569 0

Как изменить штатную расстановку в 1С ЗУП

Управление персоналом Разбираем на примерах Делопроизводство

Как-то наш новый бухгалтер поинтересовался, чем отличаются штатное расписание и штатная расстановка и почему расстановку отдельно заносят в 1С? На помощь пришел кадровик: он объяснил, что штатную расстановку делают по конкретным должностям. И хотя она необязательна, на практике существует во многих организациях. Расскажу, зачем создавать штатную расстановку и как с нею работать в 1С ЗУП.

В каких случаях меняют штатную расстановку

Чтобы упростить работу по учету персонала, кадровик вправе вести штатную расстановку. Ее также называют штатный список (замещение). Унифицированной формы нет: обычно в кадровом учете используют форму Т-3 (бланк расписания), добавляя туда столбец с ФИО работников, которые занимают определенную должность.

ВАЖНО!
Штатная расстановка и расписание — это разные документы. Расписание обязательно для каждого работодателя, а расстановка — нет. В расписании информация обезличена, а в список замещения должностей включают сведения о сотрудниках, которые трудятся на определенных рабочих местах. Расписание и изменения к нему утверждает руководитель, а список по штату кадровик ведет для себя: ни сам документ, ни изменения к нему не требуют утверждения.

То есть штатный список ведут больше для удобства. Его применение кадровику помогает отследить наличие вакансий и проверить заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или при разделении одной должности между несколькими работниками.

Штатный список составляют как на бумаге, так и в электронном виде — строгих требований нет. Если работаете в 1С:Зарплата и управление персоналом (1С ЗУП), то сможете сформировать список замещения при помощи функционала этой программы. Кадровая система 1С позволяет внести в список все необходимые сведения о работниках — к примеру, наличие инвалидности, дату выхода из длительного отпуска и пр. В таком случае кадровику гораздо проще вести учет кадров и отчитываться по различным запросам руководителя.

При необходимости кадровик вносит изменения в штатную расстановку. К примеру, при изменении кадровых сведений сотрудника, корректировке штатных единиц, добавлении новых начислений и пр.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как рассчитать укомплектованность кадрами в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Где в 1С есть начальная штатная расстановка

Ввод начального кадрового списка — это разовая операция. Если вы еще не работали или только начинаете работать в 1С ЗУП, то надо настроить программу. Среди прочего, необходимо провести начальную штатную расстановку. Список заводят вручную или переносят из другой учетной программы.

Как это сделать: зайдите на главную страницу 1С ЗУП. В открывшемся меню найдите «Данные на начало эксплуатации».

В 1С ЗУП откроется новый документ. Нажмите «Создать» и выберите нужное действие. Помимо начального штатного списка, вы сможете отразить в системе начальную задолженность по зарплате (если она есть) и периоды, за которые уже рассчитались с работниками до начала эксплуатации 1С.

Заполните список замещения должностей на дату переноса данных в 1С ЗУП. Если переносите информацию из другой учетной системы, то большая часть документа заполнится автоматически. Если же формируете штатную расстановку вручную, то надо указать:

  • ФИО сотрудника и дату его приема на работу;
  • должность и структурное подразделение, в котором он работает;
  • вид занятости и график работы;
  • расчет тарифной ставки, зарплату;
  • количество занимаемых ставок;
  • данные об отпуске, оставшихся отпускных днях.

После проведения начального документа все эти сведения отразятся в различных справочниках 1С ЗУП.

Работников, которых включили в начальный штатный список, заводить в программе как новых не надо. Но для всех новых сотрудников, принятых после создания начальной расстановки, придется делать документ «Прием на работу». А чтобы добавить их в список замещения, измените расстановку.

Подготовка к изменению штатной расстановки в 1С

Никаких особых действий предпринимать не надо. Этот документ в 1С ЗУП меняется максимально просто: зайдите в начальный штатный список и исправьте нужное значение. К примеру, добавьте нового сотрудника, измените количество ставок или оклад. Затем вносите правки в зависимости от того, какие сведения надо изменить.

Но есть и более сложная ситуация, когда регистры 1С ЗУП выдают ошибки по кадровой расстановке. К примеру, вы проверили движение документов по начальному списку и обнаружили, что даты приема по некоторым сотрудникам не совпадают.

В таком случае сначала надо обратиться в техподдержку 1С ЗУП. Они напишут специальную обработку, которая позволит скорректировать движения регистров. Когда у вас появится обработка, зайдите в «Корректировку движений» и нажмите «Найти ошибочные документы». После поиска выберите действие «Скорректировать». Применение обработки исправит ошибки.

Как изменить штатную расстановку в 1С: пошагово

Шаг 1

Анализируем, что надо исправить. К примеру, добавить нового сотрудника, изменить вид работы или дату трудоустройства, установить/скорректировать начисления по работникам.

Шаг 2

Заходим в начальный список замещения должностей. Выбираем нужного сотрудника и вносим исправления вручную.

Шаг 3

Проводим документ. Всё: изменения сохранились и применились.

Вот пример, как добавить в действующий список нового сотрудника.

Изменение штатной расстановки в 1С ЗУП: вопросы и ответы

569
Комментарии
  • 2024-09-24 14:25:12
    Многие ведут штатную расстановку не только в 1С ЗУП, но и на бумаге. Хранить бумажную штатную расстановку нужно 75 лет, если завершили документ до 1 января 2003 года. Если после 1 января 2023 года — 50 лет.
Задорожнева Александра
Автор: Бухгалтер Задорожнева Александра

Бухгалтер. Экономист. Специалист по бюджетному учету и закупкам.

226 Публикаций
1618 Дней на портале
742 Комментариев
Климашевская Алена
Автор месяца Климашевская Алена
Похожие статьи

В современном мире, где конкуренция на рынке труда становится все более жесткой, работодатели ищут способы привлечения и удержания талантливых сотрудников. Один из них — премирование. Рассказываю, какие нормы регламентируют выдачу премий и как правильно оформить премирование.

Читать дальше

Для кадрового перевода необходимо издать приказ и составить допсоглашение к трудовому договору. Документы готовят в день мероприятия или раньше. Иногда оформить перевод вовремя не успевают, и с оформлением документов возникают трудности. Мы рассказываем, можно ли перевести сотрудника задним числом и как оформить перевод.

Читать дальше

Трудовой кодекс запрещает требовать от работника выполнения работы, которая не предусмотрена трудовым договором с ним. Вариантами законного исполнения служебных обязанностей, не предусмотренных трудовым соглашением, являются оформление совмещения и расширение зон обслуживания (РЗО). Разберемся, в чем разница между ними.

Читать дальше
Вам может быть интересно

Вопросы кадровому совету

Обсудить в соцсетях

+36804
Виктория Петухова
Виктория Петухова
Виктория Петухова
17.02.2025 в 16:25
Добрый день! Коллеги, кто работает и в 1С ЗиК, подскажите пожалуйста алгоритм действий. К нам присоединяется другое учреждение. Вбиваю новых сотрудников в 1С, а что далее? Какую операцию провести чтобы они отразились в списке наших сотрудников? Это не прием, не перевод. А как? Чтобы потом еще корректно сформировался ЕФС с мероприятием переименование.
Олеся Резник
Олеся Резник
Олеся Резник
17.02.2025 в 21:45
Как присоединяется? Значит то юрлицо прекращает существование и все активы переходят в текущее юрлицо Прием у вас и работник у вас в списках.
Настя Гарина
Настя Гарина
Настя Гарина
17.02.2025 в 22:34
Подскажите, когда делаем штатную расстановку, туда нужно включать вакантные должности? Или только занятых указываем?
Анна Плотникова
Анна Плотникова
Анна Плотникова
17.02.2025 в 23:41
Все должности
Виктория Петухова
Виктория Петухова
Виктория Петухова
06:22
Доброе утро! Реорганизация путем присоединения. А реорганизация не является основанием для прекращения трудовых отношений, т.е. у сотрудников присоединяемого учреждения трудовые отношения продолжаются, а меняется только наименование работодателя. Какой прием?
Присоединиться к беседе