Журнал учета движения трудовых книжек

Алена Мотрой
21 Октября 2016 в 00:00
Одна из обязанностей работодателей — собрать и зарегистрировать сведения о работниках, их должностях и длительности сроков службы. Какие особенности следует учитывать при открытии и оформлении журнала учета трудовых книжек? Каковы требования, общие правила заполнения, порядок хранения этого документа?

Журнал движения трудовых книжек: что это такое и кому он нужен

Каждый работодатель обязан вести учет своих сотрудников с момента заключения договоров с ними. При первом трудоустройстве работнику в организации оформляют трудовую книжку. Остальные – приносят ее с прежнего места работы.

 

Данные о сотрудниках, датах трудоустройства и занимаемых должностях работодатель или специалист отдела кадров записывает в журнал регистрации трудовых книжек. Закон требует, чтобы такая регистрационная книга была у каждого юридического лица и ИП, имеющих наемных работников. Отсутствие документа рассматривается как нарушение законодательства. В этом случае компаниям грозит штраф по ст.5.27 КоАП РФ. Минимальный штраф по ней для должностных лиц и ИП – 1 тысяча рублей, для организаций – 30 тысяч рублей.

По закону, даже если книга не имеет пустых страниц, она не сдается в архив до тех пор, пока все графы в ней не заполнены. Для внесения сведений о новых сотрудниках открывается дополнительный документ.

Заполнение журнала учета трудовых книжек

 

Журнал трудовых книжек и вкладышей в них заполняется по правилам, установленным Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. Форма документа дана в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Правильно оформленная книга учета соответствует нескольким требованиям. Во-первых, она должна быть в твердом переплете. Во-вторых, документ необходимо прошнуровать, страницы – пронумеровать, а концы шнура – опломбировать.

Руководитель организации заверяет книгу своей подписью, уточняя количество пронумерованных и прошнурованных листов в ней. Ставить печати на страницах не нужно.

Скачать образец  журнала учета трудовых книжек бесплатно можно на нашем сайте. В нем указывают:

  • порядковый номер регистрируемого документа;

  • дату приема сотрудника на работу (число, месяц, год цифрами);

  • фамилию, имя и отчество (при наличии) работника;

  • серию и номер книжки, если они имеются;

  • должность или конкретную функцию сотрудника;

  • наименование службы или отдела, где работает человек (если в организации предусмотрено такое деление);

  • дату и номер приказа о приеме на работу (не заполняется при оформлении вкладышей);

  • сумму, внесенную за бланк трудовой (если она выдается впервые и за деньги).

Все данные подтверждаются подписью специалиста, который их зарегистрировал.

Образец книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

 

Журнал выдачи трудовых книжек на руки образец
 

скачать

 

Когда сотрудник увольняется, сведения об этом обязательно регистрируют на предприятии, поскольку все документы в этот момент передают их владельцу. Чтобы работодателям было проще, сведения о выдаче фиксируются в той же регистрационной книге.

Обычно указывают последний рабочий день сотрудника. Но если документы ему отсылаются по почте, то вместо даты их выдачи на руки указывается дата почтовой пересылки. Дополнительно к делу подшивается квитанция об отправке. 

Факт получения документов необходимо заверить подписью работника. Если он лично их не получал, предусмотренная для подписи графа остается незаполненной.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter
Исправления в трудовой книжке

Все время от времени ошибаются, кадровики не исключение. Случаются ошибки и при заполнении трудовых книжек. Но страшного ничего нет, любую оплошность можно исправить. Разберем подробнее, как правильно внести исправления в трудовую книжку (2017 г.).

Трудовые книжки

06 Сентября 2017 в 15:51

Трудовая книжка

Трудовая книжка — это основной документ работающего человека в России. Основное назначение — подтверждение стажа и трудовой деятельности работника.

Трудовые книжки Документооборот

25 Августа 2017 в 14:56

Инструкция по заполнению трудовых книжек

Аргументированная полемика вокруг вопроса о необходимости отмены трудовых книжек ведется уже давно. Тем не менее, как говорится, воз и ныне там: книжка — по-прежнему основной документ о производственной деятельности и стаже работника. В статье — инструкция по заполнению трудовых книжек 2017 с примерами.

Трудовые книжки

11 Августа 2017 в 15:38

Что делать с трудовой книжкой колхозника

В настоящее время действуют трудовые книжки, утвержденные как в РФ в 2003 году, так и созданные в СССР (1939 и 1974 годов). В том числе и трудовая книжка колхозника. Рассмотрим, как ею пользоваться сейчас.

Разбираем на примерах Трудовые книжки

28 Июля 2017 в 17:23

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Всем официально работающим гражданам известен такой документ, как трудовая книжка. При трудоустройстве она передается на хранение работодателю и находится у него вплоть до увольнения. Каковы правила ведения трудовых книжек в РФ 2017, расскажем в статье.

Трудовые книжки Документооборот

15 Июля 2017 в 19:28

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА