Оформляем график отпусков в 2017 году

30 Мая 2016 в 15:54
Ежегодные отпуска, равно как и повседневная трудовая деятельность, согласно ТК РФ, подлежат планированию. Образцовым инструментом планирования времени отдыха работников выступает график отпусков, или унифицированная форма Т-7.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter
Подпишитесь на новости
Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять
самые важные статьи вам на
электронную почту

Грамотный работодатель начинает работу заранее: создает удобную таблицу для отражения пожеланий работников о датах предстоящего отдыха, собирает данные, учитывает мнение руководителей структурных подразделений, пересечение дат отдыха ключевых сотрудников, специфику деятельности организации и нормы трудового законодательства.

Можно ли отменить график

Периоды отдыха сотрудников в течение календарного года утверждаются работодателем не позднее, чем за две недели до начала этого года (до 15 декабря), и после утверждения отмена графика отпусков невозможна, но возможно их дополнить или изменить, в зависимости от способа утверждения документа (визой руководителя или приказом организации).

Как делается дополнение к графику отпусков

Изменить заранее утвержденную таблицу формы Т-7 возможно как в случае приема на работу новых сотрудников, так и в случае мотивированного желания со стороны уже давно работающих. Для этого сотрудник пишет заявление, на основании которого кадровик вносит изменения и дает пояснения в графе «Примечание». Предоставление отпуска вне графика возможно только по соглашению работника и работодателя, либо в случаях, когда работодатель обязан предоставить выходные дни по заявлению работника.

Срок хранения графика отпусков

  • 1 год - если утверждается визой руководителя
  • 5 лет - если утверждается приказом по организации

Какая статья ТК регулирует создание графика отпусков

Необходимость наличия установлена статьей 123 Трудового кодекса Российской Федерации.

В случае проверки Государственной Трудовой инспекцией, отсутствие данного документа расценивается как нарушение трудового законодательства и влечет наложение штрафа до 50 тыс. рублей.

ВАЖНО!

Когда сотрудник уходит в отпуск по графику, его функционал, как правило, перераспределяется на остающихся работать коллег. Нужно соблюдать баланс этой нагрузки. Если вы следуете мушкетерскому принципу «один за всех» и отправляете в отпуск на майские весь отдел, то рискуете столкнуться с усталостью и выгоранием того «добровольца», кто был вынужден работать за семерых.

Кроме того, отпускные — это дополнительная финансовая нагрузка на организацию, которую надо планировать вместе с финансовым отделом.

Как делается дополнение к графику

График отпусков можно дополнять сведениями о новых сотрудниках, которым в соответствии с законодательством положены оплачиваемые дни отдыха. Сведения можно добавить либо приказом (если график был утвержден приказом), написав фразу "включить в график отпусков на 2017 год ФИО, подразделение, должность, планируемые даты", либо утверждением отдельной формы Т-7, в которой будут указаны сведения о новом сотруднике, и которая будет иметь в своем наименовании фразу, что данный документ является дополнением к уже утвержденному.

Можно ли пойти вне графика

Несмотря на всю монументальность и универсальность предложенной схемы, существуют категории работников, которых работодатель обязан отпустить отдыхать по их заявлению. Отпуск вне графика предоставляется обязательно следующим категориям работников:

  • женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (статья 260 ТК РФ);
  • сотрудники, супруги которых находятся в декретном по беременности и родам, независимо от времени их непрерывной работы у данного работодателя (статья 123 ТК РФ);
  • лица, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев (статья 122 ТК РФ);
  • работники моложе 18 лет (статья 267 ТК РФ);
  • работники, отозванные из ежегодного оплачиваемого (статья 125 ТК РФ);
  • один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (статья 262.1 ТК РФ);
  • родители (опекуны, попечители), сопровождающие ребенка в возрасте до 18 лет, который поступает в образовательное учреждение среднего или высшего профессионального образования, расположенное в другой местности, если организация-работодатель находится в районе Крайнего Севера или приравненной к нему местности (статья 322 ТК РФ)
  • внешние совместители (статья 286 ТК РФ);
  • отдельные лица, участвовавшие в военных действиях или пострадавшие от них (подпункт 17 пункта 1 статьи 14, подпункт 4 пункта 2 статьи 16 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
  • жены военнослужащих (пункт 11 статьи 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ);
  • женщины и одинокие мужчины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (подпункт Б пункта 3 Постановления ЦК КПСС от 22.01.1981 № 235; Решение Верховного Суда РФ от 17.06.2014 N АКПИ14-440);
  • почетные доноры России (подпункт 1 пункта 1 статьи 23 Федерального закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ).

Можно ли отзывать сотрудников из отпуска?

У сотрудников, не относящихся к вышеуказанным категориям, также есть возможность идти в отпуск вне графика. Если обстоятельства меняются, работник пишет заблаговременно заявление на отпуск в свободной форме.

Если же работодатель вынужден вызвать сотрудника, то ему необходимо получить от работника письменное согласие. В заявлении работник указывает, что он обязуется использовать столько-то календарных дней, в другие даты. Далее оформляется приказ об отзыве в свободной форме. Сотрудник обязательно должен быть ознакомлен с приказом под роспись.

Юлия Жижерина
бизнес-тренер и консультант, преподаватель Русской Школы Управления
- Обычно при составлении расписания работодатель учитывает мнение работников. ТК РФ никак не регламентирует эту процедуру, поэтому это могут быть и устные пожелания, и каких-либо доказательств учета мнения работников не требуется.Но если отпуск планируется брать не целиком, а по частям, то компании необходимо иметь подтверждение того, что работник согласился на такое разделение (статья 125 ТК РФ). Иначе проверяющие органы могут подвергнуть работодателя штрафу (см. Апелляционное определение Кемеровского областного суда от 19.09. 2012 г. N 33-8601). Лучше, если такое подтверждение будет письменным, например, в виде заявления.В судебной практике встречаются и случаи устного согласования (см. Определение Нижегородского областного суда по делу N 33-4707/2013), но в таких случаях работодателю будет труднее доказать такое согласие (например, можно пригласить свидетелей разговора о разделении).

Для того чтобы избежать ситуации, когда график является лишь номинальной бумагой, которой никто не следует, очень важно вовлекать в данную работу непосредственно коллектив. Когда все самостоятельно участвуют в планировании своего времени отдыха, отступления от намеченных целей встречаются крайне редко. Человек, вовлеченный в процесс планирования, чувствует свою важность, значимость и ответственность за достижение положительного результата в целом.

Образец унифицированной формы Т-7

Унифицированная форма графика отпусков (форма Т-7) утверждена Постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 05.01.2004 № 1.

После того, как форма заполнена и утверждена, организация живет по составленному плану.

График отпусков, форма Т-7 (excel)

скачать

График отпусков, форма Т-7 (doc)

скачать

График отпусков, форма Т-7 (pdf)

скачать

Задайте вопрос экспертам
Могут ли работнику отказать в переносе отпуска?

График отпусков, являющийся обязательным как для работника, так и для работодателя, утверждается не позднее 17 декабря. А кто может в декабре четко знать, когда и где он будет отдыхать в следующем году? Как быть, если возникла необходимость уйти в отпуск в иное время, чем зафиксировано в графике? Когда работодатель обязан удовлетворить желание работника, а когда может этого не делать?

Отпуска Разбираем на примерах Кадровики советуют

09 Ноября 2017 в 12:22

Кого коснулся пересмотр отпусков «за вредность»

Традиционно отпуск за работу во вредных и/или опасных условиях труда предоставлялся работникам, занятым в упомянутых условиях не менее половины рабочего времени. Но с 2017 года это правило не действует.

Отпуска Разбираем на примерах

19 Октября 2017 в 17:12

На какую дату рассчитать компенсацию за часть отпуска? Консультация эксперта ГИТ

Некоторые категории работников имеют право на отпуск продолжительностью более 28 календарных дней. При необходимости они могут обратиться с заявлением о предоставлении денежной компенсации за часть отпуска к работодателю. На какую дату считать эту выплату: на дату подачи заявления или на дату предоставления отпуска? Консультацию на эту тему подготовил Советник государственной гражданской службы РФ 1 класса, сотрудник Государственной инспекций труда в Челябинской области И.А. Васильев.

Актуально Отпуска Расчеты с персоналом

19 Октября 2017 в 15:43

Приказ на отпуск по беременности и родам

Право на «декрет» (отпуск по беременности и родам), а так же пособие по нему, имеют только женщины, в отличие от права на отпуск и пособие по уходу за ребенком, оформить которое может отец ребенка.

Отпуска Гарантии и компенсации

06 Сентября 2017 в 15:46

Отпуск при работе по совместительству

Совместительство подразумевает ситуацию, когда человек в свободное от основной деятельности время выполняет еще какую-либо регулярную оплачиваемую деятельность на условиях трудового договора в той же организации или в других.

Отпуска Совместительство

06 Сентября 2017 в 15:44

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА