100 0

Как заполнить журнал учета персональных данных

Журнал учета выдачи и передачи персональных данных — документ, который позволит работодателю доказать выполнение обязательств по обеспечению сохранности полученных от сотрудников сведений. Он необязателен, но крайне полезен для лиц, имеющих допуск к личной информации персонала.

Содержание

Персональные данные (ПД) физических лиц относятся к охраняемой законом информации. Работодатель, являющийся оператором по обработке конфиденциальных сведений, обязан соблюдать ряд мер для их защиты. Для этого предусмотрено наличие таких обязательных документов, как положение о защите личных данных, согласие на их обработку, передачу и получение от третьих лиц, обязательство о неразглашении. Помимо обязательных, есть и необязательные бумаги, которые упрощают работу в этой сфере, например журнал по передаче персональных данных, в котором фиксируют все обращения за личной информацией сотрудников.

Для чего вести учет персданных

Главная цель — фиксировать все операции по передаче персональных сведений третьим лицам и тем самым обеспечивать сохранность информации. Целесообразность ведения журнала учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам определяется спецификой, размерами и структурой организации: чем больше численность штата, тем шире перечень лиц, которым требуется доступ к конфиденциальным сведениям для выполнения служебных обязанностей. Например, при возникновении спорных ситуаций штатный юрист вправе запросить в отделе персонала трудовой договор с тем или иным работником. При принятии решения о кадровых перестановках или продвижении работника по службе личное дело работника запрашивает руководитель подразделения. Нередко кадровые документы, содержащие конфиденциальную информацию, требуются профсоюзным организациям для проверки выполнения условий коллективного договора.

ВАЖНО!
Статья 88 ТК РФ запрещает передавать ПД сотрудников без их согласия третьим лицам. По этой причине рекомендуем вести отдельный журнал учета ознакомления сотрудников с порядком обработки персональных данных и специальную книгу полученных от работников согласий на обработку и передачу ПД. Эти документы защитят организацию в суде от обвинений в несоблюдении требований по информированию персонала.

Форма документа

Обязанность ведения журнала по защите персональных данных не предусмотрена на законодательном уровне, потому не существует четких требований к его оформлению. Но есть рекомендации, которых следует придерживаться, чтобы предотвратить утечку информации.

Так, в книгу учета передачи данных рекомендуется включить следующие графы:

  • Ф. И. О. и должность лица или наименование органа, запрашивающего личные данные;
  • цель выдачи;
  • дата выдачи;
  • дата возврата;
  • перечень запрашиваемых документов.

Если работодатель принимает решение о необходимости фиксации движения личных данных, то форма книги утверждается приказом и становится для организации одним из обязательных документов по защите конфиденциальной информации. Обязательно издается распоряжение о назначении лица, ответственного за заполнение ведомости.

Предлагаем пример журнала, с помощью которого учитывают передачу ПД в ООО «Clubtk.ru».

Порядок ведения, хранения и уничтожения журнала

Так как журнал не является обязательным документом, работодатель самостоятельно определяет порядок работы с ним. Целесообразно разработать внутренний регламент, в котором указано место его хранения, содержится инструкция по ведению, иные моменты.

Что касается сроков хранения, то они тоже устанавливаются руководителем организации. При их определении рекомендуется ориентироваться на ст. 22.1 федерального закона №125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации», в соответствии с которым личные дела работников подлежат хранению в течение 75 лет (50 лет, если хранить начали после 1 января 2003 г.). Логично, что документ, фиксирующий движение конфиденциальных данных сотрудников, следует хранить в течение того же периода.

ВАЖНО!
В организациях личная информация персонала часто хранится как на бумажных носителях, так и в электронном виде. Рекомендуем дополнительно завести журнал учета машинных носителей персональных данных и перечень помещений, где такие носители размещены, чтобы при проверках не возникло подозрений в нежелании обеспечить полную защиту ПД сотрудников.

Каким бы ни был срок хранения журнала, его уничтожение должно сопровождаться составлением соответствующего акта. Его форму тоже следует утвердить.

100
Комментарии
  • 2021-09-24 14:18:32
    Если в вашей организации никогда не слышали про журнал учета передачи персональных данных и вы не собираетесь его заводить, это ваше дело. Но гораздо проще иметь такой документ, нежели потом в суде доказывать, что никому данные Иванова, Петрова или Сидорова не передавали и в утечке сведений не виноваты. Или, может, у вас есть другой способ фиксировать движение личной информации персонала?
Коломиец Екатерина Федоровна
Коломиец Екатерина Федоровна
15 Публикаций
1879 Дней на портале
0 Комментариев
Костров Никита
Автор месяца Костров Никита
Похожие статьи
Вам может быть интересно
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Обсудить в соцсетях
+37157
Лана Ламантин
Лана Ламантин
Лана Ламантин
07:29
Про сум.учет, переработки и со скольки до скольки ночное время, это я знаю. Спасибо). Есть вот именно такой график и вопросы были конкретно по нему
Екатерина Захарова
Екатерина Захарова
Екатерина Захарова
07:38
Ответила на вопрос 2. Как раз там и про ночное время. Вы спросили правильно ли, я ответила, что нет
Лана Ламантин
Лана Ламантин
Лана Ламантин
07:47
По 2 вопр. получается, что так ставить смену с ночными часами нельзя? Почему? Он условно говоря, работает 2/2 с 20 до 24. Идет домой, спит, отдыхает.Потом смена с 20 до 4. Интервал между этими сменами 20 ч. Благодаря этому и выдерживается недельное время отдыха. Не совсем понимаю, почему так нельзя? Если не против, могу в лс написать. Более детально пообщаться.
Екатерина Захарова
Екатерина Захарова
Екатерина Захарова
07:50
Вы не пояснили его график, я поняла по другому. Тогда, так можно.
Алла Федоренко
Алла Федоренко
Алла Федоренко
07:56
Уважаемые коллеги! При поступлении на работу нужно ли проходить медосмотр, если в мед книжке ещё анализы не просрочены? Девочка перешла к нам работать из детского сада. И заключения у неё нет, только мед книжка.
Присоединиться к беседе