рубрики

Как заполнить журнал учета персональных данных

КонсультантПлюс

Журнал учета выдачи и передачи персональных данных — документ, который позволит работодателю доказать выполнение обязательств по обеспечению сохранности полученных от сотрудников сведений. Он необязателен, но крайне полезен для лиц, имеющих допуск к личной информации персонала.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Персональные данные (ПД) физических лиц относятся к охраняемой законом информации. Работодатель, являющийся оператором по обработке конфиденциальных сведений, обязан соблюдать ряд мер для их защиты. Для этого предусмотрено наличие таких обязательных документов, как положение о защите личных данных, согласие на их обработку, передачу и получение от третьих лиц, обязательство о неразглашении. Помимо обязательных, есть и необязательные бумаги, которые упрощают работу в этой сфере, например журнал по передаче персональных данных, в котором фиксируют все обращения за личной информацией сотрудников.

Для чего вести учет персданных

Главная цель — фиксировать все операции по передаче персональных сведений третьим лицам и тем самым обеспечивать сохранность информации. Целесообразность ведения журнала учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам определяется спецификой, размерами и структурой организации: чем больше численность штата, тем шире перечень лиц, которым требуется доступ к конфиденциальным сведениям для выполнения служебных обязанностей. Например, при возникновении спорных ситуаций штатный юрист вправе запросить в отделе персонала трудовой договор с тем или иным работником. При принятии решения о кадровых перестановках или продвижении работника по службе личное дело работника запрашивает руководитель подразделения. Нередко кадровые документы, содержащие конфиденциальную информацию, требуются профсоюзным организациям для проверки выполнения условий коллективного договора.

ВАЖНО!
Статья 88 ТК РФ запрещает передавать ПД сотрудников без их согласия третьим лицам. По этой причине рекомендуем вести отдельный журнал учета ознакомления сотрудников с порядком обработки персональных данных и специальную книгу полученных от работников согласий на обработку и передачу ПД. Эти документы защитят организацию в суде от обвинений в несоблюдении требований по информированию персонала.

Форма документа

Обязанность ведения журнала по защите персональных данных не предусмотрена на законодательном уровне, потому не существует четких требований к его оформлению. Но есть рекомендации, которых следует придерживаться, чтобы предотвратить утечку информации.

Так, в книгу учета передачи данных рекомендуется включить следующие графы:

  • Ф. И. О. и должность лица или наименование органа, запрашивающего личные данные;
  • цель выдачи;
  • дата выдачи;
  • дата возврата;
  • перечень запрашиваемых документов.

Если работодатель принимает решение о необходимости фиксации движения личных данных, то форма книги утверждается приказом и становится для организации одним из обязательных документов по защите конфиденциальной информации. Обязательно издается распоряжение о назначении лица, ответственного за заполнение ведомости.

Предлагаем пример журнала, с помощью которого учитывают передачу ПД в ООО «Clubtk.ru».

Порядок ведения, хранения и уничтожения журнала

Так как журнал не является обязательным документом, работодатель самостоятельно определяет порядок работы с ним. Целесообразно разработать внутренний регламент, в котором указано место его хранения, содержится инструкция по ведению, иные моменты.

Что касается сроков хранения, то они тоже устанавливаются руководителем организации. При их определении рекомендуется ориентироваться на ст. 22.1 федерального закона №125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации», в соответствии с которым личные дела работников подлежат хранению в течение 75 лет (50 лет, если хранить начали после 1 января 2003 г.). Логично, что документ, фиксирующий движение конфиденциальных данных сотрудников, следует хранить в течение того же периода.

ВАЖНО!
В организациях личная информация персонала часто хранится как на бумажных носителях, так и в электронном виде. Рекомендуем дополнительно завести журнал учета машинных носителей персональных данных и перечень помещений, где такие носители размещены, чтобы при проверках не возникло подозрений в нежелании обеспечить полную защиту ПД сотрудников.

Каким бы ни был срок хранения журнала, его уничтожение должно сопровождаться составлением соответствующего акта. Его форму тоже следует утвердить.

Заявление на отказ от обработки персональных данных

Отказ от обработки персональных данных — это документ, который составляют, когда гражданин не разрешает предоставлять кому-либо информацию личного характера. Если согласие уже предоставлено, то человек вправе написать заявление на его отзыв в любое время.

Образцы документов Персональные данные

30 Ноября 2021 в 09:12

Заявление об изменении персональных данных

Заявление об изменении персональных данных — это документ, на основании которого организация, обрабатывающая информацию о гражданине, актуализирует её.

Образцы документов Персональные данные

26 Ноября 2021 в 16:07

Состав личного дела работника

Личное дело — это папка, в которой хранятся документы для систематизации данных о трудовой деятельности работника. Документирование информации на государственных служащих регламентируется федеральными законами и предусматривает обязательное выполнение.

Госслужба Персональные данные Делопроизводство

26 Ноября 2021 в 14:04

Ответственность за нарушения в области персональных данных

Штраф за нарушение закона о персональных данных — от 4000 до 18 млн рублей, в зависимости от того, кто нарушитель и какие требования не соблюдались.

Персональные данные

24 Сентября 2021 в 17:32

Можно ли изменить подпись в паспорте

Можно ли поменять подпись в паспорте — да, при выдаче нового. Но для самой замены удостоверения личности одного желания изменить автограф недостаточно.

Законодательство

10 Августа 2021 в 13:56

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА