Как правильно заполнять книгу учета движения трудовых книжек

Для чего нужна книга (журнал) и как она выглядит

Книга нужна:

• для порядка в работе с трудовыми книжками;
• для определения ответственности при утрате трудовых книжек и вкладышей к ним.

Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить этот документ (раздел VIII порядка, утвержденного Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

Но компания самостоятельно решает, как выглядит журнал регистрации трудовых книжек и их движения, учитывая требования законодательства. Рекомендуем предусмотреть в документе возможность отражать:

• трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу;
• трудовые книжки и вкладыши в них, выдаваемые работникам вновь;
• серии и номера принятых и выданных бланков.

Мы подготовили образец книги регистрации трудовых книжек, который удобно взять за основу. При необходимости добавьте в него дополнительные столбцы.

Кто заполняет

Заполняет и ведет книгу сотрудник, осуществляющий документальный прием и увольнение работников.

Обычно в организации это:

• кадровик;
• бухгалтер;
• hr-менеджер.

Работодатель вправе назначить приказом любого другого сотрудника в качестве лица, ответственного за ведение, заполнение и хранение этого документа.

Пример заполнения

Традиционно начинают с оформления титульного листа книги учета движения трудовых книжек и вкладышей, где указывают:

• полное наименование организации;
• дату начала и окончания ведения.

Этих сведений достаточно.

Все записи внутри вносятся только в двух случаях: при приеме и увольнении работников.

Заполняем при приеме на работу

Разбираем пошагово образец заполнения книги учета движения трудовых книжек: он пригодится независимо от того, используете вы наш бланк или разработаете собственный.

Шаг 1. В первый столбец вносим порядковый номер записи.

Шаг 2. Во второй, третий и четвертый столбцы записываем число, месяц и год внесения записи.

Шаг 3. В пятый записываем фамилию, имя и отчество работника, предоставившего документ.

Шаг 4. В шестой вносим сведения о серии, номере трудовой и вкладыше в нее (при наличии).

Шаг 5. В седьмой пишем дату и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу. Если выдан новый бланк, дополнительно укажите данные о полученном заявлении на его выдачу.

Шаг 6. В восьмом расписывается ответственное лицо.

Шаг 7. С 9 по 12 разделы при трудоустройстве не заполняют, они для другого случая. Иногда остается незаполненным девятый столбец, но на основании п. 41 действующего порядка, работодатель взимает с сотрудника плату в случае выдачи и оформления нового бланка.

Заполняем при увольнении или выдаче документа после перехода на электронную трудовую

Шаг 1. В десятый столбец вписываем дату выдачи. Если речь идет об увольнении, то дату последнего рабочего дня работника. Если работник в этот день отсутствует, пишем ему уведомление с просьбой явиться либо дать согласие на пересылку трудовой книжки почтой. В случае почтового отправления копию письма с копией платежного поручения подкладываем в журнал. Записываем реквизиты уведомления карандашом (если явится сам, заносим фактическую дату ручкой. Если пришлет письмо с согласием на пересылку, внесем реквизиты сопроводительного письма. Если работник не появился и ничего не ответил, оставляем сделанную карандашом запись и храним его трудовую книжку в сейфе 75 или 50 лет, в соответствии с пунктом 463 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Шаг 2. В одиннадцатом столбце сотрудник расписывается за получение книжки.

Если отказывается, составляем акт, прикладываем его к журналу и храним столько, сколько хранится сам журнал (те же 75 или 50 лет).

Как прошить и опломбировать

Книга учета обязательно прошивается перед ее заполнением ответственным сотрудником. Для этого надо:

1. Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
2. Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
3. В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.

Опломбируют несколькими способами, например, используя специальную пломбу-наклейку из интернет-магазина или самостоятельно изготовленную из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование: нить зафиксирована «намертво», и вытащить ее без разрыва пломбы невозможно.

4. На месте крепления концов нитей, непосредственно на пломбе-наклейке, делают запись о количестве листов в книге, Ф.И.О. ответственного лица и подпись.

5. Заверяют пломбу оттиском печати организации (при ее наличии).

Порядок внесения исправлений

Книга учета заполняется вручную, и иногда допускаются ошибки. Для их исправления соблюдайте основные принципы:

1. Все записи должны вноситься аккуратно и разборчиво.
2. Некорректные сведения следует зачеркнуть (по линейке), ниже ввести корректные.
3. Далее, на оборотной стороне первого листа обложки вносятся сведения о том, что запись за таким-то номером исправлена, ставится дата, подпись и расшифровка.

Срок хранения и уничтожение

Книга учета хранится 75 или 50 лет с даты завершения ее ведения, после чего ее разрешено уничтожить (смотри пункт 463 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Где купить

Поскольку единого бланка нет, рекомендуем при покупке проверить документ на соответствие вашим потребностям. Сами книжечки продают в канцелярских магазинах и на многочисленных торговых онлайн-площадках.

Штрафы за отсутствие или нарушение учета

В случае отсутствия книги учета движения трудовых книжек работодателю грозит штраф в размере до 70 000 рублей, в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.