рубрики

Компенсация за задержку трудовой книжки: кому, когда, сколько

КонсультантПлюс

Компенсация за задержку трудовой книжки при увольнении — это выплата, гарантированная работнику законодательством. Но не всегда работодатель обязан платить: есть ситуации, когда с компании снимают ответственность.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Когда обязаны выдать трудовую книжку при увольнении

На основании ст. 84.1 ТК РФ в последний рабочий день работодатель выдает сотруднику либо традиционную бумажную трудовую книжку, либо заверенные надлежащим образом сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р). Любая задержка трактуется как нарушение, и работнику положена компенсация за невыдачу трудовой книжки при увольнении, даже если задержка по вине работодателя составила один день (ст. 165 ТК РФ).

Но если по каким-то причинам человек сам не смог прийти за документами (например, из-за болезни), то кадровик (иное уполномоченное лицо компании) в силу той же ст. 84.1 ТК РФ готовит уведомление о необходимости прийти за ними либо дать согласие на их отправку по почте. Направить такое уведомление следует заказным письмом с уведомлением и желательно с описью вложения. Это позволит избежать споров о содержимом отправления в случае судебных разбирательств. Отправив уведомление, работодатель снимает с себя ответственность за невыдачу или задержку бумаг о стаже сотрудника, независимо от того, через какое время передаст их владельцу.

Ответственность за задержку

Несвоевременная передача документов о стаже уволенному сотруднику рассматривается как незаконное лишение человека возможности трудиться, поскольку без таких бумаг новый работодатель не сможет трудоустроить работника (ст. 234 ТК РФ). За такое нарушение предусмотрена материальная ответственность в виде компенсации за вынужденный прогул, потребовать которую человек вправе как в досудебном, так и в судебном порядке.

ВАЖНО!
Если вы решили подать иск о выплате компенсаций за задержку трудовой книжки, учтите, что в некоторых судах выясняют, действительно ли такое нарушение со стороны работодателя привело к невозможности трудоустроиться. Одного факта задержки и более поздней выдачи документов не всегда достаточно для привлечения компании к матответственности и выплаты компенсации (см., например, Апелляционное определение Верховного суда Республики Марий Эл от 24.07.2018 по делу №33-1207/2018).

Как рассчитывается компенсация за задержку

Работникам бывает сложно самостоятельно произвести точный расчет компенсации за задержку выдачи трудовой книжки, поскольку для этого необходимо знать:

  • средний дневной заработок — его расчет осуществляют в порядке, предусмотренном постановлением правительства №922 от 24.12.2007;
  • количество дней вынужденного прогула, когда человек не мог трудоустроиться из-за отсутствия документов о стаже.

Если эти данные известны, формула для расчета простая:

Используя формулу, попробуем произвести расчет компенсации за задержку трудовой книжки на неделю — 5 рабочих дней. Для простоты расчетов предположим, что средний заработок работника составил 404 руб. (примерно такая сумма получится, если работник получает минимальную зарплату размером с федеральный МРОТ без районных коэффициентов и надбавок).

Подставляем все значения в формулу и получаем:

404 х 5 = 2 020 руб.

Такую сумму и следует выплатить в качестве компенсации за невозможность трудоустроиться.

ВАЖНО!
Прежде чем выплатить рассчитанную сумму за задержку, удержите НДФЛ и начислите на нее страховые взносы (см. ст. 217 НК РФ, письмо Минфина №03-04-05/36473 от 24.07.2014), т. к. это компенсация за вынужденный прогул.

Как оформляют выплату

Если стороны решили вопрос мирным путем, работник пишет заявление о выплате ему компенсации. Работодатель на основании такого обращения издает приказ и выплачивает положенную сумму. Аналогичный приказ понадобится, если выплатить компенсацию постановил суд.

Помимо прочего, кадровик дополнительно вносит в книжку новую дату увольнения, указывая в последней графе (основание) реквизиты решения суда или приказа о новом дне увольнения. Прежняя запись об увольнении признается недействительной. Об этом сказано в постановлении правительства №225 от 16.04.2003.

Покажем, как выглядит каждый из документов, нужный кадровику для оформления выплаты.

Образец обращения работника

Генеральному директору ООО «Clubtk.ru»

А. В. Воронову

от водителя Запашных И. А.

Заявление

16 июня 2020 года я уволился из ООО «Clubtk.ru» по собственному желанию. Но трудовую книжку мне в этот день не выдали, объяснив это отсутствием начальника отдела кадров Иванова И. И. из-за болезни.

На основании ст. 61 и ст. 234 ТК РФ прошу выдать мне трудовую книжку и выплатить компенсацию за задержку ее выдачи.

02.07.2020 Запашных И. А.

Образец приказа о выплате компенсации

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»

г. Санкт-Петербург 03.07.2020

Приказ №56

о выплате компенсации за задержку выдачи трудовой книжки

На основании статей 165 и 234 ТК РФ, п. 35 Правил, утв. постановлением правительства №225 от 16.04.2003,

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Выплатить Запашных И. А. компенсацию за задержку трудовой книжки в размере 4 800 (четыре тысячи восемьсот) рублей, рассчитанную за 12 рабочих дней.
  2. Отменить приказ об увольнении водителя Запашных И. А. от 16.06.2020 №45.

Генеральный директор Воронов Воронов А. В.

С приказом ознакомлен:

главный бухгалтер Смирнова Смирнова В. И.

начальник отдела кадров Иванов Иванов И. И.

Образец внесения изменений в трудовую книжку:

ВАЖНО!
Не забудьте включать данные на сотрудника в отчет СЗВ-М вплоть до того месяца, в котором он получил документы о стаже.

Когда работодатель не платит за задержку

В ст. 84.1 ТК РФ перечислены ситуации, когда не надо ничего платить за задержку трудовой книжки. Среди них:

  1. Работник отказался от получения документов на руки или по почте, что зафиксировано документально.
  2. Последний рабочий день и день оформления прекращения рабочих отношений совпали в случаях:
    • увольнения сотрудника за прогул (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
    • осуждения работника к наказанию, исключающему продолжение работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу (п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
    • увольнения женщины, с которой продлен договор в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам.

Чтобы минимизировать риски выплаты компенсации, мы разработали памятку, что надо сделать, чтобы снять ответственность за задержку трудовой книжки:

  1. В последний рабочий день выдайте работнику документы о стаже, предварительно проверив правильность всех записей.
  2. Если человек отказывается забирать бумаги, зафиксируйте это в отдельном акте в присутствии свидетелей.
  3. Если сотрудник не может забрать документы о стаже в день увольнения, уже на следующий рабочий день подготовьте и направьте ему по почте уведомление о необходимости получить бумаги или дать согласие на отправку их почтой.
  4. После получения согласия высылайте человеку документы почтой заказным письмом с описью вложения.
  5. Если согласие не получено, оставьте бумаги в сейфе до обращения их владельца или его родных (в случае смерти бывшего работника).
Правила оформления трудовой книжки

Как заполнить трудовую книжку в первый раз — электронно. Всем, кто впервые трудоустраивается в 2021 году, работодатели оформляют ЭТК. Для сотрудников, которые оставили бумажные ТК, порядок таков:

  1. Заполнить сведения о работе.
  2. Указать номер и дату приказа о приеме.
  3. Дать на подпись владельцу.

 

Трудовые книжки

07 Сентября 2021 в 12:53

Как вести электронные трудовые книжки: правила для работодателей

Электронная трудовая книжка — это цифровой реестр ПФР, содержащий данные о стаже, приемах, переводах, перемещениях и увольнениях работника начиная с 2020 года.

Актуально Трудовые книжки Образцы документов Законодательство

07 Сентября 2021 в 12:51

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Правила ведения трудовой книжки:

  1. ТК заводятся на каждого основного работника, проработавшего в организации более 5 дней.
  2. За работу с ними отвечают специалисты, назначенные приказом директора.
  3. Записи вносятся от руки и в печатном виде, разрешается применять штамп.
  4. Сведения прописывают на русском языке, для отражения дат используют арабские цифры.
  5. Вся информация указывается на основании распорядительных документов.

Трудовые книжки Образцы документов

07 Сентября 2021 в 12:12

Серии трудовых книжек по годам выпуска

Серии трудовых книжек по годам выпуска — набор символов, позволяющих идентифицировать период изготовления  конкретного бланка. Необходимы для защиты ТК от подделок и проверки их подлинности.

Трудовые книжки

06 Сентября 2021 в 13:26

Как завести трудовую книжку

Можно ли завести новую трудовую книжку, имея старую, — да, если работник потерял, утратил или испортил действующую ТК. Законом это не запрещено.

Трудовые книжки

01 Сентября 2021 в 11:52

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА