Как составить график отпусков на 2022 год

Унифицированная форма: обязанность или добровольное использование

На основании ст. 123 ТК РФ, работодатели регулярно составляют план будущего отдыха сотрудников и утверждают его не позже чем за 2 недели до окончания текущего года. Так, на будущий, 2022, год шаблон таблицы графика отпусков утверждается до 17.12.2021. Это последний срок.

Закон не требует использовать конкретный бланк, и не страшно, если форма графика отпусков у работодателя отличается от унифицированного шаблона Т-7, утв. постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Но все реквизиты разработанного документа должны совпадать с теми, которые включает унифицированный бланк.

Образец пустой таблицы графика отпусков на 2022 год (бланк):

Инструкция по заполнению на примере унифицированной формы Т-7

Рассмотрим, как заполнить график отпусков на 2022 год на унифицированном бланке. Этот вариант актуален для компаний, где оформляют форму Т-7 в бумажном варианте, но он поможет и тем кадровикам, которые работают в 1С: порядок и правила заполнения аналогичные.

Отметим, что в некоторых компаниях сначала выпускают специальное распоряжение, в котором указывают:

• кто и в какие сроки утверждает график;
• в какой период знакомят сотрудников с его нормами.

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» (ООО «Clubtk.ru») ПРИКАЗ
«13» декабря 2021 года		№ 1257
Санкт-Петербург
Об утверждении графика отпусков В соответствии с частью 1 статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации, с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации от 10 декабря 2021 года № 52, полученного в соответствии с положениями статьи 372 Трудового кодекса Российской Федерации ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить прилагаемый график отпусков работников ООО «Clubtk.ru» на 2022 год. 2. Начальнику отдела кадров И.И. Иванову обеспечить в течение 2022 года: 2.1. Соблюдение утвержденного графика отпусков. 2.2. Извещение работников о времени начала отпусков, установленных графиком, под подпись не менее чем за две недели до начала отпусков. 3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. Приложение: на 5 л. в 1 экз.
Генеральный директор	Воронов		А.В. Воронов
С приказом ознакомлены:
начальник отдела кадров	Иванов 13 декабря 2021 года		И.И. Иванов

Заполнение и работу с бланком разделим на несколько этапов.

Этап первый. Заполнение

В первый столбец вносится наименование структурного подразделения.

Во второй — наименование должности лица из этого подразделения в соответствии со штатным расписанием (форма Т-3).

В третий столбец заносится Ф.И.О. лица из указанного подразделения, занимающего данную должность.

В четвертый столбец записываем табельный номер лица, его посмотрите либо в личной карточке (форма Т-2), либо в приказе о приеме работника (форма Т-1).

В пятый столбец заносим общее количество дней отдыха, которые положены сотруднику за отработанное время. Если работник не использовал какие-то дни отдыха в предыдущие периоды, они все суммируются.

В шестой столбец вносим сведения о планируемых датах отдыха.

Этап второй. Согласование (при наличии профсоюза)

Если у вас нет профсоюза, вам ничего согласовывать не надо. Если есть, то, в соответствии со статьей 123 ТК РФ, проект утверждает руководитель, но с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ. В случае разногласий с профсоюзом руководитель вправе утвердить подготовленный документ, но профсоюзу разрешается обжаловать это решение в государственной инспекции труда или в суде.

Этап третий. Подписание

В графу «Наименование организации» на титульной странице документа вносим сведения о наименовании организации в соответствии с учредительными документами (если название написано заглавными буквами, пишем заглавными) без каких-либо сокращений.

В поле «Код» проставляем число из восьми цифр в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).

При необходимости вносим сведения о реквизитах документа, которым профсоюз уведомил работодателя о своем мнении относительно проекта графика.

Присваиваем порядковый номер, текущую дату, период, на который составлен документ.

Документ подписывает на последней странице руководитель кадровой службы или лицо, исполняющее его обязанности.

Отправляемся к руководителю для утверждения.

Этап четвертый. Утверждение

Для утверждения есть два способа. Какой выбрать, решайте самостоятельно: закон не регламентирует этот вопрос.

1. Руководитель ставит подпись, фамилию, инициалы и дату в соответствующих графах документа на первом листе. Формально документ утвержден.

2. Готовится приказ, которым утверждается и согласуется документ. Сам график идет приложением к приказу.

Первый и второй варианты одинаково законны, разница — в сроках хранения: в первом случае — до 31 декабря следующего года, во втором случае — 5 лет.

Этап пятый. Ознакомление

Унифицированная форма Т-7 не имеет столбца для подписи в ознакомлении с графиком, но постановление государственного комитета Российской Федерации по статистике № 20 от 24.03.1999 позволяет работодателю вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы. Изменения оформляются локальным нормативным актом (приказ или распоряжение на фирменном бланке), которым добавляются 11 и 12 столбцы в форму Т-7. В указанных столбцах предусматривается возможность для проставления даты и подписи работника при ознакомлении с графиком.

Работодателям разрешено использовать и иные варианты ознакомления подчиненных с этим документом, важным остается дата ознакомления работника с периодом предстоящего отдыха (не менее чем за две недели, в соответствии со статьей 123 ТК РФ).

Этап шестой. Убытие в отпуск

Когда форма Т-7 (иной бланк) утверждена, отдых в соответствии с этим планом обязателен для всех. Отменить документ невозможно. Дальнейшие действия такие:

1. Работник пишет заявление на отпуск. Внимательно читайте его: ГИТ штрафует, если работодатель по собственному усмотрению добавляет к отпуску субботу и воскресенье, когда период отдыха завершается в пятницу. Это неправомерно, настаивают в Роструде.

2. Издается приказ (форма Т-6).

3. Сотрудник знакомится с приказом под подпись.

4. В столбец 7 вносятся даты отпуска из приказа.

5. В личную карточку работника (форма Т-2) в раздел VIII вносят сведения о датах отдыха в соответствии с приказом.

Этап седьмой. Перенос отпуска

При всей простоте работы с формой Т-7 жизнь вносит свои коррективы, и иногда работнику необходимо перенести запланированный отдых в зависимости от обстоятельств. В таком случае алгоритм работы следующий:

1. Сотрудник заблаговременно пишет заявление в свободной форме.

2. Заявление работника согласовывает непосредственный начальник (в данном случае — руководитель предприятия).

Руководитель принимает соответствующее решение. При внесении изменений в форму Т-7 помните, что все они вносятся тем же порядком, которым утвержден бланк (приказ или виза руководителя).

3. Лицо, ответственное за работу с Т-7, вносит необходимые сведения в столбцы 8, 9 и 10. Сведения берут либо из заявления работника, либо из приказа о внесении изменений в график.

Посмотрите, как выглядит пример заполнения графика отпусков на 2022 год после оформления всех полей.

Формирование умного графика отпусков

Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать в начале статьи умный график на 2022 год в excel с учетом праздников — сервис, который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.

Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).

Во вкладке «Сформировать график» нажмите кнопку и появится заполненный данными унифицированный бланк.

Обязательно загляните во вкладку «Ближайшие отпуска». В колонке (выделено красным) перечислены все федеральные праздничные дни. Если в вашем регионе добавлены дополнительные нерабочие даты, дополните колонку. Программа автоматически учтет их при расчете периода отдыха.

А если нажать на кнопку «Ближайшие отпуска», в таблице появится список работников, которых вскоре придется отправить отдыхать. Таблицу легко распечатать и разослать начальникам подразделений или оставить себе, чтобы ни о чем не забыть.

• Светлана Черных (Кузнецова)
  2018-10-23 17:05:29
  А как же уведомление на отпуск?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-04-24 03:48:04
  Если мы в столбце количество календарных дней поставили сотруднику 28 дней, а он потом решил взять по 14 дней, как тогда отразить это в графике?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-02-02 08:43:14
  Отлично
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-02-13 06:27:29
  Спасибо! Мне тоже очень понадобились эти документы, выручили!!!!!!!!
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-08-20 10:56:40
  Спасибо огромное за статью!!!
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-02-06 07:44:20
  Спасибо!!!!
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-11-09 07:16:58
  Спасибо.Четко и понятно!
• Никита Костров
  2018-10-24 10:29:20
  Его никто не отменял, в ТК написано что надо уведомить, как уведомить не написано, каждый решает этот вопрос по своему
• Никита Костров
  2018-11-15 13:16:36
  да, придется писать что форма утверждена приказом, это уже будет не унифицированная форма
• Никита Костров
  2019-04-24 08:56:09
  Есть графы фактическая и примечание, туда и пишите даты фактического отпуска, а в примечание сделайте пометку о переносе
• Ирина Зелянина
  2018-11-08 12:47:45
  Спасибо за помощь в написании заявлений и приказов. Очень ценно.
• Юля Зуева
  2018-11-15 07:46:31
  Если мы добавляем в форму 2 дополнительных столбика, в дальнейшем в правом верхнем углу мы сможем также писать Т-7 ..... как на изначальной форме?
  Или придется писать форма утверждена приказом №...... ?