллективном договоре или ином ЛНА компании. Если этого не сделать, налоговые органы отнесут их к социальным выплатам и не признают расходом при исчислении налога на прибыль.

Образец приказа: как оформить компенсацию сотруднику за аренду жилья

Документы, которые понадобятся для возмещения затрат

Организация вправе установить компенсацию найма жилья сотрудникам на свое усмотрение:

  1. Заключить договор аренды жилого помещения и разместить в нем работника.
  2. Установить порядок и размер выплаты возмещения расходов на жилье, которое арендует сам работник.

Какой из этих способов выгоднее? С точки зрения налогообложения эти операции равноценны и несут одинаковые налоговые последствия для работника и работодателя. Но есть особенности в отражении в учете. И в первом, и во втором случае во избежание претензий контролирующих органов укажите, как выплачивается компенсация за съемное жилье, в трудовом договоре.

В первом случае понадобятся:

  • договор аренды жилого помещения;
  • договор безвозмездного пользования и акт приема-передачи квартиры сотруднику.

Если работник возмещает часть арендных платежей или самостоятельно оплачивает коммунальные услуги, укажите это условие в документе о предоставлении права на проживание.

При выплате возмещения необходимо в трудовом договоре указать не только факт возмещения расходов, но и их размер. Вот какие документы нужны для компенсации аренды жилья, если жилое помещение арендует сам работник:

  • копии документов, подтверждающих произведенные сотрудником расходы: договор найма жилого помещения, квитанции об оплате;
  • заявление, служебная записка на компенсацию жилья сотруднику, иной документ, предусмотренный коллективным договором.

Начисляется ли на компенсацию НДФЛ и страховые взносы

При признании возмещения арендных платежей частью зарплаты возникает вопрос об обложении их зарплатными налогами.

Контролирующие органы категоричны в вопросе обложения НДФЛ. Как предоставление квартиры, арендуемой самой организацией, так и возмещение затрат на аренду признается доходом сотрудника, полученным в натуральной форме, поэтому компенсация жилья работнику по трудовому договору облагается НДФЛ в полном размере (статья 211 НК):

  • при оформлении аренды на организацию и предоставление жилья работнику безвозмездно базой обложения признается размер арендных платежей;
  • при оформлении договора аренды на сотрудника базой обложения НДФЛ признается компенсационная выплата.

Выплаты работникам в рамках трудовых отношений подлежат обложению страховыми взносами. Перечень необлагаемых начислений приведен в статье 422 НК. Возмещение работнику стоимости найма жилого помещения в ней не указано, следовательно, она подлежит обложению страховыми взносами. База обложения определяется аналогично базе по НДФЛ.

Как отразить компенсационную выплату в целях налогообложения

Следуя разъяснениям контролирующих органов, выплату возмещения стоимости найма жилья сотрудникам организация вправе признать частью расходов на оплату труда (статья 255 НК). Но так как компенсация является зарплатой в натуральной форме, то Минфин делает вывод, что компания вправе признать ее в расходах в размере не более 20% от начисленной сотруднику оплаты труда (Письмо №03-04-06/53726 от 14.09.16). Минфин ссылается на ограничение, установленное статьей 131 ТК.

Но сложившаяся судебная практика свидетельствует в пользу того, что у налогоплательщика есть право признать в налоговых затратах возмещение арендных платежей сотрудникам в полном объеме (постановление АС МО №Ф05-9828/14 от 12.09.14). Если вы не готовы к спору с налоговыми органами, то учтите в расходах компенсационную выплату с учетом ограничения статьи 131 ТК.

Компенсация расходов на аренду жилья сотруднику: проводки
Операция Дебет Кредит
Договор аренды жилого помещения оформлен на организацию
Арендные платежи за квартиру организацией учтены в расходах 26, 44 60, 76
Арендные платежи перечислены арендодателю 60, 76 51
Удержан НДФЛ 70 68
Начислены страховые взносы 26, 44 69
При превышении начисления 20% зарплаты признан постоянный налоговый расход (ПНР) 99 68
Договор аренды жилого помещения оформлен на сотрудника
Начислено возмещение арендных платежей работнику 26, 44 73
Удержан НДФЛ 73 68
Компенсация выплачена работнику за вычетом НДФЛ 73 50, 51
Начислены страховые взносы 26 ,44 69
При превышении начисления возмещения арендных платежей 20% зарплаты признан ПНР 99 68
Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Положена ли компенсация расходов дистанционному работнику

Компенсация дистанционному работнику — это возмещение расходов на эксплуатацию оборудования, использование программного обеспечения, иных затрат сотрудника. Необходимо правильно оформить документально компенсационные выплаты, учесть при налогообложении.

Актуально Гарантии и компенсации Оплата труда Расчеты с персоналом Трудовые споры

27 Августа 2020 в 14:09

Как оформить отсрочку по патенту

Отсрочка платежа по патенту — это мера поддержки малого бизнеса в связи с распространением новой коронавирусной инфекции. Предоставляется она не всем предпринимателям, а только наиболее пострадавшим от неблагоприятной экономической ситуации.

Гарантии и компенсации Законодательство

22 Августа 2020 в 10:03

Помощь государства молодым специалистам

Меры поддержки молодых специалистов — это экономические и социальные способы их привлечения и закрепления в различных сферах и отраслях:

  • государственные субсидии;
  • компенсации и стимулирующие доплаты;
  • ссуды на обустройство;
  • прочие выплаты работодателей.

Гарантии и компенсации Законодательство

13 Августа 2020 в 10:00

Медицинский стаж в частной клинике

Медицинский стаж в частной клинике не засчитывается ПФР в качестве льготного. Это значит, что право на досрочную пенсию, доплаты и федеральные льготы работники негосударственных организаций не получат. Суды поддерживают эту позицию. 

Гарантии и компенсации Оплата труда Профессии Рабочее время

10 Августа 2020 в 07:18

Поддержка граждан, потерявших работу из-за карантина

Поддержка неработающим в связи с карантином — это выплата денежных средств из государственного бюджета. Но для начала необходимо подтвердить, что гражданин стал безработным во время пандемии.

Гарантии и компенсации

29 Июля 2020 в 17:14

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА