Club
Для чего нужна
- Для порядка в работе с трудовыми книжками.
- Для определения ответственности при утрате трудовых книжек и вкладышей к ним.
Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ (Раздел VI Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).
Кто заполняет
Заполняет и ведет книгу сотрудник, осуществляющий документальный прием и увольнение работников.
Чаще всего в организации это:
- кадровик
- бухгалтер
- hr-менеджер
Любой другой сотрудник может назначаться приказом работодателя как лицо, ответственное за ведение, заполнение и хранение этого документа.
Пример заполнения книги учета трудовых книжек
На обложке:
- полное наименование организации;
- дата начала и окончания ведения.
Этих сведений достаточно.
Все записи внутри книги учета вносятся только в двух случаях: при приеме и увольнении работников.
Заполняем при приеме на работу
Пошаговый образец заполнения книги учета трудовых книжек:
Шаг 1. В первый столбец вносим порядковый номер.
Шаг 2. Во второй, третий и четвертый столбцы записываем число, месяц и год внесения записи
Шаг 3. В пятый записываем фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки.
При этом не надо ничего сокращать и заниматься творчеством, если бы разработчик формы журнала имел в виду фамилию и инициалы, так бы и было записано. В противном случае есть риск получить замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.
Шаг 4. В шестой вносим сведения о серии, номере трудовой и вкладыше в нее (при наличии).
Шаг 5. В седьмой пишем должность, профессию или специальность работника в формулировках, взятых из приказа о приеме. Даже если работник будет перемещаться по служебной лестнице, в дальнейшем никакие изменения в книгу учета вносить не требуется.
Шаг 6. В восьмой вписываем наименование структурного подразделения (опять так же, как в приказе о приеме на работу).
Шаг 7. В девятый пишем реквизиты приказа о приеме на работу.
Шаг 8. В десятом расписывается ответственное лицо.
Одиннадцатый столбец пропускаем, потому что сейчас уже никто не получает наличные деньги на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
Заполняем при увольнении
Шаг 1. В двенадцатый столбец вписываем дату последнего рабочего дня работника. Если работник в этот день отсутствует, пишем ему уведомление с просьбой явиться либо дать свое согласие на пересылку трудовой книжки почтой. В случае почтового отправления копию письма с копией платежного поручения подкладываем в журнал. Записываем реквизиты уведомления карандашом (если явится сам, заносим фактическую дату ручкой; если пришлет письмо со своим согласием на пересылку, опять же, внесем реквизиты сопроводительного письма; если от работника ни ответа ни привета, оставляем сделанную карандашом запись и храним его трудовую книжку в сейфе 75 лет, в соответствии с пунктом 43 Правил, утвержденных Постановлением правительства от 16.04.2003 № 225, и пункта 664 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
Шаг 2. В тринадцатом столбце сотрудник должен расписаться за получение своей трудовой книжки.
Если отказывается, составляем акт, прикладываем его к журналу и храним как зеницу ока ровно столько, сколько хранится сам журнал, то есть те же 75 лет.
Как прошить книгу учета трудовых книжек
Книга учета трудовых книжек сначала прошивается, а затем пломбируется перед ее заполнением ответственным сотрудником. Для этого надо:
- Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
- Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
- В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
- Концы нитки необходимо завязать и закрепить на обложке таким образом, чтобы их нельзя было извлечь, этот процесс называется опломбированием.
Как опломбировать книгу учета трудовых книжек
Опломбировать можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку, которую можно заказать в любом интернет-магазине по цене от 2 рублей за штуку, или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно.
- На месте крепления концов нитей, непосредственно на пломбе-наклейке, необходимо сделать запись о количестве листов в книге, ФИО ответственного лица и подпись.
- Заверяем пломбу оттиском печати организации.
Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых
Книга учета заполняется вручную, естественно, что при этом иногда допускаются ошибки. Соблюдайте основные принципы:
- Все записи должны вноситься аккуратно и разборчиво.
- Некорректные сведения следует зачеркнуть (по линейке), ниже ввести корректные.
- Далее, на оборотной стороне первого листа обложки вносятся сведения о том, что запись за таким-то номером исправлена, ставится дата, подпись и расшифровка.
Срок хранения и уничтожение
Книга учета должна храниться 75 лет с даты завершения ее ведения, после чего может быть уничтожена (смотри пункт 695 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
Где можно купить
Купить данный документ можно в любом канцелярском магазине за наличные деньги, его стоимость – несколько десятков рублей. Можно заказать через офис-менеджера по безналичному расчету или по договору в интернет-магазине.
Штрафы за отсутствие или нарушения учета
В случае отсутствия Книги учета трудовых книжек работодателю грозит штраф в размере до 70 000 рублей в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.
