Компенсация за задержку трудовой книжки: кому, когда, сколько

Когда обязаны выдать трудовую книжку при увольнении

На основании ст. 84.1 ТК РФ в последний рабочий день работодатель выдает сотруднику либо традиционную бумажную трудовую книжку, либо заверенные надлежащим образом сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р). Любая задержка трактуется как нарушение, и работнику положена компенсация за невыдачу трудовой книжки при увольнении, даже если задержка по вине работодателя составила один день (ст. 165 ТК РФ).

Но если по каким-то причинам человек сам не смог прийти за документами (например, из-за болезни), то кадровик (иное уполномоченное лицо компании) в силу той же ст. 84.1 ТК РФ готовит уведомление о необходимости прийти за ними либо дать согласие на их отправку по почте. Направить такое уведомление следует заказным письмом с уведомлением и желательно с описью вложения. Это позволит избежать споров о содержимом отправления в случае судебных разбирательств. Отправив уведомление, работодатель снимает с себя ответственность за невыдачу или задержку бумаг о стаже сотрудника, независимо от того, через какое время передаст их владельцу.

Ответственность за задержку

Несвоевременная передача документов о стаже уволенному сотруднику рассматривается как незаконное лишение человека возможности трудиться, поскольку без таких бумаг новый работодатель не сможет трудоустроить работника (ст. 234 ТК РФ). За такое нарушение предусмотрена материальная ответственность в виде компенсации за вынужденный прогул, потребовать которую человек вправе как в досудебном, так и в судебном порядке.

Как рассчитывается компенсация за задержку

Работникам бывает сложно самостоятельно произвести точный расчет компенсации за задержку выдачи трудовой книжки, поскольку для этого необходимо знать:

• средний дневной заработок — его расчет осуществляют в порядке, предусмотренном постановлением правительства №922 от 24.12.2007;
• количество дней вынужденного прогула, когда человек не мог трудоустроиться из-за отсутствия документов о стаже.

Если эти данные известны, формула для расчета простая:

Используя формулу, попробуем произвести расчет компенсации за задержку трудовой книжки на неделю — 5 рабочих дней. Для простоты расчетов предположим, что средний заработок работника составил 404 руб. (примерно такая сумма получится, если работник получает минимальную зарплату размером с федеральный МРОТ без районных коэффициентов и надбавок).

Подставляем все значения в формулу и получаем:

404 х 5 = 2 020 руб.

Такую сумму и следует выплатить в качестве компенсации за невозможность трудоустроиться.

Как оформляют выплату

Если стороны решили вопрос мирным путем, работник пишет заявление о выплате ему компенсации. Работодатель на основании такого обращения издает приказ и выплачивает положенную сумму. Аналогичный приказ понадобится, если выплатить компенсацию постановил суд.

Помимо прочего, кадровик дополнительно вносит в книжку новую дату увольнения, указывая в последней графе (основание) реквизиты решения суда или приказа о новом дне увольнения. Прежняя запись об увольнении признается недействительной. Об этом сказано в постановлении правительства №225 от 16.04.2003.

Покажем, как выглядит каждый из документов, нужный кадровику для оформления выплаты.

Образец обращения работника

Образец приказа о выплате компенсации

Образец внесения изменений в трудовую книжку:

Когда работодатель не платит за задержку

В ст. 84.1 ТК РФ перечислены ситуации, когда не надо ничего платить за задержку трудовой книжки. Среди них:

1. Работник отказался от получения документов на руки или по почте, что зафиксировано документально.
2. Последний рабочий день и день оформления прекращения рабочих отношений совпали в случаях:
   • увольнения сотрудника за прогул (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
   • осуждения работника к наказанию, исключающему продолжение работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу (п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
   • увольнения женщины, с которой продлен договор в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам.

Чтобы минимизировать риски выплаты компенсации, мы разработали памятку, что надо сделать, чтобы снять ответственность за задержку трудовой книжки:

1. В последний рабочий день выдайте работнику документы о стаже, предварительно проверив правильность всех записей.
2. Если человек отказывается забирать бумаги, зафиксируйте это в отдельном акте в присутствии свидетелей.
3. Если сотрудник не может забрать документы о стаже в день увольнения, уже на следующий рабочий день подготовьте и направьте ему по почте уведомление о необходимости получить бумаги или дать согласие на отправку их почтой.
4. После получения согласия высылайте человеку документы почтой заказным письмом с описью вложения.
5. Если согласие не получено, оставьте бумаги в сейфе до обращения их владельца или его родных (в случае смерти бывшего работника).