Как составить график отпусков на 2025 год

Обязательно ли использовать унифицированный бланк графика отпусков

На основании ст. 123 ТК РФ работодатели регулярно составляют план будущего отдыха сотрудников и утверждают его не позже чем за 2 недели до окончания текущего года. На будущий, 2025 год шаблон таблицы графика отпусков утверждается до 17.12.2024.

Закон не требует использовать конкретный образец, и не страшно, если форма графика отпусков у работодателя отличается от унифицированного шаблона Т-7, утв. постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Но все реквизиты разработанного документа должны совпадать с теми, которые включает унифицированный бланк.

Инструкция по заполнению графика отпусков на примере унифицированной формы Т-7

Рассмотрим, как заполнить график отпусков на 2025 год на унифицированном бланке. Этот образец актуален для компаний, где оформляют форму Т-7 в бумажном варианте, но он поможет и тем кадровикам, которые работают в 1С: порядок и правила заполнения аналогичные.

Отметим, что в некоторых компаниях сначала выпускают специальное распоряжение, в котором указывают:

• кто и в какие сроки утверждает график;
• в какой период знакомят сотрудников с его нормами.

Вот образец такого распоряжения:

Заполнение и работу с бланком разделим на несколько этапов. И сразу обращаем внимание: надо составлять график отпусков на 2025 год по новым правилам, но включать в него временно не работающих мобилизованных граждан и добровольцев в Роструде не советуют (см. Письмо ведомства от 19.12.2023 № ПГ/26132-6-1).

Этап первый. Заполнение

В первый столбец вносится наименование структурного подразделения.

Во второй — наименование должности лица из этого подразделения в соответствии со штатным расписанием (форма Т-3).

В третий столбец заносится ФИО лица из указанного подразделения, занимающего данную должность. Вот образец:

В четвертый столбец записываем табельный номер лица, его посмотрите либо в личной карточке (форма Т-2), либо в приказе о приеме работника (форма Т-1).

В пятый столбец заносим общее количество дней отдыха, которые положены сотруднику за отработанное время (это показано в образце). Если работник не использовал какие-то дни отдыха в предыдущие периоды, то они все суммируются.

В шестой столбец вносим сведения о планируемых датах отдыха:

Этап второй. Согласование (при наличии профсоюза)

Если у вас нет профсоюза, то вам ничего согласовывать не надо. Если есть, то в соответствии со статьей 123 ТК РФ проект утверждает руководитель, но с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ. В случае разногласий с профсоюзом руководитель вправе утвердить подготовленный документ, но профсоюзу разрешается обжаловать это решение в государственной инспекции труда или суде.

Этап третий. Подписание

В графу «Наименование организации» на титульной странице документа вносим сведения о наименовании организации в соответствии с учредительными документами (если название написано заглавными буквами, то пишем заглавными) без каких-либо сокращений.

В поле «Код» проставляем число из восьми цифр в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).

При необходимости вносим сведения о реквизитах документа, которым профсоюз уведомил работодателя о своем мнении относительно проекта графика (образец заполнения — на картинке).

Присваиваем порядковый номер, текущую дату, период, на который составлен документ.

Документ подписывает на последней странице руководитель кадровой службы или лицо, исполняющее его обязанности.

Отправляемся к руководителю для утверждения.

Этап четвертый. Утверждение

Для утверждения подготовленного образца есть два способа. Какой выбрать, решайте самостоятельно: закон не регламентирует этот вопрос.

1. Руководитель ставит подпись, фамилию, инициалы и дату в соответствующих графах документа на первом листе. Формально документ утвержден.

2. Готовится приказ, которым утверждается и согласуется документ. Сам график идет приложением к приказу.

Первый и второй варианты одинаково законны, разница — в сроках хранения: в первом случае — до 31 декабря следующего года, во втором случае — 5 лет.

Этап пятый. Ознакомление

Образец по унифицированной форме Т-7 не имеет столбца для подписи в ознакомлении с графиком, но постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике № 20 от 24.03.1999 позволяет работодателю вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы. Изменения оформляются локальным нормативным актом (приказ или распоряжение на фирменном бланке), которым добавляются 11 и 12 столбцы в форму Т-7. В указанных столбцах предусматривается возможность для проставления даты и подписи работника при ознакомлении с графиком (см. образец ниже).

Работодателям разрешено использовать и иные варианты ознакомления подчиненных с этим документом, важным остается дата ознакомления работника с периодом предстоящего отдыха (не менее чем за две недели в соответствии со статьей 123 ТК РФ).

Этап шестой. Убытие в отпуск

Когда форма Т-7 (иной бланк) утверждена, отдых в соответствии с этим планом становится обязателен для всех. Отменить документ невозможно. Дальнейшие действия такие:

1. Работник пишет заявление на отпуск (например, по нашему образцу). Внимательно читайте его: ГИТ штрафует, если работодатель по собственному усмотрению добавляет субботу и воскресенье, когда период отдыха завершается в пятницу. Это неправомерно, настаивают в Роструде.

2. Издается приказ (форма Т-6).

3. Сотрудник знакомится с приказом под подпись.

4. В столбец 7 вносятся даты отдыха из приказа. Как это сделать корректно, показано в образце.

5. В личную карточку работника (форма Т-2), если работодатель их продолжает вести, в раздел VIII вносят сведения о датах отдыха в соответствии с приказом.

Этап седьмой. Перенос отпуска

При всей простоте образца по форме Т-7 жизнь вносит свои коррективы, и иногда работнику необходимо перенести запланированный отдых в зависимости от обстоятельств. В таком случае алгоритм работы следующий:

1. Сотрудник заблаговременно пишет заявление в свободной форме.

2. Заявление работника согласовывает непосредственный начальник (в данном случае — руководитель предприятия).

Руководитель принимает соответствующее решение. При внесении изменений в форму Т-7 помните, что все они вносятся тем же порядком, которым утвержден бланк (приказ или виза руководителя).

3. Лицо, ответственное за работу с Т-7, вносит необходимые сведения в столбцы 8, 9 и 10. Сведения берут либо из заявления работника, либо из приказа о внесении изменений в график (см. образец).

Посмотрите образец: пример заполнения графика отпусков на 2025 год после оформления всех полей.

Как работать с умным графиком отпусков

Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, то рекомендуем скачать в начале статьи умный график на 2025 год в Еxcel с учетом праздников — сервис, который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, то их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались (в нашем образце их нет).

Поскольку я не являюсь кадровым работником, мне сложно оценить, насколько полезна такая программа. Но даже мне, неподготовленной, пользоваться сервисом легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (в образце выделено красным).

Во вкладке «Сформировать график» нажмите кнопку, и появится заполненный данными унифицированный бланк.

Обязательно загляните во вкладку «Ближайшие отпуска». В колонке (в образце выделено красным) перечислены все федеральные праздничные дни. Если в вашем регионе добавлены дополнительные нерабочие даты, то дополните колонку. Программа автоматически учтет их при расчете периода отдыха.

А если нажать на кнопку «Ближайшие отпуска», то в таблице появится список работников, которых вскоре придется отправить отдыхать. Таблицу легко распечатать и разослать начальникам подразделений или оставить себе, чтобы ни о чем не забыть.

Часто задаваемые вопросы по теме