Как и где хранится трудовая книжка работника

У кого хранится ТК

К началу 2021 года все работники должны были определиться с выбором формы основного документа о профессиональной деятельности: бумажной или электронной. Выбор способа ведения определяет, где должна храниться трудовая книжка работника по закону в 2021 г.: у работника или работодателя. Сотрудники, чей выбор пал на электронный вариант, получили ее на руки и ответственность за сохранность целиком взяли на себя. Если выбор сделан в пользу бумажной, трудовая книжка остается у работодателя на протяжении всего периода трудоустройства. Обеспечение сохранности бумажных ТК, которые продолжают вестись работодателем, осталось в обязанности организации. Законодательно вопрос, как хранятся трудовые книжки работников в 2021 году, регулируется ст. 66 ТК РФ и:

• постановлением «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 — до 01.09.2021;
• приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н — с 01.09.2021 по 01.09.2027.

У работодателя

Положением от 16.04.2003 № 225, а после 01.09.2021 приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н на работодателя возложена обязанность хранения основного документа, подтверждающего стаж, бланков и вкладышей. Оба документа законодательно закрепляют, у кого хранится трудовая книжка, — такая возможность предоставлена только организации и индивидуальному предпринимателю. Самозанятые и физические лица не имеют права вносить записи и хранить ТК.

От работодателей требуют обеспечивать сохранность трудовых книжек и вкладышей к ним как документов строгой отчетности (БСО). Хотя постановление правительства РФ от 06.05.2008 № 359, регулировавшее этот вопрос, утратило силу, оно в пункте 16 определяло, как правильно хранить трудовые книжки, приравненные к бланкам строгой отчетности, — в сейфах, металлических шкафах или специально оборудованных помещениях, исключающих их порчу и хищение.

У работника

Работники, которые выбрали электронный вариант, обязаны сами соблюдать все меры безопасного хранения бумажного экземпляра и обеспечить сохранность. Не стоит рассчитывать, что электронная ТК полностью заменит бумажную. При устройстве на новое место работы новому работодателю потребуется предъявить оригинал для подтверждения страхового стажа, наработанного до перехода на электронный вариант, либо формы СТД-Р или СТД-ПФР, аналогичную ТК (первую выдают работодатели, вторую — ПФР). Документ, подтверждающий трудовой стаж, понадобится и при оформлении пенсии, социальных пособий, банковских займов, шенгенской визы.

Как и сколько следует хранить ТК работодателю

На протяжении всего периода трудоустройства сотрудника его трудовая книжка хранится у работодателя, который обеспечивает безопасность документа. При получении документов от соискателя первым делом необходимо взять у него согласие на сохранение трудовой у работодателя. Обработка и хранение данных о профессиональной деятельности и стаже без письменного согласия работника грозит штрафом работодателю по п. 2 ст. 13.11 КоАП РФ в размере от 30 000 до 150 000 рублей — для юридических лиц, от 20 000 до 40 000 рублей — для должностных лиц, от 6000 до 10 000 рублей — для граждан. Отдельная форма согласия на хранение ТК обычно не предусматривается, но перечень охраняемых данных содержится в заявлении (согласии) на обработку и хранение персональных данных (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ в ред.от 30.12.2020 «О персональных данных»). К ним относятся:

• Ф.И.О.;
• сведения о стаже;
• перечень предыдущих мест работы.

Второй шаг — сделать запись в книге учета движения ТК и вкладышей к ним. Учтите, что с 01.09.2021 вступает в силу правило, по которому работодатели самостоятельно разрабатывают такой журнал. Но рекомендуем включать в него следующие сведения:

• порядковый номер записи;
• дата приема на работу;
• фамилия, имя, отчество владельца;
• серия, номер бланка и вкладыша при наличии;
• должность, профессия, специальность работника;
• наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник;
• дата и номер приказа, на основании которого произведен прием работника;
• расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего документ;
• сумма в рублях, полученная за бланк.

В день увольнения сотрудника, при выдаче, заполняются оставшиеся разделы:

• дата выдачи;
• подпись в получении.

Обращаем внимание, что этот образец — приложение к положению 2003 года. Если на 01.09.2021 журнал учета по такому шаблону еще не завершен, менять его не надо. Пользуйтесь тем, который имеется, а по его истечении заведите новый, с учетом правила, позволяющего разрабатывать документ самостоятельно.

Хранение невостребованных экземпляров

Бывают случаи, когда сотрудник не забирает документы в день увольнения. В таком случае при наличии бумажного документа работнику направляют уведомление с предложением направить его по почте. Если у сотрудника электронный вариант ТК, ему следует предоставить форму СТД-Р на бумаге или в виде е-документа.

Если работодатель задерживает бумаги, ответственность за задержку выдачи лежит полностью на работодателе. Суд может обязать работодателя выплатить неполученный заработок за все дни, пока ТК находилась в организации после увольнения ее владельца. Почтовое уведомление о необходимости получить документ у работодателя или дать письменное согласие на отправку почтой снимает ответственность с работодателя.

ТК умершего сотрудника следует выдать под расписку его родственнику или отправить почтовое уведомление о необходимости ее получить, аналогично примеру выше (п. 37 положения).

Невостребованная книжка хранится в сейфе до востребования или передачи в архив организации. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, п. 22.1 и п. 22.2, четко определяет, сколько хранится трудовая книжка после увольнения, если работник ее не забрал: документы по личному составу, поступившие в архив до 2003 года, подлежат хранению 50 лет, после 2003 года — в течение 75 лет.

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж работника. Обязанность надлежащего ведения и обеспечения безопасности документов сотрудников возложена на работодателей рядом законодательных актов. Условия хранения книжек и вкладышей к ним — один из пунктов проверки контролирующих органов. При контроле Трудовой инспекцией и обнаружении повторяющихся нарушений хранения трудовых книжек и правил безопасности предусмотрена административная ответственность по ст. 13.25 КоАП РФ, п. 2, в виде штрафа:

• на должностное лицо — от 2500 до 5000 руб.;
• на организацию — от 200 000 до 300 000 руб.

Несмотря на переход на электронный документооборот, ведение бумажных документов продолжается, и трудовая книжка по-прежнему остается основным документом о профессиональной деятельности и стаже сотрудника. В этой связи рекомендуем регулярно проводить опись трудовых книжек, хранящихся в сейфе, чтобы ничего не потерять и не провоцировать споры с сотрудниками, и нынешними, и бывшими.