Как написать заявление на вкладыш в трудовую книжку

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку

Форма трудовой книжки и порядок ведения и хранения утверждены Приказом Минтруда РФ № 320н от 19.05.2021. Основные правила относятся и к вкладышу (порядок их выдачи отмечен в разделе VI). Он представляет собой дополнительные листы к трудовой и является неотъемлемой частью и равноценным продолжением первоначального бланка, дублируя его форму и содержание. Как самостоятельный документ он недействителен (п. 32 порядка, утв. Приказом № 302н).

В бланке предусмотрены три раздела для внесения информации:

• о сотруднике (титульный лист);
• работе (о приеме и увольнениях);
• награждениях работника.

Иногда информации так много, что пустых полей для заполнения в одном из разделов не хватает. Это происходит по разным причинам:

• частые переводы с одного рабочего места на другое;
• быстрое продвижение по карьерной лестнице;
• частые награждения и поощрения.

В этом случае кадровики используют дополнительные формуляры и вшивают их в основной документ. С этих пор вносить записи в первоначальный бланк нельзя, даже если пустые поля еще остались.

Их количество для одного работника законом не ограничено. Основное правило: необходимо вшить их в тот раздел трудовой книжки, в котором поля закончились. А на первой странице основного документа поставить штамп с отметкой «Выдан вкладыш» и вписать серию и номер (п. 33 порядка, утв. Приказом № 320н).

Нужно ли работнику писать заявление о выдаче вкладыша в ТК

Законодательство обязывает работника подавать работодателю заявление на выдачу вкладыша в трудовую книжку, если это необходимо для подтверждения выдачи и использования бланка либо для подтверждения волеизъявления работника по оплате расходов на приобретение вкладыша в ТК. Затраты работник вправе покрыть любым способом:

• разрешить работодателю вычесть необходимую сумму из заработной платы;
• оплатить наличными;
• произвести безналичный перевод.

Бланки трудовой хранятся у работодателя как документы строгой отчетности. И на их выдачу требуется заявление от сотрудника, ответственного за их ведение (п. 41 порядка, утв. Приказом № 320н). Обнаружив, что требуются дополнительные листы, кадровик просит владельца книжки составить заявление и вместе со своей заявкой подает его директору на визу. Затем руководитель издает распоряжение об оформлении нового бланка.

Как выглядит заявление на вкладыш в трудовую книжку

Заявление на оформление дополнительных листов включает два пункта: просьбу выдать формуляр и отметку о способе возмещения расходов за него. Допустимо составить два отдельных заявления. Но этот вариант не имеет смысла. Логичнее написать один запрос с указанием обоих пунктов.

Структура документа традиционная:

• в шапке отмечают, кому — Ф.И.О. и должность главы компании, ее название;
• затем от кого — должность и Ф.И.О. сотрудника;
• посередине — название документа;
• в основной части — причина, из-за которой требуется дополнительный бланк, и непосредственно просьба его выдать;
• способ оплаты формуляра;
• дата и подпись заявителя (с расшифровкой).

Вот как выглядит образец заявления: