Рейтинг@Mail.ru
Как хранить трудовые книжки работников в организации в 2022 году
рубрики

Как и где хранится трудовая книжка работника

КонсультантПлюс

Где хранится трудовая в частной фирме — в безопасном месте, откуда их нельзя украсть и где они не испортятся. Самое надежное — закрыть в сейфе, и этот способ используют все организации.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

У кого хранится ТК

К началу 2021 года все работники должны были определиться с выбором формы основного документа о профессиональной деятельности: бумажной или электронной. Выбор способа ведения определяет, где должна храниться трудовая книжка работника по закону в 2021 г.: у работника или работодателя. Сотрудники, чей выбор пал на электронный вариант, получили ее на руки и ответственность за сохранность целиком взяли на себя. Если выбор сделан в пользу бумажной, трудовая книжка остается у работодателя на протяжении всего периода трудоустройства. Обеспечение сохранности бумажных ТК, которые продолжают вестись работодателем, осталось в обязанности организации. Законодательно вопрос, как хранятся трудовые книжки работников в 2021 году, регулируется ст. 66 ТК РФ и:

У работодателя

Положением от 16.04.2003 № 225, а после 01.09.2021 приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н на работодателя возложена обязанность хранения основного документа, подтверждающего стаж, бланков и вкладышей. Оба документа законодательно закрепляют, у кого хранится трудовая книжка, — такая возможность предоставлена только организации и индивидуальному предпринимателю. Самозанятые и физические лица не имеют права вносить записи и хранить ТК.

От работодателей требуют обеспечивать сохранность трудовых книжек и вкладышей к ним как документов строгой отчетности (БСО). Хотя постановление правительства РФ от 06.05.2008 № 359, регулировавшее этот вопрос, утратило силу, оно в пункте 16 определяло, как правильно хранить трудовые книжки, приравненные к бланкам строгой отчетности, — в сейфах, металлических шкафах или специально оборудованных помещениях, исключающих их порчу и хищение.

ВАЖНО!

Особенных требований к сейфу, где находится трудовая книжка на предприятии, в 2021 году закон не предъявляет, но его наличие с большей вероятностью обеспечивает сохранность. Доступ к сейфу предоставляется ограниченному количеству лиц. Среди них сотрудник, назначенный ответственным за учет, ведение и хранение приказом по организации.

У работника

Работники, которые выбрали электронный вариант, обязаны сами соблюдать все меры безопасного хранения бумажного экземпляра и обеспечить сохранность. Не стоит рассчитывать, что электронная ТК полностью заменит бумажную. При устройстве на новое место работы новому работодателю потребуется предъявить оригинал для подтверждения страхового стажа, наработанного до перехода на электронный вариант, либо формы СТД-Р или СТД-ПФР, аналогичную ТК (первую выдают работодатели, вторую — ПФР). Документ, подтверждающий трудовой стаж, понадобится и при оформлении пенсии, социальных пособий, банковских займов, шенгенской визы.

ВАЖНО!
Многие интересуются, как и где хранятся электронные трудовые книжки, ставшие для впервые трудоустраивающихся граждан обязательными. Чиновники обещают, что все сведения надежно защитят, а проверить их работники смогут через личные кабинеты на сайте ПФР.

Как и сколько следует хранить ТК работодателю

На протяжении всего периода трудоустройства сотрудника его трудовая книжка хранится у работодателя, который обеспечивает безопасность документа. При получении документов от соискателя первым делом необходимо взять у него согласие на сохранение трудовой у работодателя. Обработка и хранение данных о профессиональной деятельности и стаже без письменного согласия работника грозит штрафом работодателю по п. 2 ст. 13.11 КоАП РФ в размере от 30 000 до 150 000 рублей — для юридических лиц, от 20 000 до 40 000 рублей — для должностных лиц, от 6000 до 10 000 рублей — для граждан. Отдельная форма согласия на хранение ТК обычно не предусматривается, но перечень охраняемых данных содержится в заявлении (согласии) на обработку и хранение персональных данных (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ в ред.от 30.12.2020 «О персональных данных»). К ним относятся:

  • Ф.И.О.;
  • сведения о стаже;
  • перечень предыдущих мест работы.

Второй шаг — сделать запись в книге учета движения ТК и вкладышей к ним. Учтите, что с 01.09.2021 вступает в силу правило, по которому работодатели самостоятельно разрабатывают такой журнал. Но рекомендуем включать в него следующие сведения:

  • порядковый номер записи;
  • дата приема на работу;
  • фамилия, имя, отчество владельца;
  • серия, номер бланка и вкладыша при наличии;
  • должность, профессия, специальность работника;
  • наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник;
  • дата и номер приказа, на основании которого произведен прием работника;
  • расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего документ;
  • сумма в рублях, полученная за бланк.

В день увольнения сотрудника, при выдаче, заполняются оставшиеся разделы:

  • дата выдачи;
  • подпись в получении.
ВАЖНО!
Ведение книги обязательно и прописано в п. 41 положения от 16.04.2003 № 225, а с 1 сентября — в п. 40 приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

Обращаем внимание, что этот образец — приложение к положению 2003 года. Если на 01.09.2021 журнал учета по такому шаблону еще не завершен, менять его не надо. Пользуйтесь тем, который имеется, а по его истечении заведите новый, с учетом правила, позволяющего разрабатывать документ самостоятельно.

Хранение невостребованных экземпляров

Бывают случаи, когда сотрудник не забирает документы в день увольнения. В таком случае при наличии бумажного документа работнику направляют уведомление с предложением направить его по почте. Если у сотрудника электронный вариант ТК, ему следует предоставить форму СТД-Р на бумаге или в виде е-документа.

Если работодатель задерживает бумаги, ответственность за задержку выдачи лежит полностью на работодателе. Суд может обязать работодателя выплатить неполученный заработок за все дни, пока ТК находилась в организации после увольнения ее владельца. Почтовое уведомление о необходимости получить документ у работодателя или дать письменное согласие на отправку почтой снимает ответственность с работодателя.

ТК умершего сотрудника следует выдать под расписку его родственнику или отправить почтовое уведомление о необходимости ее получить, аналогично примеру выше (п. 37 положения).

Невостребованная книжка хранится в сейфе до востребования или передачи в архив организации. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, п. 22.1 и п. 22.2, четко определяет, сколько хранится трудовая книжка после увольнения, если работник ее не забрал: документы по личному составу, поступившие в архив до 2003 года, подлежат хранению 50 лет, после 2003 года — в течение 75 лет.

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж работника. Обязанность надлежащего ведения и обеспечения безопасности документов сотрудников возложена на работодателей рядом законодательных актов. Условия хранения книжек и вкладышей к ним — один из пунктов проверки контролирующих органов. При контроле Трудовой инспекцией и обнаружении повторяющихся нарушений хранения трудовых книжек и правил безопасности предусмотрена административная ответственность по ст. 13.25 КоАП РФ, п. 2, в виде штрафа:

  • на должностное лицо — от 2500 до 5000 руб.;
  • на организацию — от 200 000 до 300 000 руб.

Несмотря на переход на электронный документооборот, ведение бумажных документов продолжается, и трудовая книжка по-прежнему остается основным документом о профессиональной деятельности и стаже сотрудника. В этой связи рекомендуем регулярно проводить опись трудовых книжек, хранящихся в сейфе, чтобы ничего не потерять и не провоцировать споры с сотрудниками, и нынешними, и бывшими.

Вносится ли декретный отпуск в трудовую книжку

Находясь в отпуске по уходу за ребенком, женщина фактически прерывает работу на 3 года. Разбираемся, вносится ли запись в трудовую на время декретного отпуска и как учитывается стаж новоиспеченных родителей.   

19 Мая 2022 в 11:24

Ответственность работодателя за потерю трудовой книжки работника

Что делать, если работодатель потерял трудовую книжку работника: 

  • направить запросы в организации, где работал сотрудник, для получения сведений о периодах его деятельности;
  • собрать комиссию по установлению стажа с участием заинтересованных организаций;
  • при необходимости заслушать свидителей;
  • составить акт;
  • оформить дубликат.

Трудовые книжки

21 Марта 2022 в 14:05

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку:

  1. На титульном листе указать персональные данные работника, его должность и образование, дату заведения.
  2. Записи на титуле заверить подписью владельца документа и работника, ответственного за заполнение.
  3.  Начиная с первой страницы вписывать порядковые номера записей, даты, кадровые события и реквизиты приказов, которыми они утверждены.

Трудовые книжки

24 Февраля 2022 в 13:36

Запись в трудовую книжку индивидуального предпринимателя

Как правильно записать в трудовую запись по индивидуальному предпринимателю:   

  1. Вписать наименование ИП полностью.
  2. Вписать необходимые сведения о приеме, переводах, увольнении работника.
  3. Заверить подписью ИП.

В целом процедура такая же, как и при заполнении ТК любого другого работника.

Трудовые книжки

04 Января 2022 в 10:35

Как написать заявление на вкладыш в трудовую книжку

Заявление на вкладыш в трудовую книжку — это документ, который является основанием для выдачи дополнительного бланка и внесения в него сведений о рабочей деятельности сотрудника. Обычно он требуется, если основной формуляр заполнен.

Образцы документов Трудовые книжки

29 Ноября 2021 в 15:12

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА