100 0

Как оформить согласие на обработку персональных данных

Персональные данные

Согласие на обработку персональных данных нужно работодателю, чтобы пользоваться личной информацией о сотруднике. Гражданин самостоятельно решает, кому и к каким сведениям, а также на какой период дать доступ. С 1 сентября 2022 года порядок меняется.

Содержание

Что понимают под термином «персональные данные»

Сначала разберемся, что относится к личной информации и для чего ее охраняет закон. Заключение трудовых отношений между работником и работодателем обязывает последнего надлежащим образом осуществлять сбор, систематизацию, накопление, обновление, хранение и использование любой информации, относящейся к конкретному сотруднику или позволяющей его идентифицировать. Все личные сведения объединяются понятием персональных данных, а перечисленные процессы и операции называются обработкой. На законодательном уровне оба термина определяются и регулируются Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ и главой 14 Трудового кодекса Российской Федерации. Обязательный документ, который необходимо оформить на каждого работника и дать ему на подпись, — согласие на обработку персданных. В случае его отсутствия предприятие ждет штраф.

Что меняется с 1 сентября 2022 года

Работодатели являются операторами персданных. С 01.09.2022 они обязаны уведомлять Роскомнадзор об обработке личной информации, если (266-ФЗ от 14.07.2022):

  1. Сведения относятся к работникам.
  2. Сведения принадлежат контрагентам оператора, а он использует персданные для исполнения договоров или заключения новых соглашений с теми же гражданами. Но информацию не распространяют и не передают третьим лицам без согласия.
  3. Сведения нужны для однократного пропуска посетителя на территорию оператора для аналогичных целей.

Уведомление отправляют до обработки в форме бумажного документа или электронного файла, подписанного ЭП уполномченного лица. Оператор вправе обрабатывать личную информацию без уведомления Роскомнадзора только в ограниченных случаях — для защиты прав субъектов персданных (п. 2 ст. 22 152-ФЗ):

  • если сведения включены в государственные информационные системы персданных, которые создали в целях защиты безопасности государства и общественного порядка;
  • если оператор занимается обработкой личной информации исключительно без использования средств автоматизации;
  • если сведения обрабатываются по закону о транспортной безопасности в целях обеспечения устойчивого и безопасного функционирования транспортного комплекса, защиты интересов личности, общества и государства в сфере транспортного комплекса от актов незаконного вмешательства.

Если оператор получил персданные о сотруднике от третьих лиц, то он обязан перечислить их работнику до начала обработки. Кроме того, с 01.09.2022 операторы обязаны работать с системой ГосСОПКА — государственной информационной системой обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий кибератак на информресурсы РФ. Через нее сообщают об утечке личных сведений.

ВАЖНО!
Операторы должны сообщать Роскомнадзору нужные сведения по требованию ведомства в течение 10 рабочих дней после получения запроса.

Изменили порядок работы с биометрическими данными — их получают только с согласия граждан. Теперь операторы не вправе отказать физическим лицам в обслуживании, если они не соглашаются на обработку и не предоставляют биометрические сведения. Но есть случаи, когда получение биометрической информации обязательно:

  • при реализации международных договоров Российской Федерации о реадмиссии;
  • для осуществления правосудия и исполнения судебных актов;
  • при обязательной государственной дактилоскопической регистрации;
  • при выполнении требований законодательства об обороне, безопасности, противодействии терроризму и коррупции, транспортной безопасности, оперативно-разыскной, уголовно-исполнительной деятельности, нотариате;
  • при выполнении условий закона о государственной службе;
  • при выезде и въезде в РФ, получении российского гражданства.

Операторы разрабатывают локальные нормативы — положение об обработке персданных, политику такой обработки. Документы размещают на официальном сайте компании или на информационном стенде в офисе, если у организации нет официального сайта. Если же оператор собирает сведения с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, то ему необходимо опубликовать политику и сведения о реализации требований по защите персданных в открытом доступе этой сети.

Состав личных данных

Законодательные документы не содержат строгого перечисления личных данных. Обычно работник предоставляет в распоряжение работодателя следующие сведения:

  • об образовании;
  • трудовом и общем стаже;
  • составе семьи;
  • воинском учете;
  • заработной плате;
  • социальных льготах;
  • занимаемой должности;
  • наличии судимостей;
  • адресе по месту регистрации и проживания;
  • контактных телефонах;
  • местах работы или учебы членов семьи;
  • условиях трудового договора;
  • наличии декларируемых материальных ценностей;
  • материалах по повышению квалификации, переподготовке, аттестации и служебных расследованиях и пр.

Как работодателю получить разрешение на работу с личными сведениями сотрудника

Начинать работу с информацией следует с получения согласия. Необходимость этого шага продиктована п. 1 ст. 6 закона № 152-ФЗ, который гласит:

«согласие… дано субъектом… или его представителем в любой, позволяющей подтвердить факт его получения, форме, если иное не установлено Федеральным законом».

Работодателям рекомендуют разработать образец заявления на обработку персональных данных с помощью нового онлайн-сервиса Роскомнадзора, в который включить:

  • ФИО и паспортные данные сотрудника или его представителя;
  • полное наименование и адрес работодателя;
  • цель обработки информации;
  • перечень запрашиваемых данных;
  • срок действия разрешения;
  • способы отзыва согласия;
  • подпись работника.
ВАЖНО!
С 1 сентября 2021 года вступил в силу Приказ Роскомнадзора от 24.02.2021 № 18, которым введены требования к содержанию разрешения на обработку персональных данных, разрешенных работником для распространения. Это отдельный вид согласия, оформляемый на основании ч. 1 ст. 10.1 № 152-ФЗ.

Отдельно работник соглашается на обработку персданных, если разрешает в дальнейшем распространять информацию (ч. 1 ст. 10.1 152-ФЗ). Гражданин сам определяет перечень сведений, который разрешает распространять. Физлицо вправе установить (ч. 9 ст. 10.1 152-ФЗ):

  • запрет передачи (кроме распространения доступа) сведений неограниченному кругу лиц;
  • запрет обработки (кроме получения доступа) неограниченным кругом лиц;
  • условия такой обработки.

Отказывать в установлении таких запретов и условий нельзя.

Для чего формируется согласие при трудоустройстве

Фактически работодатель получает доступ к личным данным сотрудника в момент ознакомления с резюме или анкетой, т. е. до официального трудоустройства. И уже с этого момента должностные лица отвечают по ст. 90 ТК РФ за некорректное обращение с полученной информацией.

Чтобы защитить интересы обеих сторон, работник предоставляет разрешение на работу с личной информацией еще до заключения трудового договора.

Если сотрудник отказывается подписывать согласие

В соответствии с п. 1 ст. 9 закона № 152-ФЗ физлицо предоставляет данные о себе добровольно. Таким образом, работник вправе не давать согласие, если использование сведений о нем не связано напрямую с выполнением должностных обязанностей. Иными словами, отказ подписать разрешение не препятствует трудовым отношениям. Тем более оно не требуется, когда речь идет о передаче сведений в Пенсионный фонд РФ, налоговую службу и другие установленные законодательством органы. Но на практике отказ иногда влечет за собой невозможность осуществлять трудовую деятельность — например, когда у работодателя установлен пропускной режим. Это и надо объяснить сотруднику, убедив, что для иных целей сведения о нем использовать никто не собирается.

Как правильно организовать работу с персональными данными в организации, видео

100
Комментарии
  • 2018-09-17 11:37:32
    Если в рамках исполнения федерального законодательства, то согласием не требуется
  • 2020-12-06 13:55:44
    добрый день! А если сотрудник отказывается подписывать перс.данные будучи трудоустроеными в школу, какие рычаги воздействия у руководителя в данном случае? Благодарю!
  • 2020-12-08 11:27:58
    Руководствуйтесь статьей 86 ТК РФ. Согласие не требуется когда:- обработка необходима в целях исполнения заключенного с работником договора или возложенных на работодателя обязанностей, функций и полномочий;- это предусмотрено коллективным договором, соглашением, а также локальными актами работодателя;- обязанность по обработке предусмотрена законодательством, в том числе для опубликования и размещения персональных данных работников в Интернете и т.д. подробнее см данный материал в системе Консультант Плюс
  • 2021-08-06 09:27:28
    А в вашей практике были случаи, когда сотрудники отказывались подписывать предлагаемое согласие на обработку персональных данных работника для анкеты, и как вы выходили из таких ситуаций?
Коломиец Екатерина Федоровна
Коломиец Екатерина Федоровна
15 Публикаций
1879 Дней на портале
0 Комментариев
Костров Никита
Автор месяца Костров Никита
Похожие статьи

Специфика современных реалий обязывает сохранять конфиденциальность личных сведений граждан. Для работодателей это означает необходимость принять положение о защите персональных данных и утвердить порядок их обработки. Рассказываем, как составить и утвердить документ.

Читать дальше

Категории персональных данных:

  • общие;
  • специальные;
  • биометрические;
  • иные.
Читать дальше
Зимина Наталия Сергеевна
Зимина Наталия Сергеевна
28 июня 2021
100 0
Что успеть сделать кадровику до 1 июля 2021 года

Со второй половины года грядут очередные изменения в трудовом законодательстве. Изменения запланированы и утверждены уже давно, но вступают в силу с июля. Работодателю важно до 01.07.2021 успеть предпринять несколько важных шагов. 

Читать дальше
Вам может быть интересно
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Обсудить в соцсетях
+37157
Лана Ламантин
Лана Ламантин
Лана Ламантин
07:29
Про сум.учет, переработки и со скольки до скольки ночное время, это я знаю. Спасибо). Есть вот именно такой график и вопросы были конкретно по нему
Екатерина Захарова
Екатерина Захарова
Екатерина Захарова
07:38
Ответила на вопрос 2. Как раз там и про ночное время. Вы спросили правильно ли, я ответила, что нет
Лана Ламантин
Лана Ламантин
Лана Ламантин
07:47
По 2 вопр. получается, что так ставить смену с ночными часами нельзя? Почему? Он условно говоря, работает 2/2 с 20 до 24. Идет домой, спит, отдыхает.Потом смена с 20 до 4. Интервал между этими сменами 20 ч. Благодаря этому и выдерживается недельное время отдыха. Не совсем понимаю, почему так нельзя? Если не против, могу в лс написать. Более детально пообщаться.
Екатерина Захарова
Екатерина Захарова
Екатерина Захарова
07:50
Вы не пояснили его график, я поняла по другому. Тогда, так можно.
Алла Федоренко
Алла Федоренко
Алла Федоренко
07:56
Уважаемые коллеги! При поступлении на работу нужно ли проходить медосмотр, если в мед книжке ещё анализы не просрочены? Девочка перешла к нам работать из детского сада. И заключения у неё нет, только мед книжка.
Присоединиться к беседе