Журнал регистрации трудовых договоров

Образцы документов

Книга учета трудовых договоров помогает кадровикам следить за порядком в документации. Вести ее или нет — решение добровольное, поскольку документ законом не предусмотрен, но он очень полезен при проведении внутреннего аудита. Рассказываем, в какой форме вести книгу учета и как правильно ее заполнять.

Содержание

Зачем нужен журнал регистрации ТД

Необходимость наличия документов определяется внутренней политикой делопроизводства каждой конкретной компании. Книга регистрации трудовых договоров относится к таким формам. Закон не обязывает иметь такой реестр, но если работодатель считает необходимым вести учет соглашений, то его форма и порядок ведения утверждаются локальным нормативным актом.

Книга учета особенно необходима в крупных организациях, имеющих большой штат сотрудников, например в образовательном учреждении. Такой журнал регистрации трудовых договоров в школе помогает упростить работу кадровика или бухгалтера, если он отвечает еще и за кадровые вопросы.

В качестве обоснования необходимости существования журнала учета приведем следующие факты:

  • его наличие помогает в конфликтных ситуациях и в судебных разбирательствах, с его помощью косвенно подтверждается надлежащее оформление трудовых отношений с работником;
  • с его помощью доступен быстрый поиск и обработка нужной информации о рабочей деятельности человека, о датах приема на работу и реквизитах документов, которыми этот прием оформлен (удобно, если необходимо выдать справку о занятости);
  • он удобен для внутреннего пользования, в некотором роде заменяет опись архива документов;
  • в графе «Примечания» пишут информацию о работе, которую выполняет нанятый сотрудник, результаты прохождения испытания и пр.

Правила ведения и заполнения журнала

Форма реестра произвольная, количество столбцов не лимитировано и их названия ничем не ограничены. Ведет его сотрудник отдела кадров, который несет за это ответственность. Форму заполняют как в бумажном, так и в электронном виде, работники не обязаны знакомиться с его содержанием, поэтому на бумаге экономят. Инспекторов контролирующих органов этот документ тоже не интересует по причине его необязательности: если и спрашивают про эту книгу, то лишь в попытках найти хоть какие-то нарушения. А вот для внутренних аудиторов он представляет интерес, поскольку журнал регистрации трудовых договоров обязателен при наличии соответствующего внутреннего нормативного акта, и правила его ведения в этом случае утверждает руководитель организации.

Если принимается решение вести книгу на бумаге, то листы придется прошивать. Структурно она состоит из двух разделов: титульный лист и сама форма регистрации. На титульном листе указывают:

  • наименование компании;
  • период, за который вносятся сведения;
  • Ф. И. О. сотрудника, ответственного за ведение этого реестра.

Внесение записей происходит следующим образом:

  1. Указывают номер записи по порядку.
  2. Фиксируют дату заключения контракта.
  3. Присваивают номер (и для контракта, и для дополнительного соглашения к нему).
  4. Указывают Ф. И. О. работника полностью.
  5. Пишут должность, профессию, структурное подразделение, в которое принят сотрудник.
  6. Ставят дату.

В форме имеет смысл предусмотреть столбцы и для более детальной информации, зависящей от потребностей организации, это могут быть:

  • указание о том, является ли эта работа основной или по совместительству;
  • дата получения работником экземпляра документа;
  • реквизиты приказа о приеме на работу и пр.

В конце оставляют свободный столбец для примечаний.

Образец заполнения книги учета

Где и как долго хранить книгу учета

Книги учета контрактов с сотрудниками, делопроизводство которых завершили до 2003 года, по-прежнему хранят 75 лет. А если работа по ним закончена после 1 января указанного года, то срок уменьшается до 50 лет. Об этом указано в п. 463 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.

100
Комментарии
  • 2022-05-20 13:59:04
    Согласно распространенному мнению, вести книгу регистрации трудовых договоров предпочтительнее тому, кто занимается заключением этих договоров, то есть кадровику. Но необязательно — иногда это дело поручают секретарю, заместителю руководителя или иному сотруднику по приказу гендиректора.
Космынина Юлия
Космынина Юлия
322 Публикаций
2122 Дней на портале
0 Комментариев
Задорожнева Александра
Автор месяца Задорожнева Александра
Похожие статьи

Персонифицированной отчетности власти уделяют много внимания и требуют сдавать СЗВ-СТАЖ, если нет работников и деятельность не велась в отчетном периоде. За отказ предусмотрен штраф.

Читать дальше

Как трудоустроить украинца в России:

  1. Собрать и проверить необходимые документы.
  2. Сформировать и подписать трудовой договор и иные документы, предусмотренные трудовым законодательством.
  3. Отправить соответствующие уведомления в органы по вопросам миграции.
Читать дальше

Штатное расписание — это документ, которым регулируются вопросы оплаты труда, распределения должностей, подчиненность цехов, отделов и участков. Для его составления используют либо унифицированную форму, либо самостоятельно разработанный бланк.

Читать дальше
Вам может быть интересно
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Обсудить в соцсетях
+36929
Екатерина Максимова
Екатерина Максимова
Екатерина Максимова
26.09.2022 в 20:58
Я еще пока не знаю,хочу все заполнить и уже потом разбираться
Татьяна Медведь
Татьяна Медведь
Татьяна Медведь
26.09.2022 в 21:02
Как все стабильно ))
Алла Мальцева
Алла Мальцева
Алла Мальцева
26.09.2022 в 21:37
Да, отпуск начисляется. По крайней мере, сейчас так велят. Ещё рассматривают различные льготы в дальнейшем, например + 15 дней к ежегодному отпуску.
Туся Нечетайлова
Туся Нечетайлова
Туся Нечетайлова
26.09.2022 в 22:09
Просто скачать с интернета он для всех одинаковый и расставить ответственных .
Татьяна Медведь
Татьяна Медведь
Татьяна Медведь
26.09.2022 в 22:25
Благодарю ☺️
Присоединиться к беседе