Гарантии беременным женщинам по ТК РФ: памятка для работодателей

Для чего готовят протокол

Закон не обязывает составлять протокол о расхождениях, но на практике он становится неотъемлемой частью взаимоотношений между контрагентами, а также с государственными структурами. Он позволяет контролировать расчеты между компаниями. Чаще всего разногласия возникают из-за неточностей бухгалтерских расчетов. Составление протокола помогает выявить ошибочные данные и не допустить образования задолженностей.

Отражая серьезные ошибки в начальных показателях, эта бумага важна для улучшения дисциплины платежей. Если грамотно оформить, то часто она служит значимым доказательством в судебных тяжбах.

Обычно формируют протокол в конце года, но при необходимости и чаще — раз в квартал или месяц. Это необходимо в следующих случаях:

• при высокой стоимости продукции;
• больших объемах производимой продукции;
• крупных партиях поставки товаров;
• необходимости составлять отчетность для руководства или госорганов.

Кто и на основании чего составляет акт

Протокол с расхождениями создается на основе первоначального документа проверки взаиморасчетов. Если в указанных расчетах расхождений нет, то он заверяется всеми сторонами. Если есть, то составляется протокол разногласий. Обычно его оформляет специалист по бухучету, который отвечает за осуществление платежей, налоговые операции и др. Бухгалтер проверяет все указанные показатели. Обязательно следует проверить следующие данные:

• число, месяц и год, указанный на документе;
• период, за который проводится контроль расчетов;
• остаток между поступлениями и расходами;
• дебет и кредит;
• контракты и другие необходимые бумаги.

После проведенной проверки бухгалтер ставит подпись. Затем бумагу заверяет глава компании, но только после устранения всех противоречий.

Как правильно составить

Обязательной единой для всех формы не существует. Если в компании приняты собственные шаблоны для подобных документов, то используют их. Если нет, то бухгалтер вправе составить его в свободном виде. Придерживайтесь главных требований — оформляйте по стандартным правилам делопроизводства, а в содержание включите необходимую в этом вопросе информацию.

В процессе подготовки учтите основные общепринятые правила:

1. Вначале фиксируют номер, дату оформления.
2. Указывают ссылку на первоначальный документ, по которому выявлены противоречия.
3. В основной части пишут наименования предприятий, реквизиты контракта, на котором основывались контрагенты, и ссылки на иные бумаги.
4. Если ошибочных данных несколько, то оформите их в виде таблицы. У другой стороны возникнет возможность ответить по каждому пункту отдельно.
5. При необходимости для подтверждения мнения прикладывают копии контрактов, выписок, платежных поручений и др. Указывают их внизу отдельной строкой.

Протокол готовит одна из компаний, а затем направляет его коммерческому партнеру. К нему прикладывают сопроводительное письмо, разъясняющее мотивы составления и план дальнейших действий.

Образец

При подготовке вы можете ориентироваться на наш шаблон.

А этот пример — образец, как правильно оформить акт сверки взаимных расчетов с расхождениями:

Сколько хранить документ

Точный период, в течение которого следует хранить такой документ, законом не предусмотрен. Его обычно определяют внутренними нормативными документами. Ориентироваться следует на приказ Росархива № 236 от 20.12.2019, в котором указано, что минимальный срок для оставления в архиве бухгалтерских документов составляет 5 лет. Если бумаги важные и понадобятся, например, для предъявления в суде, то вы вправе установить более длительные сроки.