100 0

Журнал учета движения трудовых книжек

Трудовые книжки

Если в вашей компании есть хоть один работник, который отказался переходить на электронную трудовую книжку,  то вам обязательно  нужен особый учетный журнал. С 2021 года работодатели разрабатывают и ведут его по особым правилам.

Содержание

Что это за журнал (книга) и кому он нужен

Каждый работодатель обязан вести учет бумажных трудовых книжек (ТК) своих сотрудников с момента заключения договоров с ними. Данные о датах трудоустройства, работнике и принадлежащем ему документе записывает в журнал регистрации трудовых книжек работодатель или назначенное лицо, например специалист отдела кадров. Закон требует, чтобы такую регистрационную книгу вела каждая организация и каждый ИП, у которых имеются наемные работники, решившие вести документ о стаже на бумаге.

ВАЖНО!
Даже если учетная книга закончилась и не имеет пустых страниц, то ее не сдают в архив до тех пор, пока все графы в ней не заполнены. Если в это время на хранение работодателю передали дополнительные документы, то сведения о них вписывают в новый учетный бланк.

Разработка и заполнение

С 1 сентября 2021 г. действует обновленный Порядок ведения и хранения ТК (утвержден Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н), где указано, что бланк книги учета движения ТК работодатель разрабатывает и утверждает самостоятельно. Для удобства пользования в нем предусматривают следующие столбцы:

  • порядковый номер регистрируемой записи;
  • дату приема сотрудника на работу и получения от него ТК (число, месяц, год цифрами);
  • фамилию, имя и отчество (при наличии) работника;
  • серию и номер ТК или вкладыша, если они имеются;
  • дату и номер приказа о приеме на работу (не заполняется при оформлении вкладышей);
  • сумму, внесенную за бланк (если он выдается за деньги);
  • дату выдачи на руки;
  • подписи представителя работодателя и работника.

После разработки и утверждения шаблона документ распечатывают. Рекомендуется страницы пронумеровать, документ прошнуровать, а концы шнура — опломбировать.

ВАЖНО!
Опломбирование – необязательное требование после 01.09.2021. Но при желании вы вправе поставить пломбу на оборотной стороне книги.

Руководитель организации заверяет книгу подписью, уточняя количество пронумерованных и прошнурованных листов в ней, ставит печать, если есть.

Заполняя документ, помните, что все записи следует делать разборчивым, аккуратным почерком. Данные подтверждаются подписью специалиста, который их внес.

Когда сотрудник увольняется или переходит на электронные сведения о профессиональной деятельности и стаже, этот факт обязательно регистрируют в журнале, поскольку в этот момент отдают бумажную ТК ее владельцу.

Если человек увольняется, то указывают последний рабочий день сотрудника. Но если документы ему отсылаются по почте, то вместо даты их выдачи на руки указывается дата почтовой пересылки. Дополнительно к делу подшивается квитанция об отправке.

Факт получения на руки ТК необходимо заверить подписью работника. Если он лично трудовую книжку не получал, то предусмотренная для подписи графа остается незаполненной.

Так выглядит образец журнала выдачи трудовых книжек на руки, который актуален и при выдаче ТК в связи с увольнением, и после подачи заявления об отказе от ее ведения на бумажном носителе.

ВАЖНО!
Если отсутствует журнал учета трудовых книжек в 2022 году или есть отказ его корректно и регулярно вести, то это рассматривается как нарушение законодательства. В таком случае компаниям грозит штраф по ст. 5.27 КоАП РФ. Минимальный штраф по ней для должностных лиц и ИП — от 1000 рублей, для организаций — от 30 000 рублей.
100
Комментарии
  • 2018-10-04 07:11:13
    Здравствуйте,
    Обязательно ли покупать Книгу учета?
    Если сами распечатали бланки, прошили и заверили подписью и печатью, будет ли это считаться не правильным решением данного вопроса?
  • 2018-10-04 07:29:17
    Добрый день!
    Думаю, что нет, но цена вопроса 200 рублей, вот если честно, не вижу целесообразности делать самому.
  • 2018-11-25 08:35:45
    Здравствуйте, скажите, пожалуйста, если велась старая книга и в ней другая форма и много ошибок, можно ли завести новую?
  • 2018-11-26 07:04:34
    Добрый день!
    Можно, закрывайте старую и начинайте новую. Но Вы же старую все равно не кроете пока все трудовые по ней не выдадите.
  • 2022-05-25 12:26:45
    А вы слышали, что если в организации появился журнал регистрации трудовых книжек до 1 сентября 2021 года, то им можно продолжать пользоваться до тех пор, пока он не закончится? Новые требования действуют только для тех, у кого такого документа не было или он закончился после вступления нового порядка ведения трудовых книжек.
Мотрой Алена
Мотрой Алена
817 Публикаций
2251 Дней на портале
5 Комментариев
Мотрой Алена
Автор месяца Мотрой Алена
Похожие статьи

В 2021 году чиновники упростили правила ведения и учета трудовых книжек, но все учетные документы остались обязательными для работодателей. Их отсутствие или отказ хранить в течение установленного срока грозит серьезными штрафами.

Читать дальше

Как правильно записать в трудовую запись по индивидуальному предпринимателю:   

  1. Вписать наименование ИП полностью.
  2. Вписать необходимые сведения о приеме, переводах, увольнении работника.
  3. Заверить подписью ИП.

В целом процедура такая же, как и при заполнении ТК любого другого работника.

Читать дальше

Как внести пропущенную запись в трудовую книжку:

  1. Запросите первичный документ — основание.
  2. Внесите запись под следующим очередным порядковым номером.
  3. Впишите реквизиты документа-основания в последнюю колонку.
Читать дальше
Вам может быть интересно
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Обсудить в соцсетях
+37583
Регина Коломицкая
Регина Коломицкая
Регина Коломицкая
11:30
Да, письмо с уведомлением, чтобы потом доказать, что писали
Наталья Нечетайлова
Наталья Нечетайлова
Наталья Нечетайлова
11:41
Спасибо
Наталья Ольхова
Наталья Ольхова
Наталья Ольхова
12:21
Сделайте приказ о приёме от 30.12.2022, пропишите в нём принять с 01.01.2023. Отчёт вы спокойно можете отправить в первый рабочий день НГ, то есть 09.01.2023.
Наталья Ольхова
Наталья Ольхова
Наталья Ольхова
12:22
в соответствии с п. 1.8 Постановления Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730П)))
Татьяна Воропаева
Татьяна Воропаева
Татьяна Воропаева
14:01
2 года
Присоединиться к беседе