Где хранится заявление о приеме на работу

Где работодатель хранит заявления о приеме на работу

Трудовое законодательство не устанавливает, где должны храниться заявления сотрудников, порядок определяет работодатель самостоятельно в учетной политике организации.

В учетной политике закрепляют место нахождения бумаг:

• в отдельной папке для приема сотрудников;
• в папке со всеми документами по кадрам;
• в личном деле;
• совместно с документами на увольнение и пр.

Наиболее популярный способ архивации — в личном деле. Для этого в архиве предприятия заводят папки для личных дел, куда подшиваются заявления сотрудников о приеме.

Документацию составляют в отдельном помещении организации или передают в муниципальные архивные учреждения.

Как хранить документы о приеме

Необходимо обеспечить сохранность документации от внешних факторов воздействия и защиту персональных данных сотрудников (Ф.И.О., паспортные данные, адреса и пр.).

При решении вопроса, где хранятся заявления работника о приеме, необходимо учесть, что помещение для архива необходимо изолировать от влаги и прямых солнечных лучей, обеспечить пожарную безопасность и ограниченный доступ к персональным данным.

При обеспечении пожарной безопасности ориентируйтесь на Приказ Минкультуры РФ от 12.01.2009 № 3 «Об утверждении специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации».

Основные требования противопожарных мер:

• огнезащитное покрытие деревянных конструкций и стеллажей;
• запрет на использование горючих строительных материалов;
• обеспечение наличия пожарных выходов и гидрантов.

При обеспечении сохранности персональных данных ориентируйтесь на требования закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Приказом руководителя назначают лиц, ответственных за обеспечение пожарной безопасности, сохранности персональных данных и кадрового архива.

Документацию сортируют по датам в порядке возрастания по группам временных отрезков. Среди групп сортировку производят по алфавиту (по первым буквам фамилий сотрудников).

Если документы передают в муниципальный архив, обеспечение сохранности и сортировку производят работники архива.

Для удобства работы организации перед архивацией документов переводят их в электронный вид, а оригиналы сдают в архив.

Сколько хранится заявление о приеме на работу

Закон устанавливает срок хранения заявлений о приеме на работу в 50 или 75 лет ЭПК (ст. 434 перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Отметка «ЭПК» означает, что после истечения установленного срока архивации документы могут быть отобраны на постоянное содержание.

Срок в 50 или 75 лет определяют по датам составления кадровых бумаг: до 01.01.2003 — 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет.

Если на предприятии не ведется папка заявлений и документы подшивают к личным делам, сроки архивации аналогичны.

Локальным нормативным актом запрещено уменьшать установленный законом срок.