Как дать пояснение в налоговую по самозанятым

Кому и в каких случаях ИФНС присылает требование

Налоговики часто присылают требования налогоплательщикам, и на такой запрос обязательно надо ответить. Пояснения запрашивают при (п. 3, 6, 8.8 ст. 88, п. 3.1 ст. 105.27, п. 2, 3 ст. 105.29 НК РФ):

• ошибках и несоответствиях, которые ИФНС выявила во время камеральной проверки;
• заявлении в уточненной декларации меньшей суммы к уплате, чем в первоначальной;
• отражении убытка в отчетности;
• заявлении о льготе;
• запросе инвестиционного налогового вычета в декларации по налогу на прибыль;
• проведении налогового мониторинга.

Но есть и другие случаи, когда инспекция приглашает налогоплательщика для дачи пояснений (пп. 4 п. 1 ст. 31 НК РФ). К примеру, если налоговая прислала требование по самозанятым работникам. Плательщики НПД работают с заказчиком по договору гражданско-правового характера. Но надо учитывать ряд правил:

1. В договоре ГПХ обязательно отражают статус исполнителя (плательщик НПД). Заказчик не является для исполнителя налоговым агентом: самозанятый платит за себя налог на профессиональный доход.
2. Условия работы плательщика НПД не имеют признаков трудовых отношений. Нельзя включать в договор требования о соблюдении внутренних правил трудового распорядка, режима работы и выплате зарплаты два раза в месяц.
3. Нельзя привлекать к труду самозанятого бывшего сотрудника, который уволился из компании-налогоплательщика меньше двух лет назад.

Если заказчик нарушит эти правила, то налоговики пришлют требование о предоставлении пояснений по самозанятым исполнителям. Кроме того, договор ГПХ переквалифицируют в трудовой и доначислят НДФЛ. Заплатить недоимку и штраф придется не исполнителю, а работодателю.

Что требует пояснить ИФНС

Работа с самозанятыми выгодна для заказчика, поскольку он не платит НДФЛ и страховые взносы с доходов исполнителя. Плательщики НПД тоже экономят на налогах и перечисляют с доходов от 4 до 6 % вместо 13 %. Если налоговики обнаружат злоупотребления по привлечению плательщиков НПД вместо сотрудников по трудовому договору и признаки незаконной налоговой оптимизации, то последует вызов в налоговую по самозанятым с обязательным предоставлением пояснений.

Вот как ИФНС выявляет предполагаемых нарушителей:

1. Организация или ИП платили физлицам, которых нет в отчетности. Предварительно налоговики запрашивают у банков сведения по движениям денег на расчетных счетах.
2. У компании или предпринимателя мало штатных сотрудников, а для работы им требуется много персонала.
3. Инспектор проверял отчетность и увидел там выплаты самозанятым. Он проверяет правомерность привлечения к работе сотрудников НПД. К примеру, плательщик сдал декларацию по УСН и предоставил книгу учета доходов и расходов для проверки. В книге проведены расходы на услуги плательщика НПД.

Сведения о заказчиках самозанятых есть и в приложении «Мой налог». В ПО отражаются реквизиты заказчика и суммы выплат от него.

В таком случае надо подготовить ответ ИФНС по самозанятому и собрать подтверждающие документы — договор ГПХ и чеки из приложения «Мой налог». Перед тем как отправиться в инспекцию для дачи пояснений, внимательно изучите соглашение с плательщиком НПД. Избегайте в нем признаки трудовых отношений, иначе договор переквалифицируют в трудовой.

Признаки, по которым ФНС проверяют подмену трудовых отношений гражданско-правовыми (письмо № АБ-4-20/13183@ от 16.09.2021):

1. Исполнителю платят дважды в месяц, и дата оплаты совпадает с датой выплаты зарплаты в учреждении.
2. Исполнитель работает в офисе заказчика, его рабочий день привязан к графику компании. В процессе оказания услуг он использует технику, материалы и оборудование заказчика.
3. Работа ведется под полным контролем заказчика. Объекты, где трудится заказчик, меняются по потребностям и производственной необходимости работодателя. Заказчик устанавливает строгие правила работы.

И еще важный нюанс — величина оплаты. Доход по самозанятости не превышает 2,4 миллиона рублей в год. В договор ГПХ надо включить такой пункт: если плательщик НПД превысит лимит по доходу, то он обязан сообщить об этом заказчику, поскольку потеряет статус самозанятости.

Как ответить на претензии налоговиков

Прежде чем отправиться в ИФНС для беседы с инспектором, надо подготовить письменное пояснение. Вот инструкция, как ответить на требование по самозанятым налогоплательщику:

1. Подготовьте объяснения в письменном виде. Форма ответа — произвольная. Включите в пояснение ответы на все вопросы налоговиков.
2. Соберите документы, которые подтвердят вашу позицию. Понадобятся договор ГПХ с указанием статуса исполнителя, акты выполненных работ, чеки. Акт надо составлять не за конкретный месяц, а за приемку результата работы, услуги. Налоговики вправе запросить и другие документы — переписку заказчика и исполнителя, письменные претензии, если стороны вели претензионную работу. А если заказчик покупал у плательщика НДС товар, то для подтверждения поставки предоставьте документы доставки, постановки продукции на учет.
3. Если инспектор требует только письменных пояснений, то отправьте их на бумаге или в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (п. 3 ст. 88 НК РФ). Отправить ответ надо в течение 5 рабочих дней после получения запроса от налоговиков (п. 2, 6 ст. 6.1, п. 3, 6 ст. 88 НК РФ).

Если предельная дата отправки пояснений выпадает на выходной или праздник, то отправьте пояснения на следующий рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). А если пропустите сроки для объяснений, то придется заплатить штраф (п. 1, 2 ст. 129.1 НК РФ).

Примеры ответов

Шаблон пояснительного письма для ИФНС:

Пример пояснения по привлечению самозанятых для налоговой инспекции.