Рейтинг@Mail.ru
Журнал регистрации трудовых договоров — образец 2022
рубрики

Журнал регистрации трудовых договоров

КонсультантПлюс

Книга учета трудовых договоров помогает кадровикам следить за порядком в документации. Вести ее или нет — решение добровольное, поскольку документ законом не предусмотрен, но он очень полезен при проведении внутреннего аудита. Рассказываем, в какой форме вести книгу учета и как правильно ее заполнять.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Зачем нужен журнал регистрации ТД

Необходимость наличия документов определяется внутренней политикой делопроизводства каждой конкретной компании. Книга регистрации трудовых договоров относится к таким формам. Закон не обязывает иметь такой реестр, но если работодатель считает необходимым вести учет соглашений, то его форма и порядок ведения утверждаются локальным нормативным актом.

Книга учета особенно необходима в крупных организациях, имеющих большой штат сотрудников, например в образовательном учреждении. Такой журнал регистрации трудовых договоров в школе помогает упростить работу кадровика или бухгалтера, если он отвечает еще и за кадровые вопросы.

В качестве обоснования необходимости существования журнала учета приведем следующие факты:

  • его наличие помогает в конфликтных ситуациях и в судебных разбирательствах, с его помощью косвенно подтверждается надлежащее оформление трудовых отношений с работником;
  • с его помощью доступен быстрый поиск и обработка нужной информации о рабочей деятельности человека, о датах приема на работу и реквизитах документов, которыми этот прием оформлен (удобно, если необходимо выдать справку о занятости);
  • он удобен для внутреннего пользования, в некотором роде заменяет опись архива документов;
  • в графе «Примечания» пишут информацию о работе, которую выполняет нанятый сотрудник, результаты прохождения испытания и пр.

Правила ведения и заполнения журнала

Форма реестра произвольная, количество столбцов не лимитировано и их названия ничем не ограничены. Ведет его сотрудник отдела кадров, который несет за это ответственность. Форму заполняют как в бумажном, так и в электронном виде, работники не обязаны знакомиться с его содержанием, поэтому на бумаге экономят. Инспекторов контролирующих органов этот документ тоже не интересует по причине его необязательности: если и спрашивают про эту книгу, то лишь в попытках найти хоть какие-то нарушения. А вот для внутренних аудиторов он представляет интерес, поскольку журнал регистрации трудовых договоров обязателен при наличии соответствующего внутреннего нормативного акта, и правила его ведения в этом случае утверждает руководитель организации.

Если принимается решение вести книгу на бумаге, то листы придется прошивать. Структурно она состоит из двух разделов: титульный лист и сама форма регистрации. На титульном листе указывают:

  • наименование компании;
  • период, за который вносятся сведения;
  • Ф. И. О. сотрудника, ответственного за ведение этого реестра.

Внесение записей происходит следующим образом:

  1. Указывают номер записи по порядку.
  2. Фиксируют дату заключения контракта.
  3. Присваивают номер (и для контракта, и для дополнительного соглашения к нему).
  4. Указывают Ф. И. О. работника полностью.
  5. Пишут должность, профессию, структурное подразделение, в которое принят сотрудник.
  6. Ставят дату.

В форме имеет смысл предусмотреть столбцы и для более детальной информации, зависящей от потребностей организации, это могут быть:

  • указание о том, является ли эта работа основной или по совместительству;
  • дата получения работником экземпляра документа;
  • реквизиты приказа о приеме на работу и пр.

В конце оставляют свободный столбец для примечаний.

Образец заполнения книги учета

Где и как долго хранить книгу учета

Книги учета контрактов с сотрудниками, делопроизводство которых завершили до 2003 года, по-прежнему хранят 75 лет. А если работа по ним закончена после 1 января указанного года, то срок уменьшается до 50 лет. Об этом указано в п. 463 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.

Внесение изменений в условия трудового договора

Бывают ситуации, когда на производстве случаются перемены, которые влекут за собой изменения в рабочем процессе. Любые новшества необходимо отразить в трудовом договоре. Рассказываем об особенностях изменений отдельных условий трудового договора и о порядке их оформления.

Договоры

10 Июня 2022 в 15:45

Как составить трудовой договор по совместительству

Ситуация, когда у человека не одно место работы, встречается часто, особенно эта практика распространена среди работников бюджетных учреждений, например, врачей, учителей, воспитателей. Рассказываем, как оформить трудовой договор по совместительству, который необходимо заключить в этом случае.

Договоры Совместительство Управление персоналом

25 Мая 2022 в 16:21

Что делать, если на работе не дают трудовой договор

Если не выдали на руки трудовой договор в трехдневный срок от начала работы — это прямое нарушение законодательства. Возможно, имела место простая небрежность отдела кадров. Но когда документ не отдали даже по напоминанию (заявлению), жалуйтесь в инспекцию Роструда или в прокуратуру.

Договоры Трудовые споры

13 Мая 2022 в 17:30

Трудовой договор при сменном графике работы

В трудовой договор при сменной работе включают все обязательные реквизиты, как и для обычного трудового договора. Особенность при сменном режиме — правильно указать время и продолжительность работы.

Договоры Образцы документов Прием на работу Управление персоналом

19 Апреля 2022 в 10:50

Условия оплаты труда в трудовом договоре

Государство давно ответило, обязательно ли в трудовом договоре прописывать оклад, — за его отсутствие предусмотрен административный штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП до 100 000 рублей. Рассказываем, как все сделать правильно.

Оплата труда Договоры

15 Апреля 2022 в 15:18

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА