рубрики

Дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки – это документ, полностью повторяющий содержание потерянного или испорченного бланка с информацией о рабочем пути гражданина. Оформляется на основании справок, подтверждающих стаж работы. После увольнения восстанавливать данные обязан работодатель по последнему месту работы заявителя. 

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Нормативная база

Основными законодательными актами, регламентирующими порядок выдачи дубликата документа о деятельности и стаже работника, являются:

ВАЖНО!
Дубликат не оформляют работнику, который заявил об утрате или утере документа во время трудоустройства. Его оформляет работодатель по последнему месту работы.

Как сделать дубликат: пошаговая инструкция

После увольнения оформляет дубликат трудовой книжки работодатель – независимо от причин и обстоятельств, по которым она пришла в негодность. Но есть определенная последовательность действий, которой следует придерживаться.

Шаг 1. Получить заявление от работника

Работник пишет заявление на дубликат трудовой книжки в свободной форме или по правилам, утвержденным у работодателя. Указывается причина утраты, излагается просьба о выдаче нового бланка. Ставится дата написания заявления, подпись заявителя.

Пример заявления

15.10.2020 № 53-вх

Генеральному директору

ООО «Clubtk.ru»

Воронову А.В.

от Запашных И.А.

адрес для переписки:

123456, г. Санкт-Петербург,

ул. Купчинская,

д. 7 корп. 1 кв. 769

Заявление

В связи с утерей трудовой книжки после пожара и на основании п. п. 31, 32, 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, прошу оформить и выдать мне на руки дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи настоящего заявления.

Для оформления дубликата трудовой книжки в дополнение к имеющимся у вас материалам моего личного дела и формы Т-2 сообщаю:

1. Сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы заявителя до поступления к работодателю:

а) справка из ООО «Ромашка» о работе в должности водителя в период с 15.01.2019 г. по 31.12.2019 г. от 06.10.2020 г. N 12;

б) копия приказа ООО «Пион» о работе в должности водителя в период с 15.01.2018 г. по 31.12.2018 г. от 15.01.2018 г. N 2

Приложение:

1. Документы и копии материалов, подтверждающие утрату/повреждение трудовой книжки.

2. Документы и копии документов, подтверждающие стаж работы.

15.10.2020

Запашных /Запашных И.А.

Обращение подается директору организации по последнему месту работы (п. 31 “Правил”). Его регистрируют как входящую корреспонденцию, затем передают на выполнение кадровой службе (специалисту).

Шаг 2. Оформить новый документ о рабочей деятельности и стаже

В Приказе Минфина от 22.12.03 №117н заявлено, что организация в обязательном порядке для собственных нужд должна закупать бланки трудовых книжек. Их готовят для работников, которые трудоустраиваются впервые, и для тех сотрудников, кто обращается за новым документом взамен утраченного.

Если при первичном трудоустройстве бланк оформляют в первый день работы, то при обращении за восстановлением книжки после увольнения на подготовку дается пятнадцать дней с момента получения заявления от работника.

Само оформление состоит из нескольких этапов:

  1. На первой странице чистого бланка в верхнем правом углу пишут «Дубликат».
  2. Заполняется титульный лист: ответственное лицо указывает актуальные данные о работнике на базе удостоверения личности, диплома об образовании.
  3. На второй странице в первой строке третьей графы раздела «Информация о работе» вносится запись об общем стаже работы.
  4. В раздел «Сведения о работе» в хронологическом порядке вносят данные о работе у всех предыдущих нанимателей. Все записи должны основываться на представленных работником справках от прошлых работодателей или из архивов. Если справок нет, вписывают только общий стаж.
  5. Аналогичным образом заполняют раздел о поощрениях, если ранее человека представляли к награде.
  6. На титульном листе испорченного бланка (если он имеется) кадровик пишет: «Взамен выдан дубликат».

Образец дубликата трудовой книжки

Шаг 3. Удержать стоимость бланка

Стоимость бланка удерживают из заработной платы (дохода) обратившегося. Но предварительно его следует уведомить о необходимости заплатить за него. Если человек против, отказать в переоформлении работодателю запрещено.

ВАЖНО!
Работодатель вправе на уровне локальных нормативных актов принять решение о бесплатной выдаче бланков. В таком случае расходы на их покупку ложатся на организацию независимо от ситуации, когда и кому оформляют документ.

Как поступить, если сведения о стаже утрачены по вине работодателя?

Причиной утраты книжки может быть и наниматель (в случае аварии на производстве, пожаре, иных ЧС). В таком случае ему следует приложить максимум усилий для восстановления бумаг. Для этого создается специальная комиссия, которая занимается сбором сведений и переоформлением бланков. Составляется акт, на основании которого оформляют и выдают новые документы взамен утраченных.

Учтите: если порча или утрата бланка произошла не по вине работника, взыскать с него его стоимость нельзя. Платить придется работодателю, как и в случае, если документ признают недействительным из-за допущенных ошибок.

Если у работника электронная трудовая книжка

В 2020 году работающие граждане решают, сохранить документ о стаже на бумаге или перевести его в электронный формат. Если человек сохраняет трудовую на бумаге, ее по-прежнему хранит и ведет работодатель. Если гражданин переводит сведения о стаже в онлайн-форму, документ ему возвращают с записью об отказе от продолжения его ведения на бумажном носителе. Не исключено, что после передачи книжки на руки работнику он ее потеряет. В таком случае работодателю придется выдать дубликат по общим правилам – в пятнадцатидневный срок на базе имеющихся документов и справок из архивов или с прежних мест работы.

Что касается утраты выписки, которую работнику выдают при увольнении (форма СТД-Р), ее дубликат оформляет либо работодатель, либо ПФР. Но в ней содержатся сведения, касающиеся работы только в конкретной организации.

Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Как ознакомить с записями в трудовой книжке

Ознакомление с записями в трудовой книжке — это обязательная процедура, предусмотренная действующим законодательством. Факт уведомления работника о содержании документа о трудовом стаже должен быть подтвержден документально.

Трудовые книжки

21 Мая 2020 в 16:20

Запись об увольнении в трудовую книжку

Запись в трудовой книжке при увольнении содержит корректное указание статей ТК РФ, на основании которых расторгается соглашение с работником. Несоблюдение утвержденных инструкций, незнание или грубые нарушения установленных правил влекут судебные иски со стороны сотрудников, наложение штрафов и компенсаций.

Трудовые книжки Увольнение

18 Мая 2020 в 11:14

Получение трудовой книжки на руки

Получить трудовую на руки работник может в нескольких случаях — при увольнении, для нужд социального страхования и при переходе на формирование данных о стаже в электронном виде. Документ выдается строго по заявлению и под расписку.

Трудовые книжки

13 Апреля 2020 в 11:56

Куда клеить голограмму в трудовой книжке

Клеить голограмму на трудовую книжку в 2020 необходимо на первую страницу оформляемого документа. Эта наклейка призвана защитить трудовую книжку от подделки и снизить оборот поддельных документов в стране.

Трудовые книжки

05 Апреля 2020 в 11:35

Записи в трудовой книжке совместителя

Внесение записей в трудовую книжку о работе по совместительству осуществляет только работодатель по основному месту работы. На работников, которые трудятся на условиях внешнего совместительства, по требованиям законодательства, работодатель не имеет право вести трудовые книжки.

Трудовые книжки Совместительство

28 Января 2020 в 11:47

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА