Инструкция: как прошить трудовой договор

Надо ли прошивать трудовой договор

Прошивка это хороший метод систематизации большого количества бумаг. Его используют как для текущей работы с документами, так и для архивного хранения. На практике специалисты рекомендуют кадровикам решать, нужно ли прошивать трудовой договор с работником, исходя из количества листов в нем: если больше одного, желательно сшить.

Такой способ соединения контракта поможет избежать спорных ситуаций, касающихся подделки, утери, подмены листов. Если их не скрепить, то сложно доказать, что они имеют отношение к конкретному подписанному контракту, поскольку обычно подписи ставят только на последней странице.

Прошивка обязательна и для нотариальной копии договора. В соответствии со ст. 45 Основ законодательства о нотариате, утв. постановлением Верховного Совета РФ №4462-1 от 11.02.1993, чтобы предоставить нотариусу для заверения документы, необходимо обеспечить их целостность (скрепить или прошить). Аналогичное правило относится и к договорам, отправляемым на хранение в архив, их придется прошить по всем требованиям (Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение, утв. приложением №20 к Приказу Росархива №199 от 24.12.2020).

Иногда чтобы доказать, что отдельные страницы относятся к конкретному контракту, их сверяют по номерам (если есть), сравнивают начало предложений и абзацев на одной странице и их продолжение на другой и т. д. Но этот способ не настолько надежен. Если содержательная часть договора не слишком объемная, то допустимо вывести текст на печать на одном листе с двух сторон. Но если текста много, то предпочтительнее обеспечить целостность документа другими методами:

• скрепить (или прошить) листы между собой;
• пронумеровать страницы;
• поставить подписи сторон на каждой странице.

Действителен ли трудовой договор в случае снятия прошивки

Трудовой кодекс однозначно отвечает на вопрос, обязательно ли прошивать трудовой договор, — нет, такого требования не существует. Этот вопрос оставили на усмотрение работодателя. Отсюда следует, что независимо от наличия прошивки ТД, заключенный по всем правилам, обладает законной силой. В соответствии с частью 1 статьи 67 ТК РФ его следует составить в письменном виде в двух экземплярах. Один оставляют в компании, другой отдают сотруднику. Стороны подписывают оба варианта в конце текста. Сотрудник, подписывая экземпляр работодателя, подтверждает, что получил аналогичный вариант на руки. Никаких дополнительных требований о сшивании, нумерации, визировании всех страниц трудового договора в законе не указано.

Как прошивать трудовой договор

Некоторые правила есть в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело» и ГОСТ 7.0.97-2016, но конкретной процедуры в нем не описано. Ряд требований предусмотрен в рекомендациях Росархива в приказе №199 от 24.12.2020.

На практике процедура проводится по правилам делопроизводства:

• на каждой странице проставляется номер;
• контракт прошивается нитью;
• ее концы выводят на обратную сторону последнего листа;
• сверху приклеивают бумагу с пломбой и печатью;
• на бумаге записывают, сколько листов прошито и пронумеровано, указывают Ф. И. О. и должность ответственного сотрудника, его подпись.

Прошивают документ в 2–4 отверстия, это зависит от вида документа, размера и количества страниц. В крупных компаниях, в которых значительный документооборот, есть специальные станки, предназначенные для сшивания документов. В маленьких фирмах достаточно обычных приспособлений: дырокола, канцелярского шила, иголки, нитки, ножниц и клея.

Для этой процедуры подойдут особые нитки: хлопчатобумажные, синтетические нитки и ленты, банковские шпагаты. Если специальных ниток нет, то вы вправе воспользоваться швейными, сложив их в как минимум в несколько раз.

Вот как выглядит наклейка для многостраничных документов: