рубрики

Дубликат трудовой книжки

КонсультантПлюс

Дубликат трудовой книжки – это документ, полностью повторяющий содержание потерянного или испорченного бланка с информацией о рабочем пути гражданина. Оформляется на основании справок, подтверждающих стаж работы. После увольнения восстанавливать данные обязан работодатель по последнему месту работы заявителя. 

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Нормативная база

Основными законодательными актами, регламентирующими порядок выдачи дубликата документа о деятельности и стаже работника, являются:

ВАЖНО!
Дубликат не оформляют работнику, который заявил об утрате или утере документа во время трудоустройства. Его оформляет работодатель по последнему месту работы.

Как сделать дубликат: пошаговая инструкция

После увольнения оформляет дубликат трудовой книжки работодатель – независимо от причин и обстоятельств, по которым она пришла в негодность. Но есть определенная последовательность действий, которой следует придерживаться.

Шаг 1. Получить заявление от работника

Работник пишет заявление на дубликат трудовой книжки в свободной форме или по правилам, утвержденным у работодателя. Указывается причина утраты, излагается просьба о выдаче нового бланка. Ставится дата написания заявления, подпись заявителя.

Пример заявления

15.10.2020 № 53-вх

Генеральному директору

ООО «Clubtk.ru»

Воронову А.В.

от Запашных И.А.

адрес для переписки:

123456, г. Санкт-Петербург,

ул. Купчинская,

д. 7 корп. 1 кв. 769

Заявление

В связи с утерей трудовой книжки после пожара и на основании п. п. 31, 32, 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, прошу оформить и выдать мне на руки дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи настоящего заявления.

Для оформления дубликата трудовой книжки в дополнение к имеющимся у вас материалам моего личного дела и формы Т-2 сообщаю:

1. Сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы заявителя до поступления к работодателю:

а) справка из ООО «Ромашка» о работе в должности водителя в период с 15.01.2019 г. по 31.12.2019 г. от 06.10.2020 г. N 12;

б) копия приказа ООО «Пион» о работе в должности водителя в период с 15.01.2018 г. по 31.12.2018 г. от 15.01.2018 г. N 2

Приложение:

1. Документы и копии материалов, подтверждающие утрату/повреждение трудовой книжки.

2. Документы и копии документов, подтверждающие стаж работы.

15.10.2020

Запашных /Запашных И.А.

Обращение подается директору организации по последнему месту работы (п. 31 “Правил”). Его регистрируют как входящую корреспонденцию, затем передают на выполнение кадровой службе (специалисту).

Шаг 2. Оформить новый документ о рабочей деятельности и стаже

В Приказе Минфина от 22.12.03 №117н заявлено, что организация в обязательном порядке для собственных нужд должна закупать бланки трудовых книжек. Их готовят для работников, которые трудоустраиваются впервые, и для тех сотрудников, кто обращается за новым документом взамен утраченного.

Если при первичном трудоустройстве бланк оформляют в первый день работы, то при обращении за восстановлением книжки после увольнения на подготовку дается пятнадцать дней с момента получения заявления от работника.

Само оформление состоит из нескольких этапов:

  1. На первой странице чистого бланка в верхнем правом углу пишут «Дубликат».
  2. Заполняется титульный лист: ответственное лицо указывает актуальные данные о работнике на базе удостоверения личности, диплома об образовании.
  3. На второй странице в первой строке третьей графы раздела «Информация о работе» вносится запись об общем стаже работы.
  4. В раздел «Сведения о работе» в хронологическом порядке вносят данные о работе у всех предыдущих нанимателей. Все записи должны основываться на представленных работником справках от прошлых работодателей или из архивов. Если справок нет, вписывают только общий стаж.
  5. Аналогичным образом заполняют раздел о поощрениях, если ранее человека представляли к награде.
  6. На титульном листе испорченного бланка (если он имеется) кадровик пишет: «Взамен выдан дубликат».

Образец дубликата трудовой книжки

Шаг 3. Удержать стоимость бланка

Стоимость бланка удерживают из заработной платы (дохода) обратившегося. Но предварительно его следует уведомить о необходимости заплатить за него. Если человек против, отказать в переоформлении работодателю запрещено.

ВАЖНО!
Работодатель вправе на уровне локальных нормативных актов принять решение о бесплатной выдаче бланков. В таком случае расходы на их покупку ложатся на организацию независимо от ситуации, когда и кому оформляют документ.

Как поступить, если сведения о стаже утрачены по вине работодателя?

Причиной утраты книжки может быть и наниматель (в случае аварии на производстве, пожаре, иных ЧС). В таком случае ему следует приложить максимум усилий для восстановления бумаг. Для этого создается специальная комиссия, которая занимается сбором сведений и переоформлением бланков. Составляется акт, на основании которого оформляют и выдают новые документы взамен утраченных.

Учтите: если порча или утрата бланка произошла не по вине работника, взыскать с него его стоимость нельзя. Платить придется работодателю, как и в случае, если документ признают недействительным из-за допущенных ошибок.

Если у работника электронная трудовая книжка

В 2020 году работающие граждане решают, сохранить документ о стаже на бумаге или перевести его в электронный формат. Если человек сохраняет трудовую на бумаге, ее по-прежнему хранит и ведет работодатель. Если гражданин переводит сведения о стаже в онлайн-форму, документ ему возвращают с записью об отказе от продолжения его ведения на бумажном носителе. Не исключено, что после передачи книжки на руки работнику он ее потеряет. В таком случае работодателю придется выдать дубликат по общим правилам – в пятнадцатидневный срок на базе имеющихся документов и справок из архивов или с прежних мест работы.

Что касается утраты выписки, которую работнику выдают при увольнении (форма СТД-Р), ее дубликат оформляет либо работодатель, либо ПФР. Но в ней содержатся сведения, касающиеся работы только в конкретной организации.

Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Как вести электронные трудовые книжки с 2020: правила для работодателей

Электронные трудовые книжки в России заработают с 2020 года. Нормативные акты подписаны, в ближайшее время традиционные бумажные документы учета рабочего стажа отдадут работникам, а сведения из них передадут в ПФР. Чтобы переход на новые правила был безболезненным, реформа пройдет в несколько этапов.

Актуально Трудовые книжки

22 Октября 2020 в 16:29

Как ознакомить с записями в трудовой книжке

Ознакомление с записями в трудовой книжке — это обязательная процедура, предусмотренная действующим законодательством. Факт уведомления работника о содержании документа о трудовом стаже должен быть подтвержден документально.

Трудовые книжки

21 Мая 2020 в 16:20

Запись об увольнении в трудовую книжку

Запись в трудовой книжке при увольнении содержит корректное указание статей ТК РФ, на основании которых расторгается соглашение с работником. Несоблюдение утвержденных инструкций, незнание или грубые нарушения установленных правил влекут судебные иски со стороны сотрудников, наложение штрафов и компенсаций.

Трудовые книжки Увольнение

18 Мая 2020 в 11:14

Получение трудовой книжки на руки

Получить трудовую на руки работник может в нескольких случаях — при увольнении, для нужд социального страхования и при переходе на формирование данных о стаже в электронном виде. Документ выдается строго по заявлению и под расписку.

Трудовые книжки

13 Апреля 2020 в 11:56

Куда клеить голограмму в трудовой книжке

Клеить голограмму на трудовую книжку в 2020 необходимо на первую страницу оформляемого документа. Эта наклейка призвана защитить трудовую книжку от подделки и снизить оборот поддельных документов в стране.

Трудовые книжки

05 Апреля 2020 в 11:35

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА