Нормативная база
Постановление Правительства РФ №922 от 24.12.2007
Когда обязаны выдать трудовую книжку при увольнении
На основании ст. 84.1 ТК РФ в последний рабочий день работодатель выдает сотруднику либо традиционную бумажную трудовую книжку, либо заверенные надлежащим образом сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р). Любая задержка трактуется как нарушение, и работнику положена компенсация за невыдачу трудовой книжки при увольнении, даже если задержка по вине работодателя составила один день (ст. 165 ТК РФ).
Но если по каким-то причинам человек сам не смог прийти за документами (например, из-за болезни), то кадровик (иное уполномоченное лицо компании) в силу той же ст. 84.1 ТК РФ готовит уведомление о необходимости прийти за ними либо дать согласие на их отправку по почте. Направить такое уведомление следует заказным письмом с уведомлением и желательно с описью вложения. Это позволит избежать споров о содержимом отправления в случае судебных разбирательств. Отправив уведомление, работодатель снимает с себя ответственность за невыдачу или задержку бумаг о стаже сотрудника, независимо от того, через какое время передаст их владельцу.
Ответственность за задержку
Несвоевременная передача документов о стаже уволенному сотруднику рассматривается как незаконное лишение человека возможности трудиться, поскольку без таких бумаг новый работодатель не сможет трудоустроить работника (ст. 234 ТК РФ). За такое нарушение предусмотрена материальная ответственность в виде компенсации за вынужденный прогул, потребовать которую человек вправе как в досудебном, так и в судебном порядке.
Как рассчитывается компенсация за задержку
Работникам бывает сложно самостоятельно произвести точный расчет компенсации за задержку выдачи трудовой книжки, поскольку для этого необходимо знать:
- средний дневной заработок — его расчет осуществляют в порядке, предусмотренном постановлением правительства №922 от 24.12.2007;
- количество дней вынужденного прогула, когда человек не мог трудоустроиться из-за отсутствия документов о стаже.
Если эти данные известны, формула для расчета простая:

Используя формулу, попробуем произвести расчет компенсации за задержку трудовой книжки на неделю — 5 рабочих дней. Для простоты расчетов предположим, что средний заработок работника составил 404 руб. (примерно такая сумма получится, если работник получает минимальную зарплату размером с федеральный МРОТ без районных коэффициентов и надбавок).
Подставляем все значения в формулу и получаем:
404 х 5 = 2 020 руб.
Такую сумму и следует выплатить в качестве компенсации за невозможность трудоустроиться.
Как оформляют выплату
Если стороны решили вопрос мирным путем, работник пишет заявление о выплате ему компенсации. Работодатель на основании такого обращения издает приказ и выплачивает положенную сумму. Аналогичный приказ понадобится, если выплатить компенсацию постановил суд.
Помимо прочего, кадровик дополнительно вносит в книжку новую дату увольнения, указывая в последней графе (основание) реквизиты решения суда или приказа о новом дне увольнения. Прежняя запись об увольнении признается недействительной. Об этом сказано в постановлении правительства №225 от 16.04.2003.
Покажем, как выглядит каждый из документов, нужный кадровику для оформления выплаты.
Образец обращения работника
Генеральному директору ООО «Clubtk.ru» А. В. Воронову от водителя Запашных И. А. Заявление 16 июня 2020 года я уволился из ООО «Clubtk.ru» по собственному желанию. Но трудовую книжку мне в этот день не выдали, объяснив это отсутствием начальника отдела кадров Иванова И. И. из-за болезни. На основании ст. 61 и ст. 234 ТК РФ прошу выдать мне трудовую книжку и выплатить компенсацию за задержку ее выдачи. 02.07.2020 Запашных И. А. |
Образец приказа о выплате компенсации
Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» г. Санкт-Петербург 03.07.2020 Приказ №56 о выплате компенсации за задержку выдачи трудовой книжки На основании статей 165 и 234 ТК РФ, п. 35 Правил, утв. постановлением правительства №225 от 16.04.2003, ПРИКАЗЫВАЮ:
Генеральный директор Воронов Воронов А. В. С приказом ознакомлен: главный бухгалтер Смирнова Смирнова В. И. начальник отдела кадров Иванов Иванов И. И. |
Образец внесения изменений в трудовую книжку:

Когда работодатель не платит за задержку
В ст. 84.1 ТК РФ перечислены ситуации, когда не надо ничего платить за задержку трудовой книжки. Среди них:
- Работник отказался от получения документов на руки или по почте, что зафиксировано документально.
- Последний рабочий день и день оформления прекращения рабочих отношений совпали в случаях:
- увольнения сотрудника за прогул (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
- осуждения работника к наказанию, исключающему продолжение работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу (п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
- увольнения женщины, с которой продлен договор в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам.
Чтобы минимизировать риски выплаты компенсации, мы разработали памятку, что надо сделать, чтобы снять ответственность за задержку трудовой книжки:
- В последний рабочий день выдайте работнику документы о стаже, предварительно проверив правильность всех записей.
- Если человек отказывается забирать бумаги, зафиксируйте это в отдельном акте в присутствии свидетелей.
- Если сотрудник не может забрать документы о стаже в день увольнения, уже на следующий рабочий день подготовьте и направьте ему по почте уведомление о необходимости получить бумаги или дать согласие на отправку их почтой.
- После получения согласия высылайте человеку документы почтой заказным письмом с описью вложения.
- Если согласие не получено, оставьте бумаги в сейфе до обращения их владельца или его родных (в случае смерти бывшего работника).