100 0

Как правильно заполнять книгу учета движения трудовых книжек

Трудовые книжки Образцы документов

В 2021 году чиновники упростили правила ведения и учета трудовых книжек, но все учетные документы остались обязательными для работодателей. Их отсутствие или отказ хранить в течение установленного срока грозит серьезными штрафами.

Содержание

Для чего нужна книга (журнал) и как она выглядит

Книга нужна:

  • для порядка в работе с трудовыми книжками;
  • для определения ответственности при утрате трудовых книжек и вкладышей к ним.

Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить этот документ (раздел VIII порядка, утвержденного Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

Но компания самостоятельно решает, как выглядит журнал регистрации трудовых книжек и их движения, учитывая требования законодательства. Рекомендуем предусмотреть в документе возможность отражать:

  • трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу;
  • трудовые книжки и вкладыши в них, выдаваемые работникам вновь;
  • серии и номера принятых и выданных бланков.

Мы подготовили образец книги регистрации трудовых книжек, который удобно взять за основу. При необходимости добавьте в него дополнительные столбцы.

Кто заполняет

Заполняет и ведет книгу сотрудник, осуществляющий документальный прием и увольнение работников.

Обычно в организации это:

  • кадровик;
  • бухгалтер;
  • hr-менеджер.

Работодатель вправе назначить приказом любого другого сотрудника в качестве лица, ответственного за ведение, заполнение и хранение этого документа.

Пример заполнения

Традиционно начинают с оформления титульного листа книги учета движения трудовых книжек и вкладышей, где указывают:

  • полное наименование организации;
  • дату начала и окончания ведения.

Этих сведений достаточно.

Все записи внутри вносятся только в двух случаях: при приеме и увольнении работников.

Заполняем при приеме на работу

Разбираем пошагово образец заполнения книги учета движения трудовых книжек: он пригодится независимо от того, используете вы наш бланк или разработаете собственный.

Шаг 1. В первый столбец вносим порядковый номер записи.

Шаг 2. Во второй, третий и четвертый столбцы записываем число, месяц и год внесения записи.

Шаг 3. В пятый записываем фамилию, имя и отчество работника, предоставившего документ.

ВАЖНО!
Как видно из примера заполнения книги учета трудовых книжек, ничего нельзя сокращать. Иначе есть риск получить замечание от контролирующих организаций.

Шаг 4. В шестой вносим сведения о серии, номере трудовой и вкладыше в нее (при наличии).

Шаг 5. В седьмой пишем дату и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу. Если выдан новый бланк, дополнительно укажите данные о полученном заявлении на его выдачу.

Шаг 6. В восьмом расписывается ответственное лицо.

Шаг 7. С 9 по 12 разделы при трудоустройстве не заполняют, они для другого случая. Иногда остается незаполненным девятый столбец, но на основании п. 41 действующего порядка, работодатель взимает с сотрудника плату в случае выдачи и оформления нового бланка.

Заполняем при увольнении или выдаче документа после перехода на электронную трудовую

Шаг 1. В десятый столбец вписываем дату выдачи. Если речь идет об увольнении, то дату последнего рабочего дня работника. Если работник в этот день отсутствует, пишем ему уведомление с просьбой явиться либо дать согласие на пересылку трудовой книжки почтой. В случае почтового отправления копию письма с копией платежного поручения подкладываем в журнал. Записываем реквизиты уведомления карандашом (если явится сам, заносим фактическую дату ручкой. Если пришлет письмо с согласием на пересылку, внесем реквизиты сопроводительного письма. Если работник не появился и ничего не ответил, оставляем сделанную карандашом запись и храним его трудовую книжку в сейфе 75 или 50 лет, в соответствии с пунктом 463 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Шаг 2. В одиннадцатом столбце сотрудник расписывается за получение книжки.

Если отказывается, составляем акт, прикладываем его к журналу и храним столько, сколько хранится сам журнал (те же 75 или 50 лет).

Как прошить и опломбировать

Книга учета обязательно прошивается перед ее заполнением ответственным сотрудником. Для этого надо:

  1. Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
  2. Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
  3. В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
ВАЖНО!

С 01.09.2021 не предусмотрено обязательное опломбирование книги учета. Но если вы захотите это сделать, это не запрещено.

Опломбируют несколькими способами, например, используя специальную пломбу-наклейку из интернет-магазина или самостоятельно изготовленную из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование: нить зафиксирована «намертво», и вытащить ее без разрыва пломбы невозможно.

4. На месте крепления концов нитей, непосредственно на пломбе-наклейке, делают запись о количестве листов в книге, Ф.И.О. ответственного лица и подпись.

5. Заверяют пломбу оттиском печати организации (при ее наличии).

Порядок внесения исправлений

Книга учета заполняется вручную, и иногда допускаются ошибки. Для их исправления соблюдайте основные принципы:

  1. Все записи должны вноситься аккуратно и разборчиво.
  2. Некорректные сведения следует зачеркнуть (по линейке), ниже ввести корректные.
  3. Далее, на оборотной стороне первого листа обложки вносятся сведения о том, что запись за таким-то номером исправлена, ставится дата, подпись и расшифровка.

Срок хранения и уничтожение

Книга учета хранится 75 или 50 лет с даты завершения ее ведения, после чего ее разрешено уничтожить (смотри пункт 463 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Где купить

Поскольку единого бланка нет, рекомендуем при покупке проверить документ на соответствие вашим потребностям. Сами книжечки продают в канцелярских магазинах и на многочисленных торговых онлайн-площадках.

Штрафы за отсутствие или нарушение учета

В случае отсутствия книги учета движения трудовых книжек работодателю грозит штраф в размере до 70 000 рублей, в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.

100
Комментарии
  • 2022-05-26 12:46:16
    Знать, как выглядит журнал регистрации трудовых книжек и как его заполнять, надо всем кадровикам, даже если в организации, где вы сейчас работаете, нет ни одного сотрудника, который бы просил продолжить вести документ на бумаге. Ведь не исключено, что уже завтра придет трудоустраиваться новый человек, и он предъявит бумажную трудовую книжку.
Костров Никита
Автор: Эксперт по кадрам Костров Никита
196 Публикаций
2302 Дней на портале
324 Комментариев
Мотрой Алена
Автор месяца Мотрой Алена
Похожие статьи

Заявление на вкладыш в трудовую книжку — это документ, который является основанием для выдачи дополнительного бланка и внесения в него сведений о рабочей деятельности сотрудника. Обычно он требуется, если основной формуляр заполнен.

Читать дальше

Чиновники качественно выполняют свою работу: ежедневно придумывают новые требования, вводят новые правила, обновляют законодательство. Успеть проследить за всем невозможно, потому мы собрали наиболее важные судебные решения, актуальные нормативные акты и проекты возможных поправок в единый обзор. Из него вы узнаете о:

  • порядке обращения за дополнительной субсидией на нерабочие дни с 30 октября по 7 ноября;
  • поправках, внесенных в 6-НДФЛ, справку о доходах и расчет по страховым взносам;
  • обновленных сертификатах, которые получат вакцинированные или переболевшие коронавирусом.
Читать дальше

Как сделать корректирующую форму СЗВ-ТД:

  1. Создать форму.
  2. В табличной части первой строкой повторить ошибочную запись и проставить признак отмены.
  3. Второй строкой внести верную запись.
  4. Отправить готовый документ в ПФР с помощью любого оператора ЭДО.
Читать дальше
Вам может быть интересно
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Обсудить в соцсетях
+37583
Регина Коломицкая
Регина Коломицкая
Регина Коломицкая
11:30
Да, письмо с уведомлением, чтобы потом доказать, что писали
Наталья Нечетайлова
Наталья Нечетайлова
Наталья Нечетайлова
11:41
Спасибо
Наталья Ольхова
Наталья Ольхова
Наталья Ольхова
12:21
Сделайте приказ о приёме от 30.12.2022, пропишите в нём принять с 01.01.2023. Отчёт вы спокойно можете отправить в первый рабочий день НГ, то есть 09.01.2023.
Наталья Ольхова
Наталья Ольхова
Наталья Ольхова
12:22
в соответствии с п. 1.8 Постановления Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730П)))
Татьяна Воропаева
Татьяна Воропаева
Татьяна Воропаева
14:01
2 года
Присоединиться к беседе