Уведомление об отпуске: нужно ли и как составить
Уведомление об отпуске — это документ, извещающий работника о конкретных датах предоставляемых ему нерабочих оплачиваемых дней отдыха, гарантируемых трудовым законодательством.
Скачать образец уведомления об отпуске по графику (бланк)
Скачать образец уведомления об отпуске за 2 недели (заполненный)
Когда и зачем уведомляют
Трудовой кодекс обязывает работодателя ежегодно предоставлять персоналу оплачиваемые дни отдыха с сохранением места работы. Очередность предоставления определяется за 2 недели до наступления календарного года, для этого оформляется график отпусков. Законодательство не требует при его составлении учитывать мнение каждого сотрудника (только мнение профсоюза), работодатель вправе составить его по своему усмотрению, опираясь на производственные процессы, специфику деятельности и интересы компании. Ст. 123 ТК РФ обязывает уведомлять о предстоящем отдыхе не позднее чем за 2 недели до его начала.
Вместе с тем законодательство не запрещает в течение года вносить корректировки в график с учетом пожеланий сотрудников по взаимной договоренности. Если фактические даты отличаются от ранее принятых и предоставляются по отдельному заявлению, то уведомлять не требуется.
Если сотрудника своевременно не предупредили о предстоящем отпуске, то он переносится на другой срок с учетом пожеланий работника (ст. 124 ТК РФ).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как уведомить работника о начале ежегодного отпуска. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как составить
Установленного бланка, как и регламентированного способа извещения сотрудников, нет. Организация вправе разработать собственный образец с учетом правил делопроизводства. Не запрещается использовать другие способы информирования: реестры, отдельные графы в графике для подписи сотрудников, раннее издание приказа Т-6 и ознакомление с ним работника и другие (
Если принято решение уведомлять сотрудников отдельным документом, то он готовится в двух экземплярах. В нем указываются:
- название и реквизиты организации;
- дата;
- номер;
- Ф. И. О. и должность сотрудника;
- домашний адрес (если документ доставляется на дом);
- название документа;
- суть извещения с указанием вида отпуска, дат его начала и окончания и общей продолжительности;
- подпись директора или его доверенного лица с расшифровкой и указанием должности.
Предусматривается место для подписи сотрудника, подтверждающей факт ознакомления с информацией.
Один документ передается сотруднику. Второй экземпляр остается у компании и после его регистрации в журнале хранится 3 года.
Образец
|
Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» ______________________________________________________________ 16.11.2020 №123 Менеджеру по продажам Петрову П.П. УВЕДОМЛЕНИЕ о времени начала отпуска На основании статьи 123 ТК РФ уведомляем Вас, что с 01.12.2020 Вам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней согласно утвержденному графику на 2020 год от 15.12.2019. Дата выхода на работу 15.12.2020. Начальник отдела кадров Иванов /Иванов И.И./ Уведомление получил Петров /Петров П.П./ 16.11.2020 |
Примерный образец уведомления перед отпуском (бланк)
Как направить уведомление работнику
Вручить документ можно:
- лично на рабочем месте;
- курьером;
- заказным письмом.
Важно, чтобы работник подтвердил его получение личной подписью на втором экземпляре или на уведомлении о вручении письма.
Как разъяснил Роструд на сайте онлайнинспекция.рф, электронные способы оповещения, не позволяющие расписаться в его получении, могут использоваться только совместно с бумажными (вопрос №113998 от 18.09.2019).
Что делать, если работник отказывается подписывать уведомление
Если работник не соглашается подписывать документ, составляется акт об этом. В акте указываются причины отказа со слов работника. Акт подписывают свидетели отказа (не менее двух).
Сотруднику следует разъяснить, что отказом без уважительной причины он нарушает трудовое законодательство, т. к. согласно ст. 123 ТК РФ соблюдение графика обязательно, в том числе и для работника. Следовательно, в такой ситуации работодатель вправе привлечь его к дисциплинарной ответственности (разъяснения Минтруда на сайте онлайнинспекция.рф к вопросу №90971 от 17.10.2017).
Если сотрудника вовремя не предупредить о предстоящем отдыхе, работодатель согласно статье 124 ТК РФ обязан будет по его письменному заявлению перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.
