Как составить уведомление об изменении условий трудового договора

В каких случаях составляют извещение

Согласно ч. 1 статьи 74 ТК РФ при наличии причин, установленных законом, руководитель предприятия вправе в одностороннем порядке отредактировать существенные положения трудового договора:

• из-за перемен в организации рабочей деятельности или технологии производства;
• в случае структурной реорганизации компании.

Эта бумага требуется, если меняются существенные положения заключенного соглашения:

• место работы;
• профессиональные обязанности и порядок работы;
• начало работы и период труда (если документ заключен на определенный срок);
• размер оплаты труда и порядок выплат;
• режим труда и т.д.

Сотрудникам, которых коснулись перемены, направляется уведомление об изменении условий трудового договора по полной материальной ответственности или по иным основаниям, подлежащим корректировке. С документом сотрудников знакомят под подпись. Если корректировку осуществляют по соглашению сторон — извещение сотрудника необязательно.

Сроки доведения информации до работников

О нововведениях работнику обязаны сообщить не позже, чем за два месяца. А если работодатель — физлицо, то согласно статье 306 ТК РФ сотрудника извещают не менее чем за две недели.

Если работодателем является религиозная организация, то сообщить о переменах в рабочей деятельности сотруднику допустимо не менее чем за неделю.

Если у работодателя нет возможности вручить извещение о нововведениях в трудовой деятельности работнику лично в руки, то его отправляют почтой — заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Сделать это необходимо за два месяца до вступления новых правил в силу. Вопрос, с какой даты вести отсчет времени, — открытый, но редакция рекомендует вести отсчет с даты получения адресатом уведомления или с даты возврата отправления. Если в соглашении предусмотрена возможность электронного обмена документами — извещение допустимо направить на электронную почту.

Двухмесячный срок исчисляют с момента:

• вручения извещения сотруднику;
• составления акта об отказе от получения извещения;
• получения документа на почте;
• возврата письма по истечении срока его хранения, если письмо с извещением не получено;
• отправки электронного сообщения.

Оформление документа

Единый образец уведомления об изменении существенных условий трудового договора не имеет унифицированной формы, его допустимо оформлять произвольно, но на фирменном бланке организации. Документ составляется в двух экземплярах. В каждом из них работнику необходимо поставить свою подпись. Один экземпляр остается у работодателя, второй передается сотруднику.

Вот как составить уведомление об изменении условий трудового договора:

1. Используйте фирменный бланк при его наличии. Укажите дату составления извещения.
2. Перечислите причины, по которым изменяются условия соглашения.
3. Укажите, какие условия подлежат пересмотру.
4. Укажите дату начала действия новых положений.
5. Предложите иные имеющиеся в организации вакансии на случай отказа работника от работы в новых условиях.
6. Поставьте подпись и печать.

Вот пример заполнения извещения об изменении норм труда:

Готовый документ вручите работнику и запросите у него подпись. Если сотрудник отказывается принять документ — составьте комиссионный акт об отказе и продублируйте извещение заказным письмом с описью.

Если сотрудник не согласен на продолжение работы в новых условиях или на иной предложенной должности, то работодатель вправе расторгнуть трудовые отношения (основание — п. 7 статьи 77 ТК РФ).

Хранение документа

Извещение регистрируется в журнале на предприятии и хранится в личном деле трудящегося 75 или 50 лет в зависимости от того, когда дело заведено (указание на это имеется в статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).