Инструкция: как перейти на КЭДО
Власти так разрекламировали электронный документооборот в кадровой сфере, что грех не попробовать. Но даже если в вашей компании переход на КЭДО осуществляется в экспериментальном формате, все равно придется соблюсти ряд требований по введению новых правил работы.
Кому доступен ЭДО в кадрах
Перевести часть или все разрешенные документы в цифровой формат есть возможность у любого работодателя, даже если у него всего 1 наемный сотрудник. У компаний и ИП два варианта:
- завести личный кабинет на платформе «Работа в России», там создавать, редактировать, получать и принимать, подписывать и хранить всю документацию. Правила пользования личным кабинетом и системой предусмотрены в Постановлении Правительства от 13.05.2022 № 867;
- работать в собственной информационной системе, следуя требованиям к форматам документов, правилам использования цифровых подписей, порядку обмена сведениями и иным законодательным нормам.
По этой теме:
Независимо от того, какой вариант вы выберете, чтобы перейти на цифровой кадровый документооборот, надо выполнить несколько обязательных действий.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, вправе ли работодатель применять электронный кадровый документооборот (ЭКДО) для взаимодействия с несовершеннолетним работником. Используйте эти инструкции бесплатно.
Инструкция, что делать кадровику
Практически весь алгоритм, как перейти на КЭДО, «заложен» в ст. 22.2 ТК РФ. Для начала работодатель утверждает внутренний нормативный акт о переводе кадровой документации в цифровой формат. Еще один обязательный ЛНА — порядок осуществления самого ЭДО.
Помимо общих управленческих документов, работодатель обязан уведомить сотрудников об изменениях в процессе взаимодействия. Обязательно получить согласие от тех работников, с кем трудовые договоры заключены до 01.01.2022. Если на указанную дату трудового договора с работником не имелось, его согласие на КЭДО получать не требуется.
Даже если работник на длительном больничном или в отпуске по уходу за ребенком, обязательно получите его согласие на взаимодействие в цифровом формате после выхода на работу.
Поскольку компания взаимодействует с помощью электронных подписей, позаботьтесь об их получении для каждого, кто работает с КЭДО, учитывая их полномочия. Если работодатель выбрал общегосударственный портал «Работа в России», все подписи ему предоставят бесплатно, но каждого сотрудника придется зарегистрировать в системе.
В случае ведения ЭДО в кадрах на собственной платформе все расходы по покупке, продлению, хранению электронных подписей компания (ИП) берет на себя. Нельзя запретить сотруднику использовать ранее полученную цифровую подпись для подписания направленных ему документов.
Когда все эти шаги выполнены и подготовлена нормативно-техническая база, приступайте к работе. Если что-то сразу не получается, обращайтесь в службу поддержки выбранной вами платформы для КЭДО.
