Как внести исправления в трудовую книжку

Нормативная база

Существуют два нормативных акта, в которых содержатся требования, как исправить неверную запись в трудовой книжке: Правила, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (третий раздел), и Инструкция, утвержденная Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (первый раздел).

Учтите: корректное ведение и изменение записей в документах сотрудников — обязанность работодателя. Поскольку трудовая хранит всю историю о рабочем стаже человека, то на основании сведений из нее государственные органы выносят решение о назначении пенсии. Если книжка ведется некорректно, записи неточные или неправильные, формулировки не соответствуют утвержденным стандартам, то не исключено, что их посчитают недействительными. Кроме того, если работник или проверяющие органы обнаружат, что кадровик нарушает установленные законом правила, его привлекут к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ и оштрафуют на сумму от 1000 до 5000 рублей.

Кто вносит исправления и по каким причинам

Вносить информацию, исправлять ее, если были допущены ошибки или неточности, разрешено только уполномоченным работодателем лицам. Обычно это сотрудники отдела кадров или один кадровый специалист. Неверные сведения он может обнаружить самостоятельно либо с помощью коллег, в том числе владельца документа.

Обычно исправить ошибочную запись в трудовой книжке следует работнику той организации, где были допущены ошибки. Но если человек сменил место работы, то на основании документов новые данные вписывает представитель того работодателя, на которого сейчас работает человек. Бумаги-подтверждения запрашивают у прежнего работодателя либо в архиве.

Неправильное первичное заполнение

Чаще всего при первичном оформлении трудовой или вкладыша допускают ошибки в фамилии, имени, отчестве или в иной персональной информации владельца документа. Пример, как исправить ошибку в трудовой книжке в имени, покажем позже. Но все изменения должны вноситься в новый бланк, а испорченный подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта (см. пункт 42 Правил). При этом, как гласит пункт 48 Правил, в случае неверного заполнения трудовой или вкладыша в нее стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем. За счет работодателя оплачивается и бланк при его порче не по вине работника.

Если при оформлении вкладыша произошла ошибка первичного заполнения, когда в трудовую уже вписаны серия и номер вкладыша, он тоже подлежит замене. А сведения надо исправить следующим образом: на внутренней стороне обложки под штампом «Выдан вкладыш» необходимо написать, что запись о выдаче вкладыша за таким-то номером недействительна. После этого ставится дата, подпись, расшифровка и печать. Затем надо указать сведения с корректными реквизитами вкладыша.

Так выглядит образец внесения исправлений в трудовую книжку в 2020 г., если приходится менять вкладыш:

Как исправить неверные персональные данные в трудовой книжке

Если требуется внести исправления в фамилии, имени, отчестве и дате рождения, образовании, профессии или специальности работника, это делается только на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других бумаг. Никакие исправления по просьбе или по причине, что кто-то где-то что-то слышал, категорически не допускаются (пункт 26 Правил).

Измененные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они внесены (пункт 29 Правил), чтобы в любой момент были доказательства подлинности новой информации.
Все изменения вносятся на первой странице (титульном листе). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения, а затем записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица, печатью организации (пункт 2.3 Инструкции).

Внесение изменений на титульном листе о получении нового образования, профессии, специальности выполняется путем дополнения к имеющимся сведениям или правками необходимых сведений в соответствующих строках (пункт 2.4 Инструкции).

Так выглядит образец исправления ошибки в трудовой книжке на титульном листе:

Исправления в разделах о работе и награждениях

В отличие от титульной страницы, в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных, признанных недействительными, записей не допускается (пункт 30 Правил, пункт 1.2 Инструкции). Все изменения делаются через признание записей недействительными и внесение новых, правильных сведений (пункт 30 Правил).

Объясним на примере, как исправить запись в трудовой книжке, если ошибка в дате приема на работу. В этом случае в соответствующем разделе после последней заполненной строки указывается следующий порядковый номер и дата внесения изменения. В третью графу вписывается:

«Запись за номером таким-то недействительна».

После этого пишут правильную формулировку. В четвертую графу вносятся правильные реквизиты приказа или иного документа, оформившего решение работодателя, сведения из которого были внесены некорректно (пункт 1.2 Инструкции).

Так выглядит образец исправления в трудовой книжке записи, внесенной ошибочно, в 2020 году:

Примерно так же выглядит образец исправления записи в трудовой книжке, если по решению суда работника восстановят в должности. В таком случае информация об увольнении признается недействительной, а кадровому специалисту следует написать:

«Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе» или «в прежней должности».

Основанием для указания новых данных является решение суда. Его реквизиты необходимо вписать в четвертую графу.

При изменении формулировки причины увольнения пишут:

«Запись за номером таким-то недействительна, уволен на основании... (указывается новая формулировка)».

В четвертой графе делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения (пункт 1.2 Инструкции).

Если гражданин обнаружит ошибку после увольнения, и он нигде не трудоустроен, он вправе обратиться к бывшему работодателю с заявлением указать правильные сведения. В таком случае кадровику следует:

• в первой имеющейся свободной строке написать наименование организации, чьим представителем он является;
• затем признать записи под определенными номерами недействительными, заполняя все четыре графы по общим правилам;
• ниже указать верную информацию;
• написать должность, указать Ф.И.О. и расписаться, поставить печать.

Отдельно расскажем о ситуации, когда работодатель изменил название. В таком случае в новой пустой строке в третьей графе кадровик пишет (условно):

«Общество с ограниченной ответственностью «Пион» (ООО «Пион») с 15.02.2019 переименовано в общество с ограниченной ответственностью «Астра» (ООО «Астра»)».

В четвертой графе вписывают реквизиты документа, на основании которого произошло изменение, например, «Решение общего собрания собственников от 13.02.2019». В первых двух графах ничего не пишут.

• Светлана Черных (Кузнецова)
  2018-08-29 14:06:50
  Подскажите пожалуйста. Ситуация такая сделали запись о приеме на работу но еще до заключения трудового договора а на следующий день работник передумал. Но запись о приеме уже есть. Далее сделали запись об аннулировании предыдущей. Человек не увольнялся а фактически не состоялся прием. Вопрос вот в чем нужна ли печать предприятия под записью об аннулировании записи? Спасибо
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2018-08-29 14:16:26
  Я собственно и есть тот сотрудник что передумал. Сама работала в кадрах и тоже считаю что печать нужна иначе создается впечатление что сама себе написала в трудовой. Но на том предприятии только секретарь не кадровики и убеждают меня что печать ставят лишь при увольнении. И ставить ее отказались
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2018-08-29 14:18:47
  Спасибо за помощь!
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2018-09-01 07:50:29
  Добрый день. Подскажите, пожалуйста, в трудовой сделана неверная запись, на полях вверху кадровик написала что считать запись недействительной, и следующим пунктом в трудовой идет запись снова о приеме. Получается как бы два места работы, указанных друг за другом.
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-03-11 13:20:11
  Добрый день, подскажите пожалуйста как в трудовой сделать запись о переводе на др.должность, если приказ от 25 декабря, а начинает действовать с 01 января
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-04-11 05:40:42
  Подскажите как сделать правильно. При оформлении трудовой книжки мной была допущена ошибка в написании фамилии начальника отдела кадров. Вернее туда была вписана фамилия владельца трудовой книжки . Как грамотно исправить?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-04-11 08:34:28
  Трудовая книжка не новая. вместо фамилии начальника отдела кадров вписана фамилия работника.
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-05-07 17:31:39
  Добрый день! Только недавно обратила вниманеи что несколько записей о приёме на работу, увольнении и переводе с одной должности на др., сделаны на страницах сведения о награждениях. Как теперь быть? те фирмы уже не существуют.
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-05-11 11:35:27
  Здравствуйте! Спасибо за полезную статью. Подскажите, пожалуйста. Сотрудника хотели принимать на работу, это для него было первое официальное трудоустройство, кадровик завел трудовую книжку и сделал записи о ее заполнении и о приеме на работу. Но затем, по договоренности обеих сторон, сотрудника приняли на два месяца позже. Как быть с записью о приеме, я поняла из статьи. А дата заполнения книжки? Нужно ли ее исправлять, и как это сделать? Или же можно так оставить?.. (тогда дата выдачи книжки будет на 2 месяца раньше даты приема)
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-05-15 11:34:24
  Просто расхождение обнаружили поздно, уже больше года прошло. Как отразить новую книжку в журнале трудовых книжек? Или сделать дубликат?..
  Меня, собственно, интересовало, может ли дата заполнения книжки быть раньше чем дата приема сотрудника.
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-05-15 14:10:42
  А почему? Ведь приказ может быть выпущен раньше даты приема, и трудовой договор тоже может быть заключен раньше. Почему бы и не заполнить трудовую книжку раньше? Хотелось бы увидеть пруф.
  Я нашла только норму, что книжка не может быть заполнена позже 5 дней с даты приема, но насчет раньше указаний не нашла.
  А также, был вопрос: Как отразить новую книжку в журнале трудовых книжек? Сделать дубликат?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-06-10 10:38:28
  Статья полезная
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-06-10 10:42:05
  Добрый день! Я вышла на пенсию и уехала из города где работала .после отъезда мне позвонили из негосударственного пенсионного фонда и сообщили что у меня в трудовой книжке обнаружена ошибка и мои документы не приняты.как и кто должен исправить ошибку(перепутана дата месяц и число рождения местами)
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-06-10 10:43:02
  Если я в другом городе как технические это сделать?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-07-24 15:44:37
  Здравствуйте! Подскажите, как исправить ошибочную дату в сведениях о награждении?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-08-02 14:58:09
  Здравствуйте, подскажите является ли ошибкой, если несколько записей о трудовой деятельности внесены на листах Сведения о награждениях? Нужно ли все записи исправлять и переносить их во вкладыш?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-08-05 19:20:22
  Здравствуйте, В трудовой несколько записей сделаны в разделе Сведения о награждениях, кадровик предлагает просто в названии раздела зачеркнуть слово награждениях и написать работе и продолжать записи там же, права ли она, можно ли так делать?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-08-13 10:26:16
  ответьте мне пожалуйста пожалуйста , если я написала номер и дату на уровне с наименованием организации что делать?является ли это ошибкой? можно просто на уровне где принять написать дату без номера? правильно ли это будет??????? заранее спасибо за ответ.
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-08-13 11:20:30
  Можно просто на уровне где принять написать дату без номера?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-09-17 10:00:07
  Добрый день. Подскажите, пожалуйста, как правильно исправить ошибку: Дата принятия на работу внесена неверно, но после нее уже стоит верная запись об увольнении. Если исправленная запись о приеме на работу будет стоять после записи об увольнении, это будет верно?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-10-11 20:48:24
  Здравствуйте! По ошибке в трудовую книжку внесли последнюю запись о том что сотрудник работает в фирме по сегодняшний день (вместо отметки на копии) . Вопрос , что делать? Является ли это нарушением и если да то как исправить?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2019-12-11 08:42:26
  Добрый день!В трудовой книжке я написала:порядковый номер,дату и приказ с номером на уровне с наименованием организации что делать?является ли это ошибкой? Заранее спасибо за ответ!
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-01-15 11:35:29
  Здравствуйте! Написала в трудовой книжке , где пишут распоряжение(приказ)не верную дату распоряжения ,поля больше нигде не заполняла ,ни запись об увольнении ни порядковый номер записи, как поступить ?? писать ошибочная запись рядом с самой записью (неправильной датой) или как?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-02-13 12:14:11
  Здравствуйте! Подскажите, какой порядковый номер указывать при внесении записи в трудовую книжку по текущему месту работы, если две предыдущие записи внесены с ошибками предыдущем работодателем. После 36 записи была внесена запись 88 и 89. Мне нужно проставить 90 или 39?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-02-14 10:51:31
  Делаете запись за номером 39 и пишите, что считать ошибочно пронумерованные записи № 88 и № 89 записями № 37 и № 38. Но вообще я бы это отнес предыдущему работодателю и очень попросил бы его это исправить, заверив запись. А далее запись за № 40 от Вашей организации
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-04-15 00:49:13
  Здравствуйте, подскажите пожалуйста, в трудовой книжке, в графе образование, вписали раннее в скобках бакалавр, можно ли самостоятельно дописать магистр? или лучше обратиться к работодателю?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-04-15 15:11:13
  Обратитесь лучше к работодателю, он впишет необходимые сведения со ссылками на документы
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-06-06 09:05:31
  Была запись - блок хим.установок регенерации соляной кислоты, в тихую изменили на - блок химводоочистки травильного агрегата, а также подделали подпись в трудовом договоре, что делать?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-06-08 07:58:29
  Обратитесь к работодателю письменно, объясните ситуацию, такие правки могут квалифицироваться УК РФ, думаю что работодателю это вряд ли интересно и сделают дубликат или признают запись недействительной
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-07-02 10:04:01
  Здравствуйте! Подскажите пожалуйста. По невнимательности начала заполнять сведения о приеме работника в разделе о награждениях, т.к. страницы для записи сведений о работе закончились. Успела написать наименование организации. А затем обратила внимание, что в трудовую книжку вклеен вкладыш и в нем уже сделаны несколько записей. Я снова написала наименование своей организации, поставила следующий порядковый номер во вкладыше и сделала запись о приеме на работу. Подскажите, как поступить с ошибочной записью наименования организации, сделанной в сведениях о награждении? У этой записи нет номера для того, чтобы сделать отменяющую запись. Спасибо.
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-07-02 10:07:45
  Добрый день, признайте запись недействительной, напишите что наименование организации вписано ошибочно
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2020-11-03 12:44:26
  Добрый день! Подскажите пожалуйста, как правильно внести исправление. После записи об увольнении с другого места работы у сотрудника в трудовой книжке внесла наименование организации, следующий порядковый номер, дату и информации о том, что принят на работу на должность... После того, как повернула страницу, оказалось, что там ещё были записи о трудоустройстве. Как признать, что запись недействительна, если после моей идёт запись под таким же порядковым номером?
• Никита Костров
  2018-08-28 07:53:06
  Добрый! Надо признать запись недействительной, подробнее здесь https://clubtk.ru/nedeystvitelnaya-zapis-v-trudovoy-knizhke
• Никита Костров
  2018-08-29 14:08:36
  Считаю что нужна
• Никита Костров
  2018-08-29 14:18:18
  Обратитесь в ГИТ, они поправят секретаря, обратиться можно онлайн, подробнее здесь https://clubtk.ru/kak-podat-zhalobu-v-trudovuyu-inspektsiyu-poshagovaya-instruktsiya
• Никита Костров
  2018-08-29 14:19:26
  Пожалуйста!
• Никита Костров
  2018-09-03 06:10:32
  Добрый! На полях в разделе сведения о работе ничего писать нельзя, надо признавать запись недействительной.
• Никита Костров
  2019-03-11 13:28:12
  Временные переводы не вносятся, при постоянном пишите, переведен в подразделение на должность или по профессии... поскольку перевод это изменение трудовой функции то дату записи ставьте дату фактического перевода, а реквизиты приказа будут декабрем
• Никита Костров
  2019-04-01 07:33:13
  Зачеркивайте и пишите правильно, на титульном листе зачеркивают, только на что Вы ссылаться будете? Запрашивайте копию приказа о приеме на работу, скорее всего из архива.
• Никита Костров
  2019-04-01 09:00:04
  Пожалуйста))) Работодатель, администрация должна оказывать содействие работнику в исправлении ошибок (кадры они для работников, а не работники для кадров)))
• Никита Костров
  2019-04-05 07:28:31
  Нет, это не допускается, такая запись должна быть признана недействительной, подробнее здесь https://clubtk.ru/nedeystvitelnaya-zapis-v-trudovoy-knizhke
• Никита Костров
  2019-04-11 07:28:31
  Если оформляли новую трудовую, замените бланк, возьмите новый. А по поводу чья фамилия куда была вписана я не понял
• Никита Костров
  2019-04-11 14:11:07
  Аккуратно зачеркните, внесите нужные сведения, на обложке напишите, что изменения внесены в связи с допущенной ошибкой, число, подпись, дата, должность, ФИО, печать (если есть)
• Никита Костров
  2019-05-13 08:09:07
  Да, так быть не должно, делайте запросы в архив, но по сути я бы оставил как есть, записи по сути верные, внесены не в тот раздел просто, достаньте копии документов или запросите сведения что организации уже не существуют, а работнику заведите вкладыш и уже туда вносите сведения правильно, я бы сделал так
• Никита Костров
  2019-05-13 08:09:44
  Заведите новую трудовую да и все
• Никита Костров
  2019-05-15 13:17:53
  Нет, дата заполнения ника не может быть раньше даты приема
• Никита Костров
  2019-05-15 14:34:09
  Какие пруфы? Вы сами понимаете о чем спрашиваете? Как можно заполнить трудовую до подписания трудового договора?
  По поводу трудовой, а в чем проблема прописать номер новой трудовой в книге?
• Никита Костров
  2019-06-10 10:47:45
  Запросите документы у работодателя который допустил ошибку и предоставьте их в свой фонд
• Никита Костров
  2019-07-24 20:19:17
  Добрый день, признайте запись недействительной https://clubtk.ru/nedeystvitelnaya-zapis-v-trudovoy-knizhke
• Никита Костров
  2019-08-02 14:59:39
  Добрый день, да, это ошибка, признавайте записи недействительными и вносите их куда надо
• Никита Костров
  2019-08-09 10:40:03
  Добрый день, нет, так делать нельзя, записи надо признать недействительными и вшить вкладыш
• Никита Костров
  2019-08-13 10:30:58
  Писать так конечно не принято, но по большому счету это не на что не влияет, можно признать запись недействительной, но я бы оставил как есть, некрасиво конечно... смотрите сами
• Никита Костров
  2019-08-13 11:21:56
  Вы же уже написали дату, зачем дублировать? Если уж очень глаз режет, признайте запись недействительной и впишите новую
• Никита Костров
  2019-09-17 13:47:06
  Да, это допустимо
• Никита Костров
  2019-10-14 07:28:38
  Добрый день, если речь про копию, то уточните для кого копия, некоторые банки такие записи требуют, а так, смотрите ГОСТ https://clubtk.ru/dokumentooborot-trebovaniya-k-oformleniyu-dokumentatsii
• Никита Костров
  2019-10-14 07:38:11
  Признайте запись недействительной, новую трудовую заводить не надо
• Никита Костров
  2019-12-11 09:45:01
  Добрый день, ничего не делайте, косячная запись конечно, но ошибкой не считается
• Никита Костров
  2020-01-15 13:15:17
  Внесите ниже правильную запись, если ничего больше написать не успели, если запись не нумеровали то Вам нечего признавать недействительным пока что...
• Никита Костров
  2020-11-11 12:43:59
  Добрый день!Признайте запись за таким то номером на такой то странице недействительной
• Max IShu
  2019-10-14 07:36:10
  Запись о том что сотрудник работает в фирме по сей день внесли в саму трудовую книжку, по ошибке. Что делать? Считается ли трудовая книжка испорченный? Нужно ли заводить новую книгу?
• Max IShu
  2019-10-14 07:38:29
  Копия трудовой и сама запись делалась для предоставления в банк. Но из-за не внимательности сама запись была сделана в трудовой, заверена в трудовой печатью, затем отсканированный и заверена в копии.
• Влад Папьемаше
  2019-04-05 07:01:46
  Добрый день!
  Подскажите, пожалуйста, является ли такая запись ошибкой и как ее исправить? В трудовой книжке: в записи об увольнении кадровик сначала написала ....статья 77 пункт 1 затем жирно ручкой поверх цифры 1 написала цифру 3. Ниже на полях написала пункт 3 верно
• Лариса Пронина
  2019-04-01 04:53:10
  Добрый день, в трудовой книжке сотрудника пропущена цифра в дате заполнения книжки. Вместо 1976 года, указан 196. Как исправить?
• Лариса Пронина
  2019-04-01 08:05:05
  Спасибо, а это работодатель должен запрашивать или работник?
• Ольга
  2018-08-28 07:50:09
  Добрый день подскажите как исправить ошибки в трудовой книжке : запись о приеме на одной строке с наименованием, причем наименование только сокращенное , далее ошибка в наименовании должности и нет структурного подразделения
  № число ( МУЗ..... принята медсестрой приказ
  это было еще в 2002 году потом были переводы и переименования