Рейтинг@Mail.ru
Где должны храниться заявления сотрудников о приеме на работу в организации в 2022 году
рубрики

Где хранится заявление о приеме на работу

КонсультантПлюс

Закон не определяет четкого места ведения архива, поэтому работодатель решает сам, где хранится заявление о приеме на работу. Сроки сохранности документации одинаковы для всех видов архивации.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Где работодатель хранит заявления о приеме на работу

Трудовое законодательство не устанавливает, где должны храниться заявления сотрудников, порядок определяет работодатель самостоятельно в учетной политике организации.

В учетной политике закрепляют место нахождения бумаг:

  • в отдельной папке для приема сотрудников;
  • в папке со всеми документами по кадрам;
  • в личном деле;
  • совместно с документами на увольнение и пр.

Наиболее популярный способ архивации — в личном деле. Для этого в архиве предприятия заводят папки для личных дел, куда подшиваются заявления сотрудников о приеме.

Документацию составляют в отдельном помещении организации или передают в муниципальные архивные учреждения.

Как хранить документы о приеме

Необходимо обеспечить сохранность документации от внешних факторов воздействия и защиту персональных данных сотрудников (Ф.И.О., паспортные данные, адреса и пр.).

При решении вопроса, где хранятся заявления работника о приеме, необходимо учесть, что помещение для архива необходимо изолировать от влаги и прямых солнечных лучей, обеспечить пожарную безопасность и ограниченный доступ к персональным данным.

При обеспечении пожарной безопасности ориентируйтесь на Приказ Минкультуры РФ от 12.01.2009 № 3 «Об утверждении специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации».

Основные требования противопожарных мер:

  • огнезащитное покрытие деревянных конструкций и стеллажей;
  • запрет на использование горючих строительных материалов;
  • обеспечение наличия пожарных выходов и гидрантов.

При обеспечении сохранности персональных данных ориентируйтесь на требования закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Приказом руководителя назначают лиц, ответственных за обеспечение пожарной безопасности, сохранности персональных данных и кадрового архива.

Документацию сортируют по датам в порядке возрастания по группам временных отрезков. Среди групп сортировку производят по алфавиту (по первым буквам фамилий сотрудников).

Если документы передают в муниципальный архив, обеспечение сохранности и сортировку производят работники архива.

Для удобства работы организации перед архивацией документов переводят их в электронный вид, а оригиналы сдают в архив.

Сколько хранится заявление о приеме на работу

Закон устанавливает срок хранения заявлений о приеме на работу в 50 или 75 лет ЭПК (ст. 434 перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Отметка «ЭПК» означает, что после истечения установленного срока архивации документы могут быть отобраны на постоянное содержание.

Срок в 50 или 75 лет определяют по датам составления кадровых бумаг: до 01.01.2003 — 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет.

Если на предприятии не ведется папка заявлений и документы подшивают к личным делам, сроки архивации аналогичны.

Локальным нормативным актом запрещено уменьшать установленный законом срок.

Как составить договор на создание сайта

Сайт является эффективным инструментом, с помощью которого компании реализуют свои товары и услуги. Важно знать все нюансы, которые необходимо внести в договор на создание сайта. Ведь от того, как он будет разработан, зависит вопрос прибыли и конкурентоспособности на рынке. 

Договоры Образцы документов

24 Июня 2022 в 12:52

КЭДО в 1С: как выглядит и как пользоваться

В 1С можно подключить КЭДО ЗУП. Взаимодействие с сотрудниками через сервисы 1С упрощает работу кадровиков и бухгалтеров и не требует дополнительной интеграции. Но важно правильно настроить модуль кадрового электронного документооборота.  

Делопроизводство

22 Июня 2022 в 13:05

Как составить коллективное заявление

С общей проблемой работники вправе обратиться к работодателю через коллективное заявление. Оно составляется по различным вопросам, как жалобам, так и предложениям. Рассказываем, как правильно его написать.

Делопроизводство Образцы документов

17 Июня 2022 в 12:06

Образец положения о КЭДО

Чтобы на предприятии внедрить цифровой документооборот в кадрах, понадобится специальный документ с подробностями перехода на обмен электронными документами и дальнейшим порядком такого взаимодействия. Рассказываем, как составить положение о КЭДО.

Делопроизводство Образцы документов

16 Июня 2022 в 13:15

Как оформить социальный контракт через Госуслуги

Малоимущим гражданам, находящимся в трудной жизненной ситуации, государство предлагает заключить соцконтракт для поиска работы или открытия бизнеса. Рассказываем, можно ли подать заявку на социальный контракт через Госуслуги, и как это сделать.

Гарантии и компенсации Делопроизводство

15 Июня 2022 в 13:27

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА