Как изменить штатную расстановку в 1С ЗУП
Как-то наш новый бухгалтер поинтересовался, чем отличаются штатное расписание и штатная расстановка и почему расстановку отдельно заносят в 1С? На помощь пришел кадровик: он объяснил, что штатную расстановку делают по конкретным должностям. И хотя она необязательна, на практике существует во многих организациях. Расскажу, зачем создавать штатную расстановку и как с нею работать в 1С ЗУП.
В каких случаях меняют штатную расстановку
Чтобы упростить работу по учету персонала, кадровик вправе вести штатную расстановку. Ее также называют штатный список (замещение). Унифицированной формы нет: обычно в кадровом учете используют форму Т-3 (бланк расписания), добавляя туда столбец с ФИО работников, которые занимают определенную должность.
То есть штатный список ведут больше для удобства. Его применение кадровику помогает отследить наличие вакансий и проверить заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или при разделении одной должности между несколькими работниками.
Штатный список составляют как на бумаге, так и в электронном виде — строгих требований нет. Если работаете в 1С:Зарплата и управление персоналом (1С ЗУП), то сможете сформировать список замещения при помощи функционала этой программы. Кадровая система 1С позволяет внести в список все необходимые сведения о работниках — к примеру, наличие инвалидности, дату выхода из длительного отпуска и пр. В таком случае кадровику гораздо проще вести учет кадров и отчитываться по различным запросам руководителя.
Подробнее:
При необходимости кадровик вносит изменения в штатную расстановку. К примеру, при изменении кадровых сведений сотрудника, корректировке штатных единиц, добавлении новых начислений и пр.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как рассчитать укомплектованность кадрами в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Где в 1С есть начальная штатная расстановка
Ввод начального кадрового списка — это разовая операция. Если вы еще не работали или только начинаете работать в 1С ЗУП, то надо настроить программу. Среди прочего, необходимо провести начальную штатную расстановку. Список заводят вручную или переносят из другой учетной программы.
Как это сделать: зайдите на главную страницу 1С ЗУП. В открывшемся меню найдите «Данные на начало эксплуатации».

В 1С ЗУП откроется новый документ. Нажмите «Создать» и выберите нужное действие. Помимо начального штатного списка, вы сможете отразить в системе начальную задолженность по зарплате (если она есть) и периоды, за которые уже рассчитались с работниками до начала эксплуатации 1С.

Заполните список замещения должностей на дату переноса данных в 1С ЗУП. Если переносите информацию из другой учетной системы, то большая часть документа заполнится автоматически. Если же формируете штатную расстановку вручную, то надо указать:
- ФИО сотрудника и дату его приема на работу;
- должность и структурное подразделение, в котором он работает;
- вид занятости и график работы;
- расчет тарифной ставки, зарплату;
- количество занимаемых ставок;
- данные об отпуске, оставшихся отпускных днях.
После проведения начального документа все эти сведения отразятся в различных справочниках 1С ЗУП.

Работников, которых включили в начальный штатный список, заводить в программе как новых не надо. Но для всех новых сотрудников, принятых после создания начальной расстановки, придется делать документ «Прием на работу». А чтобы добавить их в список замещения, измените расстановку.
Подготовка к изменению штатной расстановки в 1С
Никаких особых действий предпринимать не надо. Этот документ в 1С ЗУП меняется максимально просто: зайдите в начальный штатный список и исправьте нужное значение. К примеру, добавьте нового сотрудника, измените количество ставок или оклад. Затем вносите правки в зависимости от того, какие сведения надо изменить.
Но есть и более сложная ситуация, когда регистры 1С ЗУП выдают ошибки по кадровой расстановке. К примеру, вы проверили движение документов по начальному списку и обнаружили, что даты приема по некоторым сотрудникам не совпадают.

В таком случае сначала надо обратиться в техподдержку 1С ЗУП. Они напишут специальную обработку, которая позволит скорректировать движения регистров. Когда у вас появится обработка, зайдите в «Корректировку движений» и нажмите «Найти ошибочные документы». После поиска выберите действие «Скорректировать». Применение обработки исправит ошибки.

Как изменить штатную расстановку в 1С: пошагово
Шаг 1
Анализируем, что надо исправить. К примеру, добавить нового сотрудника, изменить вид работы или дату трудоустройства, установить/скорректировать начисления по работникам.
Шаг 2
Заходим в начальный список замещения должностей. Выбираем нужного сотрудника и вносим исправления вручную.
Шаг 3
Проводим документ. Всё: изменения сохранились и применились.
Вот пример, как добавить в действующий список нового сотрудника.

Может пригодиться:
Изменение штатной расстановки в 1С ЗУП: вопросы и ответы
-
Что такое штатная расстановка?
Это кадровый документ, составленный на основе штатного расписания. Кадровые сведения в нем приводятся не обезличено, а в разрезе конкретных должностей и работников. В отличие от штатки, это необязательный документ кадрового учета.
-
Как вести штатную расстановку?
Каждый кадровик решает сам, вести ему этот документ или нет и как это делать. Есть два варианта ведения. Первый — более сложный: на бумаге, в форме таблички на базе унифицированной штатки Т-3. Второй — более простой: создать начальную расстановку в 1С ЗУП (если пользуетесь этой программой), внести туда все базовые данные по сотрудникам и по необходимости добавлять изменения.
-
Как изменить расстановку в 1С ЗУП?
Сначала надо зайти в начальный список через главное меню. Затем — выбрать сотрудника и параметры, которые требуют корректировки. Потом изменить нужные сведения вручную, сохранить и провести документ.