рубрики

Как и где хранится трудовая книжка работника

КонсультантПлюс

Где хранить трудовые книжки работников организации — в месте, безопасном от утраты и порчи. Самое надежное место — сейф, как правило, его используют все организации.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

У кого хранится ТК

К началу 2021 года все работники должны были определиться с выбором формы основного документа о профессиональной деятельности: бумажной или электронной. Выбор способа ведения определяет, может ли трудовая книжка храниться у работника дома. Сотрудники, чей выбор пал на электронный вариант, получили ее на руки и ответственность за сохранность целиком взяли на себя. Если выбор сделан в пользу бумажной, трудовая книжка остается у работодателя на протяжении всего периода трудоустройства. Обеспечение сохранности бумажных ТК, которые продолжают вестись работодателем, осталось в обязанности организации. Законодательно вопрос, как хранить трудовые книжки в организации в 2021 году, регулируется ст. 66 ТК РФ и постановлением «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (положение).

У работодателя

Положением от 16.04.2003 № 225 на работодателя возложена обязанность хранения основного документа, подтверждающего стаж, бланков и вкладышей. В частности, пункт 3 законодательно закрепляет, где должны храниться трудовые книжки работников организации по закону в 2021 году, — такая возможность предоставлена только организации и индивидуальному предпринимателю. Самозанятые и физические лица не имеют права вносить записи и хранить ТК. Пункт 43 постановления обозначает трудовые книжки и вкладыши бланками строгой отчетности и обязывает работодателя сохранять их как БСО. Постановление правительства РФ от 06.05.2008 № 359 утратило силу, но оно в пункте 16 определяло, где должна находиться трудовая книжка работника в организации, как и других бланков строгой отчетности: в сейфах, металлических шкафах или специально оборудованных помещениях, исключающих их порчу и хищение. Сейф — самое надежное место.

ВАЖНО!
Особенных требований к сейфу для хранения трудовых книжек в 2021 году закон не предъявляет, но его наличие с большей вероятностью обеспечивает сохранность. Доступ к сейфу предоставляется ограниченному количеству лиц. Среди них сотрудник, назначенный ответственным за учет, ведение и хранение приказом по организации.

У работника

Работники, которые выбрали электронный вариант, обязаны сами соблюдать все меры безопасного хранения бумажного экземпляра и обеспечить сохранность. Не стоит рассчитывать, что электронная ТК полностью заменит бумажную. При устройстве на новое место работы новому работодателю потребуется предъявить оригинал для подтверждения страхового стажа, наработанного до перехода на электронный вариант. Также документ, подтверждающий трудовой стаж, понадобится для оформления пенсии, социальных пособий, банковских займов, шенгенской визы.

Как и сколько ее следует хранить работодателю

На протяжении всего периода трудоустройства сотрудника его трудовая книжка хранится у работодателя, который обеспечивает безопасность документа. При получении документов от соискателя первым делом необходимо взять у него согласие на хранение трудовой книжки у работодателя. Обработка и хранение данных о профессиональной деятельности и стаже без письменного согласия работника грозит штрафом работодателю по п. 2 ст. 13.11 КоАП РФ в размере от 15 000 до 75 000 рублей — для юридических лиц, от 10 000 до 20 000 рублей — для должностных лиц, от 3000 до 5000 рублей — для граждан. Отдельная форма согласия на хранение ТК обычно не предусматривается, но перечень охраняемых данных содержится в заявлении (согласии) на обработку и хранение персональных данных (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ в ред.от 30.12.2020 «О персональных данных»). К ним относятся:

  • Ф.И.О.;
  • сведения о стаже;
  • перечень предыдущих мест работы.

Второй шаг — сделать запись в книге учета движения ТК и вкладышей к ним:

  • порядковый номер записи;
  • дата приема на работу;
  • фамилия, имя, отчество владельца;
  • серия, номер бланка и вкладыша при наличии;
  • должность, профессия, специальность работника;
  • наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник;
  • дата и номер приказа, на основании которого произведен прием работника;
  • расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего документ;
  • сумма в рублях, полученная за бланк.

В день увольнения сотрудника, при выдаче, заполняются оставшиеся разделы:

  • дата выдачи;
  • подпись в получении.
ВАЖНО!
Ведение книги обязательно и прописано в п. 41 положения от 16.04.2003 № 225.

Хранение невостребованных экземпляров

Бывают случаи, когда сотрудник не забирает документы в день увольнения, а ответственность за задержку выдачи лежит полностью на работодателе. Суд может обязать работодателя выплатить неполученный заработок за все дни, пока ТК находилась в организации после увольнения ее владельца. Почтовое уведомление о необходимости получить документ у работодателя или дать письменное согласие на отправку почтой снимает ответственность с работодателя.

ТК умершего сотрудника следует выдать под расписку его родственнику или отправить почтовое уведомление о необходимости ее получить, аналогично примеру выше (п. 37 положения).

Невостребованная книжка хранится в сейфе до востребования или передачи в архив организации. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, п. 22.1 и п. 22.2, четко определяет, сколько хранить невостребованную трудовую книжку: документы по личному составу, поступившие в архив до 2003 года, подлежат хранению 50 лет, после 2003 года — в течение 75 лет.

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж работника. Обязанность надлежащего ведения и обеспечения безопасности документов сотрудников возложена на работодателей рядом законодательных актов. Условия хранения ТКН — один из пунктов проверки контролирующих органов. При контроле Трудовой инспекцией и обнаружении повторяющихся нарушений правил безопасности предусмотрена административная ответственность по ст. 13.25 КоАП РФ, п. 2, в виде штрафа:

  • на должностное лицо — от 2500 до 5000 руб.;
  • на организацию — от 200 000 до 300 000 руб.

В настоящее время внесен проект приказа Министерства труда и социальной защиты РФ «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (подготовлен Минтрудом России 11.01.2021), который внесет изменения в правила ведения и хранения основного документа о профессиональной деятельности. В частности, рассматривается возможность изменения формы бланков, книги по учету их движения и порядка их заполнения.

Несмотря на переход на электронный документооборот, ведение бумажных документов продолжается, и трудовая книжка по-прежнему остается основным документом о профессиональной деятельности и стаже сотрудника.

Краткий курс по охране труда: как работать после изменений
Пять емких и полезных уроков по ОТ. Дадим инструкции с учетом последних изменений — сможете сразу применять их, чтобы наладить охрану труда в организации. В конце пришлем чек-листы для самопроверки.

Это бесплатно. Отказаться от писем можно в любой момент.
Записи в трудовой книжке совместителя

Запись в трудовую книжку о работе по совместительству — это отметка об осуществлении сотрудником рабочей деятельности вне основного рабочего времени в той же организации или в другой. Ее делает работодатель по основному месту рабочей деятельности по желанию работника. 

Трудовые книжки Совместительство

12 Апреля 2021 в 11:33

Как получить выписку из электронной трудовой книжки

Выписка из электронной трудовой книжки — это документ, который Пенсионный фонд России выдает по запросу служащего. Он подтверждает стаж и занятость работника. 

Трудовые книжки

25 Марта 2021 в 10:19

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку:

  1. На титульном листе указать персональные данные работника, его должность и образование, дату заведения.
  2. Записи на титуле заверить подписью владельца документа и работника, ответственного за заполнение.
  3.  Начиная с первой страницы, вписывать порядковые номера записей, даты, кадровые события и реквизиты приказов, которыми они утверждены.

Трудовые книжки

10 Марта 2021 в 11:11

Как вести электронные трудовые книжки: правила для работодателей

Электронные трудовые книжки — это цифровой реестр ПФР, содержащий данные о стаже, приемах, переводах, перемещениях и увольнениях работника начиная с 2020 года.

Актуально Трудовые книжки Документооборот Законодательство

17 Февраля 2021 в 13:58

Можно ли иметь две трудовые книжки

Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно на двух работах официально в России — закон этого напрямую не запрещает. Тем не менее есть нюансы.

Трудовые книжки Кадровики советуют

10 Февраля 2021 в 12:50

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА