Скачать бланк книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в excel
Скачать обложку журнала и книги учета движения трудовых книжек в word
Скачать бесплатно образец книги движения трудовых книжек (заполненный)
Для чего нужна книга (журнал) и как она выглядит
Книга нужна:
- для порядка в работе с трудовыми книжками;
- для определения ответственности при утрате трудовых книжек и вкладышей к ним.
Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить этот документ (раздел VIII порядка, утвержденного Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).
Но компания самостоятельно решает, как выглядит журнал регистрации трудовых книжек и их движения, учитывая требования законодательства. Рекомендуем предусмотреть в документе возможность отражать:
- трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу;
- трудовые книжки и вкладыши в них, выдаваемые работникам вновь;
- серии и номера принятых и выданных бланков.
Мы подготовили образец книги регистрации трудовых книжек, который удобно взять за основу. При необходимости добавьте в него дополнительные столбцы.

Кто заполняет
Заполняет и ведет книгу сотрудник, осуществляющий документальный прием и увольнение работников.
Обычно в организации это:
- кадровик;
- бухгалтер;
- hr-менеджер.
Работодатель вправе назначить приказом любого другого сотрудника в качестве лица, ответственного за ведение, заполнение и хранение этого документа.
Пример заполнения
Традиционно начинают с оформления титульного листа книги учета движения трудовых книжек и вкладышей, где указывают:
- полное наименование организации;
- дату начала и окончания ведения.
Этих сведений достаточно.
Все записи внутри вносятся только в двух случаях: при приеме и увольнении работников.
Заполняем при приеме на работу
Разбираем пошагово образец заполнения книги учета движения трудовых книжек: он пригодится независимо от того, используете вы наш бланк или разработаете собственный.
Шаг 1. В первый столбец вносим порядковый номер записи.

Шаг 2. Во второй, третий и четвертый столбцы записываем число, месяц и год внесения записи.

Шаг 3. В пятый записываем фамилию, имя и отчество работника, предоставившего документ.

Шаг 4. В шестой вносим сведения о серии, номере трудовой и вкладыше в нее (при наличии).

Шаг 5. В седьмой пишем дату и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу. Если выдан новый бланк, дополнительно укажите данные о полученном заявлении на его выдачу.

Шаг 6. В восьмом расписывается ответственное лицо.

Шаг 7. С 9 по 12 разделы при трудоустройстве не заполняют, они для другого случая. Иногда остается незаполненным девятый столбец, но на основании п. 41 действующего порядка, работодатель взимает с сотрудника плату в случае выдачи и оформления нового бланка.

Заполняем при увольнении или выдаче документа после перехода на электронную трудовую
Шаг 1. В десятый столбец вписываем дату выдачи. Если речь идет об увольнении, то дату последнего рабочего дня работника. Если работник в этот день отсутствует, пишем ему уведомление с просьбой явиться либо дать согласие на пересылку трудовой книжки почтой. В случае почтового отправления копию письма с копией платежного поручения подкладываем в журнал. Записываем реквизиты уведомления карандашом (если явится сам, заносим фактическую дату ручкой. Если пришлет письмо с согласием на пересылку, внесем реквизиты сопроводительного письма. Если работник не появился и ничего не ответил, оставляем сделанную карандашом запись и храним его трудовую книжку в сейфе 75 или 50 лет, в соответствии с пунктом 463 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Шаг 2. В одиннадцатом столбце сотрудник расписывается за получение книжки.
Если отказывается, составляем акт, прикладываем его к журналу и храним столько, сколько хранится сам журнал (те же 75 или 50 лет).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как правильно оформить книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как прошить и опломбировать
Книга учета обязательно прошивается перед ее заполнением ответственным сотрудником. Для этого надо:
- Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
- Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
- В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
С 01.09.2021 не предусмотрено обязательное опломбирование книги учета. Но если вы захотите это сделать, это не запрещено.
Опломбируют несколькими способами, например, используя специальную пломбу-наклейку из интернет-магазина или самостоятельно изготовленную из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование: нить зафиксирована «намертво», и вытащить ее без разрыва пломбы невозможно.
4. На месте крепления концов нитей, непосредственно на пломбе-наклейке, делают запись о количестве листов в книге, Ф.И.О. ответственного лица и подпись.
5. Заверяют пломбу оттиском печати организации (при ее наличии).
Порядок внесения исправлений
Книга учета заполняется вручную, и иногда допускаются ошибки. Для их исправления соблюдайте основные принципы:
- Все записи должны вноситься аккуратно и разборчиво.
- Некорректные сведения следует зачеркнуть (по линейке), ниже ввести корректные.
- Далее, на оборотной стороне первого листа обложки вносятся сведения о том, что запись за таким-то номером исправлена, ставится дата, подпись и расшифровка.
Срок хранения и уничтожение
Книга учета хранится 75 или 50 лет с даты завершения ее ведения, после чего ее разрешено уничтожить (смотри пункт 463 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Где купить
Поскольку единого бланка нет, рекомендуем при покупке проверить документ на соответствие вашим потребностям. Сами книжечки продают в канцелярских магазинах и на многочисленных торговых онлайн-площадках.
Штрафы за отсутствие или нарушение учета
В случае отсутствия книги учета движения трудовых книжек работодателю грозит штраф в размере до 70 000 рублей, в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.