100 0

Оформляем компенсацию за жилье сотрудникам

Трудовые споры Расчеты с персоналом Гарантии и компенсации

Компенсация аренды жилья сотрудникам — это выплата, возмещающая затраты при вынужденном переезде для выполнения трудовых обязанностей вне постоянного места жительства. Чтобы избежать претензий налоговой службы и иметь возможность включить в затраты такие расходы, важно правильно оформить документы.

Содержание

Когда расходы на аренду квартиры компенсируют

Если для выполнения трудовых обязанностей работнику необходим переезд, работодатель обязан из своих средств возместить его расходы на переезд и обустройство на новом месте жительства (статья 169 ТК). Входит ли в состав таких расходов компенсация за съем жилья, законодательство не разъясняет. Работодатель вправе указать в своих локальных нормативных актах состав и порядок возмещения.

Минфин рекомендует рассматривать компенсацию за жилье сотрудникам как часть зарплаты, выплачиваемой в натуральной форме (Письмо №03-04-06/1153 от 14.01.19).

ВАЖНО!
Предусмотрите порядок возмещения арендных платежей в коллективном договоре или ином ЛНА компании. Если этого не сделать, налоговые органы отнесут их к социальным выплатам и не признают расходом при исчислении налога на прибыль.

Образец приказа: как оформить компенсацию сотруднику за аренду жилья

Документы, которые понадобятся для возмещения затрат

Организация вправе установить компенсацию найма жилья сотрудникам на свое усмотрение:

  1. Заключить договор аренды жилого помещения и разместить в нем работника.
  2. Установить порядок и размер выплаты возмещения расходов на жилье, которое арендует сам работник.

Какой из этих способов выгоднее? С точки зрения налогообложения эти операции равноценны и несут одинаковые налоговые последствия для работника и работодателя. Но есть особенности в отражении в учете. И в первом, и во втором случае во избежание претензий контролирующих органов укажите, как выплачивается компенсация за съемное жилье, в трудовом договоре.

В первом случае понадобятся:

  • договор аренды жилого помещения;
  • договор безвозмездного пользования и акт приема-передачи квартиры сотруднику.

Если работник возмещает часть арендных платежей или самостоятельно оплачивает коммунальные услуги, укажите это условие в документе о предоставлении права на проживание.

При выплате возмещения необходимо в трудовом договоре указать не только факт возмещения расходов, но и их размер. Вот какие документы нужны для компенсации аренды жилья, если жилое помещение арендует сам работник:

  • копии документов, подтверждающих произведенные сотрудником расходы: договор найма жилого помещения, квитанции об оплате;
  • заявление, служебная записка на компенсацию жилья сотруднику, иной документ, предусмотренный коллективным договором.

Начисляется ли на компенсацию НДФЛ и страховые взносы

При признании возмещения арендных платежей частью зарплаты возникает вопрос об обложении их зарплатными налогами.

Контролирующие органы категоричны в вопросе обложения НДФЛ. Как предоставление квартиры, арендуемой самой организацией, так и возмещение затрат на аренду признается доходом сотрудника, полученным в натуральной форме, поэтому компенсация жилья работнику по трудовому договору облагается НДФЛ в полном размере (статья 211 НК):

  • при оформлении аренды на организацию и предоставление жилья работнику безвозмездно базой обложения признается размер арендных платежей;
  • при оформлении договора аренды на сотрудника базой обложения НДФЛ признается компенсационная выплата.

Выплаты работникам в рамках трудовых отношений подлежат обложению страховыми взносами. Перечень необлагаемых начислений приведен в статье 422 НК. Возмещение работнику стоимости найма жилого помещения в ней не указано, следовательно, она подлежит обложению страховыми взносами. База обложения определяется аналогично базе по НДФЛ.

Как отразить компенсационную выплату в целях налогообложения

Следуя разъяснениям контролирующих органов, выплату возмещения стоимости найма жилья сотрудникам организация вправе признать частью расходов на оплату труда (статья 255 НК). Но так как компенсация является зарплатой в натуральной форме, то Минфин делает вывод, что компания вправе признать ее в расходах в размере не более 20% от начисленной сотруднику оплаты труда (Письмо №03-04-06/53726 от 14.09.16). Минфин ссылается на ограничение, установленное статьей 131 ТК.

Но сложившаяся судебная практика свидетельствует в пользу того, что у налогоплательщика есть право признать в налоговых затратах возмещение арендных платежей сотрудникам в полном объеме (постановление АС МО №Ф05-9828/14 от 12.09.14). Если вы не готовы к спору с налоговыми органами, то учтите в расходах компенсационную выплату с учетом ограничения статьи 131 ТК.

Компенсация расходов на аренду жилья сотруднику: проводки
Операция Дебет Кредит
Договор аренды жилого помещения оформлен на организацию
Арендные платежи за квартиру организацией учтены в расходах 26, 44 60, 76
Арендные платежи перечислены арендодателю 60, 76 51
Удержан НДФЛ 70 68
Начислены страховые взносы 26, 44 69
При превышении начисления 20% зарплаты признан постоянный налоговый расход (ПНР) 99 68
Договор аренды жилого помещения оформлен на сотрудника
Начислено возмещение арендных платежей работнику 26, 44 73
Удержан НДФЛ 73 68
Компенсация выплачена работнику за вычетом НДФЛ 73 50, 51
Начислены страховые взносы 26 ,44 69
При превышении начисления возмещения арендных платежей 20% зарплаты признан ПНР 99 68
100
Комментарии
Котова Алла Николаевна
Автор: Главный бухгалтер Котова Алла Николаевна

В 2003 году закончила ВЗФЭИ по специальности Финансовый менеджмент факультета Финансы и кредит. С 2008 года работаю в должности главного бухгалтера. Являюсь обладателем сертификата ДипИФР-Рус.

162 Публикаций
1914 Дней на портале
0 Комментариев
Костров Никита
Автор месяца Костров Никита
Похожие статьи

Каждый день появляется огромное количество нормативных актов и разъяснений. Охватить все невозможно, но самые важные и полезные изменения в законодательстве за прошедшую неделю мы собрали в одну статью. Из обзора вы узнаете:

  • можно ли ввести стимулирующую выплату за совмещение должностей;
  • как оформлять и выплачивать больничные со следующего года;
  • как изменятся правила обжалования решений по результатам проверок Роструда.
Читать дальше

Каждый день появляется огромное количество нормативных актов и разъяснений. Охватить все невозможно, но самые важные и полезные изменения в законодательстве за прошедшую неделю мы собрали в одну статью. Из обзора вы узнаете о:

  • порядке уведомления о сокращении работника после восстановления на работе по решению суда;
  • правилах предоставления отпуска сотруднику, работающему по совместительству;
  • новых сроках подачи заявлений на компенсацию расходов в связи с покупкой коронавирусных СИЗ.
Читать дальше

Каждый день появляется огромное количество нормативных актов и разъяснений. Охватить все невозможно, но самые важные и полезные изменения в законодательстве за прошедшую неделю мы собрали в одну статью. Из обзора вы узнаете о:

  • правилах подачи сведений по форме СЗВ-ТД;
  • обязанностях работодателя по уведомлению о начале отпуска и переносе отдыха для льготных категорий сотрудников;
  • порядке заполнения расчета по взносам после перехода на прямые выплаты.
Читать дальше
Вам может быть интересно
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Обсудить в соцсетях
+37157
Лана Ламантин
Лана Ламантин
Лана Ламантин
07:47
По 2 вопр. получается, что так ставить смену с ночными часами нельзя? Почему? Он условно говоря, работает 2/2 с 20 до 24. Идет домой, спит, отдыхает.Потом смена с 20 до 4. Интервал между этими сменами 20 ч. Благодаря этому и выдерживается недельное время отдыха. Не совсем понимаю, почему так нельзя? Если не против, могу в лс написать. Более детально пообщаться.
Екатерина Захарова
Екатерина Захарова
Екатерина Захарова
07:50
Вы не пояснили его график, я поняла по другому. Тогда, так можно.
Алла Федоренко
Алла Федоренко
Алла Федоренко
07:56
Уважаемые коллеги! При поступлении на работу нужно ли проходить медосмотр, если в мед книжке ещё анализы не просрочены? Девочка перешла к нам работать из детского сада. И заключения у неё нет, только мед книжка.
Лана Ламантин
Лана Ламантин
Лана Ламантин
08:48
Да, нужно. В заключении ведь будет указана должность, на которую она именно к вам принимается. Тем более, мед.осмотр при приеме обязателен для поступающих на работу в детские учреждения
Алекс Обжигалова
Алекс Обжигалова
Алекс Обжигалова
08:59
Добрый день! У нас без анкеты прием даже не состоится, поэтому обязательно для нас.
Присоединиться к беседе