рубрики

Журнал учета обращений субъектов персональных данных

КонсультантПлюс
Персональные данные (ПДН) граждан относятся в России к охраняемой законом информации. Существует специальный закон «О защите персональных данных», целью которого является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его личных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну. И при проверке соблюдения требований законодательства в этой сфере контролирующие органы практически всегда интересуются журналом учета обращений субъектов ПДН, в связи с чем у работодателей, которые также являются операторами по обработке таких данных, возникает закономерный вопрос: что это за учетный документ и является ли его ведение обязательным.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Что это такое и зачем нужно

В соответствии с ч. 4 ст. 22.1. Федерального закона «О защите персональных данных» лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, обязано организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов ПДН или их представителей. Прием обращений – это, прежде всего, их регистрация. Закон не устанавливает обязанность организации–оператора непременно регистрировать такие запросы особым образом и отдельно от другой корреспонденции. Однако завести специальный журнал учета обращений граждан – субъектов персональных данных стоит по двум причинам:

  1. Чаще всего, такие запросы связаны с получением работниками документов, связанных с работой. В силу ст. 62 ТК РФ такую информацию работодатель обязан предоставить в течение трех рабочих дней с момента получения запроса. Регистрация обращений субъектов ПДН в специальной книге сотрудником отдела кадров позволяет ему отвечать на них более оперативно, чем когда такие заявления регистрируются в общей массе входящих документов, и часто доходят до исполнителя уже с нарушенным сроком рассмотрения.
  2. Наличие специального журнала, во-первых, поможет убедить проверяющих в том, что работа с персональными данными ведется в вашей организации надлежащим образом, а во-вторых, вам не придется демонстрировать инспектору книгу регистрации всей входящей корреспонденции.

Форма журнала учета

Так как такой кондуит не является обязательным документом, работодатель на свое усмотрение определяет его форму и порядок заполнения. Как правило, заявления работников сводятся к просьбе об ознакомлении со своим личным делом или с документами, содержащими их персональные данные, либо к получению соответствующих копий. Поэтому в вашей книге учета целесообразно предусмотреть следующие графы:

  • сведения о лице, запрашивающем информацию;
  • дату обращения;
  • краткое содержание обращения и цель запроса;
  • данные о предоставлении информации либо об отказе.

Все графы заполняются разборчивым почерком шариковой или гелевой ручкой (не карандашом). Как и все другие подобные формы, журнал учета обращений субъектов ПДН обычно представляет из себя книгу формата А4 с прошитыми и пронумерованными листами. Необходимо указать даты начала и конца ведения журнала. Все листы должны быть последовательно пронумерованы и их нельзя вырывать даже в случае порчи.

Форму журнала можно утвердить приказом по организации либо оформить как приложение к Положению о защите персональных данных работников, указав в нем ответственного за ведение журнала, место и порядок его хранения, инструкцию по его ведению и иную необходимую информацию.

Лица, получающие документы для ознакомления, должны быть предупреждены о том, что нельзя делать пометки в таких документах, вносить новые записи, извлекать документы из личного дела или помещать в него новые бумаги. Эту информацию тоже можно включить в Положение, с которым все работники должны быть ознакомлены под роспись.

Образец журнала учета обращений субъектов персональных данных

Скачать

Краткий курс по охране труда: как работать после изменений
Пять емких и полезных уроков по ОТ. Дадим инструкции с учетом последних изменений — сможете сразу применять их, чтобы наладить охрану труда в организации. В конце пришлем чек-листы для самопроверки.

Это бесплатно. Отказаться от писем можно в любой момент.
Как правильно хранить копии документов в личных делах работников

Хранение копий документов в личных делах сотрудников — это элемент системы кадрового документооборота, регламентированный законодательно. За нарушение правил обращения с документами предусмотрен штраф до 50 000 рублей. Избежать наказания удастся, если компания обоснует необходимость наличия бумаг и получит согласие работников на обработку персональных данных.

Актуально Персональные данные

06 Июня 2020 в 13:58

Правила хранения личных дел в кадровой службе

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров — это систематизация и обработка персональных данных всех работников предприятия. Является обязательным для государственных служб и подлежит выполнению в соответствии с законодательством РФ.

Госслужба Делопроизводство Персональные данные Архивное хранение

30 Мая 2020 в 17:25

Состав личного дела работника

Ведение личных дел работников — это оформление и хранение документов для систематизации данных о трудовой деятельности. Документирование информации на государственных служащих регламентируется федеральными законами и предусматривает обязательное выполнение.

Госслужба Персональные данные Делопроизводство

13 Декабря 2019 в 12:36

Порядок отзыва согласия на обработку персональных данных

Отзыв разрешения на обработку персональных данных – бумага, которая позволяет запретить организациям собирать, хранить, передавать и иным образом использовать личную информацию гражданина. Отзыв не имеет унифицированной формы, передается лично или по почте, и на него обязательно должна быть реакция оператора, обрабатывающего ваши личные данные.

Персональные данные

27 Ноября 2019 в 07:57

Способы проверки сотрудника на судимость

Проверка на судимость — это процедура, которая обусловлена не только желанием работодателя проконтролировать сотрудника на наличие проблем с законом. Непогашенная или не снятая судимость запрещает трудоустройство на некоторые должности, а значит, без проверки не обойтись.

Кадровики советуют Персональные данные

07 Ноября 2019 в 15:18

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА