рубрики

Как составить приказ о назначении ответственного за трудовые книжки

КонсультантПлюс

Приказ об ответственном за ведение трудовых книжек — это обязательный документ для любого работодателя, согласно постановлению правительства от 16.04.2003 № 225. Он понадобится и для цифрового учета трудовой занятости.  

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Зачем нужен приказ об ответственном за ведение ТК

Трудовая книжка содержит информацию о рабочем процессе и стаже сотрудников (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Порядок сбора данных о рабочем периоде в электронной форме предусмотрен в ст. 66.1 ТК. Поскольку эти документы — одно из главных оснований для будущей пенсии работников, закон устанавливает строгие правила для работы с ТК. Они закреплены постановлением правительства от 16.04.2003 № 225.

В нормативном акте указано, что за правильное заполнение, хранение и учет ТК отвечает работодатель. Он обязан обеспечить условия для безопасного хранения в строго отведенном месте в соответствии с требованиями закона. Для выполнения этой важной задачи руководитель издает распоряжение, кто из сотрудников компании обязан обеспечивать их сохранность, заполнять и выдавать сотрудникам всю информацию по ним. Это предусмотрено в п. 45 правил. Аналогичным образом поступают с ведением цифрового учета данных о труде работников. Необходимо издать приказ о назначении ответственного за ведение электронных трудовых книжек, в котором конкретному специалисту поручить новые функции. Среди главных задач выполнения работы по цифровому учету рабочей деятельности:

  • формирование отчетов по форме СЗВ-ТД, их отправка в ПФР;
  • обработка заявлений трудящихся о предпочтительном варианте ТК;
  • выдача выписок, справок и др.

Кто пишет приказ о назначении специалиста по работе с ТК

В каждой фирме приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, составляют от имени директора. А вот исполнителем выступает юрист, офис-менеджер, делопроизводитель или другой сотрудник. Но не имеет значения, кто этим занимается, поскольку последнее слово всегда остается за руководителем. Распоряжение приобретет юридическую силу только после того, как его завизирует директор.

На усмотрение руководителя остается и вопрос, на кого возложить обязанности по ведению ТК. Обычно учетом кадровой документации занимается специалист кадрового делопроизводства. Но не обязательно. Если компания небольшая и отдела кадров нет, то назначают другого сотрудника, способного вести учет документов, — секретаря, бухгалтера. После перевода ТК на цифровой учет внесение сведений о профессиональной деятельности часто перекладывают на сотрудников бухгалтерии, которые формируют электронные отчеты и передают их в ПФР.

Чтобы оформить кадровика, достаточно издать распоряжение, поскольку эти функции указаны в его договоре и должностной инструкции. Если эти задачи возлагают, например, на секретаря или сотрудника бухгалтерии, то придется внести изменения в должностную инструкцию о назначении ответственного за ведение трудовых книжек на предприятии.

ВАЖНО!
Если уполномоченное лицо поменяется, то предыдущий специалист обязан составить акт приема-передачи и передать приемнику все ТК. В этом случае недостаточно отметить только количество этих документов, следует указать личные данные их владельцев.

Особенности документа

Стандартного единого шаблона приказа о возложении обязанности ведения трудовых в законодательстве нет. Пишут его на компьютере в произвольном виде, ориентируясь на правила ГОСТ Р 7.0.97-2016. Оформите его на традиционном бланке, принятом в компании. Если его нет, то на обычном листе А4.

Следуйте основным требованиям:

  1. В шапке документа отметьте название компании, место нахождения, регистрационные коды (ИНН, КПП, ОГРН).
  2. Ниже слева напишите дату и номер регистрации. Справа — место издания акта.
  3. Посередине — название документа («Распоряжение о...»).
  4. Распорядительная часть.
  5. Подпись директора.
  6. Подписи сотрудников, ознакомленных с документом.
  7. Печать (если принято в организации).

Акт оформляют в одном экземпляре. В содержании после слова «Приказываю...» обязательно укажите, на каком основании издан документ (отметьте реквизиты законодательных актов, в нашем случае п. 45 ПП № 225). В тексте уточните ответственное лицо (Ф.И.О., должность). Следующим пунктом пропишите, кто обязан выполнять функции, когда основной специалист отсутствует из-за командировки, временной нетрудоспособности и другим уважительным причинам. Внизу расположите Ф.И.О. сотрудников, которые ознакомятся с распоряжением под подпись. После издания зарегистрируйте документ в регистрационном журнале.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как хранить трудовые книжки. Используйте эти инструкции бесплатно.

Образец

Вот шаблон приказа об ответственном за хранение трудовых книжек в организации в 2021 году, который вы вправе взять в качестве основы при заполнении.

Общество с ограниченной ответственностью ­­­­_____________

Адрес___________

тел/факс ____________

ОГРН / ОКПО ___________

ИНН / КПП ______________________

Приказ №____

Город Дата

О назначении сотрудников по ведению, хранению и учету ТК

В связи с пунктом 45 правил, утвержденных Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003,

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Назначить ответственного за ведение и учет трудовых книжек _____________ (должность, Ф.И.О.).
  2. На время отсутствия Ф.И.О. возложить эти задачи на _________ (должность, Ф.И.О.).
  3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Руководитель

/__подпись______/_расшифровка

С приказом ознакомлены:

/__подпись______/_расшифровка

/_подпись_______/_расшифровка

А это образец заполнения приказа о назначении лица, отвечающего за ведение трудовых книжек в ДОУ, включая учет электронных ТК.

Как и сколько хранить распоряжение о назначении специалиста по ТК

После издания и подписания всеми сторонами бланк следует оставить на хранение. Поскольку этот распорядительный документ относится к основной деятельности компании, хранят его в канцелярии. Сохранять эти документы необходимо 75 лет (ст. 19 перечня, утвержденного приказом Министерства культуры № 558 от 25.08.2010). Когда срок истекает, его передают в архив компании, затем аннулируют по правилам, установленным в законодательстве.

Можно ли исправить дату рождения в трудовой книжке

Дата рождения в трудовой книжке — это обязательные сведения, которые вносят в титульный лист. Основанием служат документы, удостоверяющие личность.

Делопроизводство Трудовые книжки

17 Июня 2021 в 11:25

Что делать, если не внесли запись в трудовую книжку

Как внести пропущенную запись в трудовую книжку:

  1. Запросите первичный документ — основание.
  2. Внесите запись под следующим очередным порядковым номером.
  3. Впишите реквизиты документа-основания в последнюю колонку.

Трудовые книжки

16 Июня 2021 в 11:13

Как отправить трудовую книжку по почте

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении — это процедура, которую инициирует работодатель, если отсутствует возможность выдать документ сотруднику на руки. Такое направление возможно только при наличии заявления или письменного согласия от служащего.

Трудовые книжки Увольнение

12 Мая 2021 в 10:11

Записи в трудовой книжке совместителя

Запись в трудовую книжку о работе по совместительству — это отметка об осуществлении сотрудником рабочей деятельности вне основного рабочего времени в той же организации или в другой. Ее делает работодатель по основному месту рабочей деятельности по желанию работника. 

Трудовые книжки Совместительство

12 Апреля 2021 в 11:33

Как получить выписку из электронной трудовой книжки

Выписка из электронной трудовой книжки — это документ, который Пенсионный фонд России выдает по запросу служащего. Он подтверждает стаж и занятость работника. 

Трудовые книжки

25 Марта 2021 в 10:19

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА